年會是企業(yè)激勵員工、展示業(yè)績、聯(lián)系客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗。下面，按照年會的七個環(huán)節(jié)(確定活動立項/制定預(yù)算/選定會務(wù)代理/確定方案/確認實施細節(jié)/結(jié)算/總結(jié))，就年會的組織要點，綜述如下，供大家參考：
年會的組織有五個要素是我們必須首先確定的：預(yù)算、人數(shù)、參會人員組成、會議主要議題、會議時間，這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動安排等一系列決策。項目立項不是我們在這里的討論范疇，但如果您是新人，接手行政工作后可以查看往年的工作記錄，以便未雨綢繆。在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預(yù)算。
選定會務(wù)代理是組織年會便捷可靠的方法。第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解？這就要了解酒店的定價體系,一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務(wù)公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。這就是為什么有的網(wǎng)友抱怨直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務(wù)公司報價高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。第二，可以節(jié)省時間、簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的會務(wù)代理公司經(jīng)驗豐富，他們應(yīng)該可以很快報出初步的預(yù)算供您參考。第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務(wù)過程，它是一個需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗以及和會務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季(對上海而言,就是3-5月以及9-11月),如果您的會務(wù)活動人數(shù)眾多(比如用房數(shù)在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務(wù)代理公司動用人脈和酒店各部門(前臺、禮賓部、客房部等)進行協(xié)調(diào),以解決入住問題.又或者在會場搭建時的提前進場時間,需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進行協(xié)調(diào),如果沒有會務(wù)公司的協(xié)作,組織者會增加很大的難度.
在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當(dāng)中。主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來就是重要的確認實施細節(jié)了。首先，要創(chuàng)建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個方面：
1、邀請的貴賓及確認其成行；
2、舞臺設(shè)計、場地搭建、燈光音響布置的完成；
3、文書工作、會議資料的準(zhǔn)備；
4、房間分配表；
5、用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡）；
6、交通安排；
7、各項工作的負責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；
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