一、會(huì)議的意義
二、會(huì)議的目的
三、會(huì)議的種類
四、會(huì)議的頻率
五、會(huì)議成本的計(jì)算
會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。
會(huì)議的意義
1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道
圖1-1集思廣益圖
如上圖1-1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。
2．會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在
會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。
圖1-2組織或部門與會(huì)議
3．會(huì)議是一種群體溝通的方式
開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過(guò)ｅ-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無(wú)法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。
會(huì)議的目的
◆開展有效的溝通
會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。
◆傳達(dá)資訊
通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。
◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾
許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。
◆達(dá)成協(xié)議與解決問題
達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過(guò)這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。
圖1-3達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個(gè)步驟
◆資源共享
利用開會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。
◆開發(fā)創(chuàng)意
開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過(guò)舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。
◆激勵(lì)士氣
年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。
◆鞏固主管地位
經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。
會(huì)議的種類
會(huì)議可以按照人數(shù)、開會(huì)方式和開會(huì)目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。
表1-1會(huì)議的種類
按人數(shù)分類
按開會(huì)方式分類
按開會(huì)目的分類
●團(tuán)體會(huì)議
●一對(duì)一會(huì)議
●面對(duì)面會(huì)議
●電話會(huì)議
●視頻會(huì)議
●宣布人事安排、講解政策的會(huì)議
●當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議
●臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議
●固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議
●集思廣益的會(huì)議
會(huì)議的頻率
每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問題、達(dá)到目的。
1.固定的部門會(huì)議
2.全體會(huì)議
3.處理突發(fā)事件的會(huì)議
4.一對(duì)一會(huì)議
會(huì)議成本的計(jì)算
會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之。
1.會(huì)議的時(shí)間成本
2.直接的會(huì)議成本
3.效率損失成本
開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：
【自檢】
請(qǐng)將下列相關(guān)選項(xiàng)用橫線連接起來(lái)。
a、固定的部門會(huì)議①至少每?jī)稍乱淮?/P>
b、一對(duì)一會(huì)議②隨時(shí)
c、處理突發(fā)事件的會(huì)議③按需要
d、全體會(huì)議④至少每月一次
從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問題，然而低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。
因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次會(huì)議都“行之有效”。
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