某大公司人力資源總監(jiān)張先生說：老板對某些秘書在工作中的拖沓、松懈、低效作風(fēng)確實(shí)感到難以容忍。他們需要的是工作井井有條，在辦公室一呼即應(yīng)的秘書;是在工作緊張時(shí)能自愿加班而毫無怨言的秘書;是用腦多于用手、善于管理時(shí)間，而不是整天忙忙碌碌、窮于應(yīng)付而毫無成就的秘書。
(一)加強(qiáng)縱橫兩方面的密切聯(lián)系
1.縱向
2.橫向
(二)把握事務(wù)處理的先后次序
1.事務(wù)工作系統(tǒng)分析法
2.用"5w1h"法來檢查現(xiàn)行事務(wù)處理系統(tǒng)的的合理性。
這"5w1h"法的含義為：
(1)why(為什么)--這是探求現(xiàn)行辦法必要性的起點(diǎn)。就個(gè)別事務(wù)而言，要考察其處理方法是否合乎領(lǐng)導(dǎo)要求與企業(yè)目標(biāo)，就整體事務(wù)而言，要分析這一系統(tǒng)是否合理，科學(xué)。
(2)what(做什么)--這是研究現(xiàn)行工作的每一具體內(nèi)容，重點(diǎn)分析這些內(nèi)容與目標(biāo)間的聯(lián)系。
(3)where(何地做)--這是研究現(xiàn)行事務(wù)處理的空間位置及相互關(guān)聯(lián)性問題。
(4)when(何時(shí)做)--這是指對工作時(shí)間的分析，一是時(shí)機(jī)上是否合適，二是時(shí)間長度是否合理。
(5)who(何人做)-一這是指事務(wù)處理中的人員定位問題。
(6)how(如何做)--這是指方法分析。如何做最好?有何注意事項(xiàng)?有無更好的做法等等。
3.用"abc分析法"來理順事務(wù)處理的先后順序。
"abc分析法"是重點(diǎn)分析法的一種，它強(qiáng)調(diào)對一切事務(wù)應(yīng)有根據(jù)其價(jià)值的不同而有不同的努力程度，以合乎經(jīng)濟(jì)原則的觀念。"abc法"又叫"主次因素排列圖"或"巴雷特圖"法，它有兩個(gè)縱坐標(biāo)、一個(gè)橫坐標(biāo)、幾個(gè)矩形圖和一條曲線組成。左邊的縱坐標(biāo)表示頻數(shù)(具體數(shù)量)，右邊的縱坐標(biāo)表示頻率(以百分比表示)，橫坐標(biāo)表示各種要素，主次因素圖的習(xí)慣用法是把累計(jì)百分?jǐn)?shù)分為三類：0-80%為a類，80-90%為b類，90一100%為c類。
試以某公司秘書事務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行分析：我們將該秘書所處理的事務(wù)概括為五大類：文書，會務(wù)，接待交際、臨時(shí)交辦、常規(guī)工作(辦公室布置與整理、通訊、領(lǐng)導(dǎo)日程管理，檔案管理等)。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，一月之中，該秘書所處理的各類工作時(shí)間為：文書3800，會務(wù)2180，交際接侍1020，臨時(shí)交辦1900，常規(guī)工作1870，總計(jì)10790分鐘。各類工作占全部工作時(shí)間的比重為;文書35.4%，會務(wù)20.2%，交際接待9.45%，臨時(shí)交辦17.6%，常規(guī)工作17.35%，累計(jì)100%。
畫出前述坐標(biāo)圖，將各類工作按比重從多到少，順序在坐標(biāo)上畫出矩形圖，然后，再標(biāo)出各類工作時(shí)間的累積數(shù)，最后將累積數(shù)的坐標(biāo)點(diǎn)連接起來，就得到了累積頻率(百分比)的折線.
(三)妥善管理工作時(shí)間
1.確立時(shí)間的資源觀與效率觀。
2.學(xué)會時(shí)間診斷和制作計(jì)劃。
3.營造良好的辦公環(huán)境，挖掘時(shí)間潛力。
[案例]：
王經(jīng)理在我們公司里是很出名的惡領(lǐng)導(dǎo)，她領(lǐng)導(dǎo)的部門跳槽率很高。在公司里有一說法：老板看不慣誰，不用付違約金即可讓那個(gè)人滾蛋，秘訣是把他調(diào)至王經(jīng)理的部門。我不幸成為這個(gè)倒霉蛋。我調(diào)到了王經(jīng)理的部門，還是她的助理。我暗自制定了一套戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)：努力工作，任勞住怨，凡是王經(jīng)理吩咐的事情，我都往好的一面想。比如：王經(jīng)理讓我反復(fù)修改同一個(gè)策劃案，我想這是鍛煉我文筆和耐心的機(jī)會;王經(jīng)理讓我加班，就當(dāng)為家里省電費(fèi)、伙食費(fèi)，還為我自己節(jié)約開銷，王經(jīng)理有時(shí)當(dāng)眾責(zé)罵我，就當(dāng)是鍛煉我的厚臉皮吧……。時(shí)間久了，我才知道王經(jīng)理也有不幸的感情生活，離了婚，帶著一個(gè)女兒，全靠自己打拼才挨到現(xiàn)在的位置。身為女人，我又情不自禁同情起她來。漸漸地我嘗試去了解王經(jīng)理，我知道她的胃不好，于是常常備胃藥。
有-天，王經(jīng)理出去見客戶了，我突然接到從幼兒園打來的電話，說她女兒病了，因?yàn)橥踅?jīng)理見的是公司里的大客戶，我想還是不要打擾她，自做主張趕去幼兒園帶她女兒去看病。到了下班的時(shí)間才通知王經(jīng)理。她匆匆趕到醫(yī)院，一把摟住女兒，一副慈母樣。轉(zhuǎn)眼到了王經(jīng)理的生日，我偷偷買了束百合花;標(biāo)上我們部門所有成員的名字，并衷心祝王經(jīng)理生日快樂。年終吃團(tuán)圓飯的晚上，熱鬧完了，我看見王經(jīng)理心情不錯(cuò)，于是我悄悄尾隨她，在一個(gè)轉(zhuǎn)彎口假裝與她不期而遇，我對王經(jīng)理說其實(shí)大家都很尊重她，愿意把自己部門的業(yè)績做好，可以和其他部門一較上下，8小時(shí)的工作時(shí)間，大家都很累，希望大家的領(lǐng)導(dǎo)能為大家創(chuàng)造和睦友愛的氛圍，這也是有益于工作的。王經(jīng)理聽了良久沒說話，只祝我新年快樂!我忐忑不安地過了一個(gè)新年假期。新年后，我們意外發(fā)現(xiàn);王經(jīng)理的臉上多了笑容，漸漸地我們的部門有了笑聲，開始和睦、團(tuán)結(jié)。王經(jīng)理開始和我們一起去跳操，去購物，一起帶著她的小女兒去郊游。最近我們還在為她物色男朋友呢!我終于戰(zhàn)勝了這個(gè)挑戰(zhàn)，每當(dāng)同事問起我與王經(jīng)理相處的秘訣時(shí)，我神秘地一笑，指指自己的心，不作回答。
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