一、接受會議指令
辦公室工作人員在接到會議指令時，應準確記錄會議召開的各項要求，全面掌握有關情況，做好相關準備工作。
二、會議方案制訂
根據接到會議的指令和領導的有關要求，制訂會議方案，內容主要包括：會議名稱、主辦單位、協辦單位、時間、地點、議程、出席領導、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會議文件資料準備、會場布置、安全、衛生、新聞報道、典型發言、頒獎、會議經費預算以及其它特殊要求。
三、會議方案審批
將擬定的會議方案報發指令領導或分管領導、主要領導審批。
四、會前籌備
（一）會議通知
1、會議一般應發書面或網上通知。電話通知的，應擬定簡明扼要的通知稿，以傳真為主。
2、通知內容包括：會議名稱、時間、地點、參加人員、會議內容和會期注意事項、聯系電話等。
3、通知范圍：參會領導、其他參會人員、本單位列席人員、媒體記者及相關單位，確定報名日期，要求在報名截至日期之前反饋參會人員的姓名、性別、單位、職務和聯系方式。
4、通知下發后，應掌握應到會人員擬出席、請假情況并及時向領導匯報。
5、邀請省部級領導參加的會議，要以文件形式向領導人或者有關部門發邀請函。
（二）會議文件準備
由相關單位負責會議文件的準備，對需向大會提交的文件資料，應明確專人負責收集和分發，并與會務承辦部門做好協調工作。會議文件主要有：
1、會議主體文件，包括主持辭、主題報告、專題報告、決議、領導講話等。
2、會議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等。
3、會議管理文件，包括會議須知、保密規定、作息時間等。
（三）會場布置
布置會場應體現會議的性質和需要，烘托會場氣氛。
1、會場裝飾
（1）黨代表大會和黨代表會議，背景布置黨徽和紅旗。
（2）根據會議需要在主席臺懸掛會標、擺放花卉。
（3）根據會議需要懸掛標語、擺放花壇等。
2、會場座次排列
（1）主席臺人員座次的排列。會議主席臺座次排列順序，一般按職務高低排列，以主席臺座位為準，無論人數單、雙，均以最高領導為中心，然后依先左后右次序排列。如領導對座次安排有特殊交待，按領導意見辦。
（2）標識座次的方法，采用在主席臺或會議桌上擺放座簽、在與會人員入場券上注明座次等方法。
（3）重大會議，印制座位圖表，經有關領導審定后發給代表和有關人員。
（4）有一定級別領導人參加的會議，要在主會場旁邊準備休息間，以準備領導人提前來了有休息的地方。
3、其他要求
（1）會場要考慮制冷、取暖、通風和消毒等事項。
（2）會場桌椅擺放應整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有臺布的桌面應干凈整齊、顏色統一。
（3）座位牌要統一、規范、醒目，擺放要整齊。
（4）會場內音響、話筒、燈具等應提前2小時調試，會前10分鐘重試，確保正常使用。同時準備備用品，隨時應對突發情況。
4.特殊要求
（1）對表彰類會議，根據需要安排禮儀人員、音樂等。要求上述人員著裝整齊，守紀律、聽指揮。
（2）黨代表大會和黨代表會議等會議，根據需要安排工作人員宣讀文件。
（3）對出席重要會議的領導和其他參會人員有著裝要求的，應提前通知。
（4）涉密會議，應按有關保密規定和通知要求辦理。
（5）重要會議會場應提醒與會人員關閉移動通訊工具。
（四）住宿、就餐安排
1、住宿。提前統計好住宿人數、性別、民族、預訂客房、檔次和房間數量，擬定房間分配方案，安排賓館值班等。由會務人員提出要求，督促所在賓館落實。
2、就餐。掌握就餐人員情況，包括少數民族人員及不同飲食習慣，提前2天確定就餐地點、食譜，安排衛生防疫，制作餐證等。由會務人員提出要求，督促餐廳、防疫部門落實。
（五）會議用品準備
提前制定周密方案或者開列用品準備清單，將所用物品的名稱和數量詳細列出。主要包括：
1、制作證牌。包括：座位牌、出席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎狀、證書、文件袋等。
2、印制會務手冊。包括：議程、日程、參會人員名單、房號、電話號、就餐安排、乘車安排等。
3、特殊會議，如召開選舉性會議，應準備選票、選票箱、封條等，并準備填寫選票用筆等物品。
（六）會議車輛安排
明確專人負責提前確定會議所需車輛，會議需要多輛車時應將車輛編號、排序。
（七）信訪安全保衛工作
由會務人員協調院保衛處制定、落實預案。
（八）新聞報道工作
根據會議需要，院黨委宣傳部做好新聞報道工作或與新聞單位聯系協助做好會議新聞報道工作，會議新聞稿件應經有關領導審批。
（九）衛生醫療、防疫工作
根據會議需要，院后勤管理部門制定或與醫院和防疫部門聯系，安排衛生防疫人員駐會并制定應急預案。
（十）會議經費編制
根據會議需要，編制會議經費，報關有關領導和部門審批。
五、會前檢查
會議召開前，由辦公室領導牽頭對上述會議準備工作進行檢查、調度，確保各項工作落實到位。對未完成的任務，明確專人限時完成，確保大會按時順利召開。
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