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當今會議面面觀

一、會議的意義

二、會議的目的

三、會議的種類

四、會議的頻率

五、會議成本的計算

會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。

會議的意義

1．會議是一個集思廣益的渠道

圖1-1集思廣益圖

如上圖1-1，會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產生“金點子”。許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產物。

2．會議顯示一個組織或一個部門的存在

會議總是在大于一人的情況下發生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。

圖1-2組織或部門與會議

3．會議是一種群體溝通的方式

開會很少是一對一的溝通，絕大多數情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發展，人們的溝通方式越來越多，現在人們可以通過ｅ-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。

會議的目的

◆開展有效的溝通

會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現有效溝通是會議的一個主要目的。

◆傳達資訊

通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關資訊。

◆監督員工、協調矛盾

許多公司或部門的常規會議其主要目的是為了監督、檢查員工對工作任務的執行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協調上下級以及員工之間的矛盾。

◆達成協議與解決問題

達成協議與解決問題一般要經歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現協議的產生和問題的解決。

圖1-3達成協議與解決問題的6個步驟

◆資源共享

利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。

◆開發創意

開發創意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構思，并且論證新構思，使其具有可行性。

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