起草匯報材料，是各級機關文字秘書經常遇到的任務。
由于上級檢查重點的不同，匯報內容也各有側重。從類別上分有業務工作的專題匯報，也有政治工作或后勤工作方面的；從性質上分有軍事訓練方面的，有部隊管理教育的，也有部隊政治思想教育或文化宣傳的，還有車輛、裝備、財務、給養等；從時間上分，有半年、一年或更長時間的；從范圍上分，有全總隊的、也有各支隊、邊防檢查站的等等。一般說來，各單位的領導比較重視這類材料，要求也很高。既強調文字簡潔、篇幅短小，又要求盡量全面反映工作情況；既強調突出重點，又要求周到得體。準備這類稿件時往往有一定難度，結合多年從事秘書工作的經驗，我覺得要特別注意把握五個問題。
第一，不要給人講道理。通常情況下，聽匯報者多為上級機關首長或部門領導，匯報人則是下級機關、部門或單位的負責人。這種差異決定了匯報工作的人必須擺正自己的位置，不能出現錯位。體現在匯報材料上就是不要給聽匯報者講道理。聽匯報者的上級領導中，多是參與某些政策制定或某項工作決策，了解的情況多，理論政策水平比較高的。到基層來，他們主要目的是想掌握更多的情況。如果在匯報工作時總是講開展某項工作或實行某項政策的重大意義、理論依據，大段闡述道理，就像在給領導人上課。這種角色上出現的錯位，于情于理都說不過去。但是，如果上級領導下來主要是了解某項政策實施后基層的反應，或是為制定新的政策而進行調查研究，匯報時就得有必要的理論思考。不過，這種情況下最好用探討問題的口氣，將基層廣大官兵在實踐中形成的一些觀點和看法加以提煉概括。
第二，不宜面面俱到。上級領導去一個單位，多是檢查某項工作或了解某方面的情況，而且往往與他自己的工作分工密切相關，所以，秘書人員或寫匯報材料的同志應當根據領導的身份、主管或分管的工作來確定匯報的主要內容（或者是核心內容）。起草時要按一定的邏輯順序籌劃匯報稿件的結構，既考慮整個匯報的主線和邏輯關系，又要將一個時期或某方面的工作重點凸現出來。如果是上級領導機關核心層的主要領導，那就應當全面匯報本單位或本部門的工作情況以及最近一個時期的重點工作的開展或完成情況。如果是主管或分管領導，那就應當在簡要介紹整體工作情況后，再集中匯報與領導分工密切相關的工作。這樣考慮詳略得當，便于控制字數，有利于節約時間，讓上級領導在基本掌握一個單位或部門總體工作情況的同時，對自己關心的事情有更為詳盡、具體的了解。尤其要注意的是該領導曾經多次來過的地方，千萬不能每次都把基本情況、優劣勢分析等重復匯報，這樣容易讓人產生反感情緒。
第三，不必齊頭并進。一個地區、一個單位、一個部門，無論是總隊機關，還是邊防支隊、邊防檢查站，或者是邊防大隊、派出所、工作站等，涉及的事情盡管談不上千頭萬緒，但總有若干個方面。一項工作，哪怕是當前最為重要的任務，在不同地方、部門和單位的工作重點也不相同，比如開展先進性教育分為兩個階段，上半年是支隊以上機關，下半年是各大隊、所站，同樣是一個內容在時間上就不同；再比如全國邊防部隊開展“三訪四見”活動，派出所就要全力以赴深入群眾中進行走訪，堅持“四必到”，幫撫弱勢群體等；邊防檢查站則以開展“四心兩滿意”為主，積極為過往旅客提供良好的服務等等。
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