空間禮儀產生于人類對領域的占有欲和安全感。在非語言符號系統中，交往空間是一種特殊的無聲語言。它是指一個人與另外一個人交往時，會無形中感到彼此間應該有－ 種距離才能心定神安。讓我們先來回憶一下現實生活中經常遇見的幾個現象。某大廳里的一個長沙發上正有一個人坐著，當另一個人也去坐的時候，人們會發現他通常是坐在離這個人盡可能遠的一端，盡管這個沙發能容得下三四個人。在某個寬敞而又空閑的閱覽室里，一個人正獨自坐在一張大桌子前，此時有另外一個人坐于他的身旁，而且越靠越近，會立即引起這個人的“覺醒”或“心神不定” ，或顯得反感，向另一旁挪動。這是為什么呢？
美國心理學家羅伯特· 索默的研究結論便是很好的答案：人都具有一個把自己圈住的心理上的個體空間，它就像一個無形的“氣泡”一樣為自己“割據”了一定的“領土” ，一旦這個“氣泡”被人侵犯，就會感到不舒服、不安全，甚至惱怒起來。這個答案可以使我們明白，人體周圍都有一個屬于他個人的空間，猶如他個人身體的延伸，人際的交往只有在這個空間允許的限度內才會顯得自然。否則一旦沖破這個界限，就會使交往雙方或某一方做出本能的反映，或手腳不自然的動作增多，眨眼的次數增加；或挺直身體，展開雙肘呈保護姿勢；或干脆退而避之，給進一步的交往帶來困難。
美國人愛德華· 霍爾博士劃分了四種區域或稱距離，每種距離分別與雙方的關系相稱。
第一，親密距離。這是人際交往中的最小間隔或幾無間隔，即通常所說的“親密無間” 。其近段在１５cm 以內，彼此可能肌膚相觸，耳鬢廝磨，以至相互能感受到對方的體溫、氣味和氣息，如擁抱、接吻等。其遠段在１５cm ～ ４４cm 之間，表現為挽臂執手，促膝談心等。這一距離有非常特定的場境和對象，一般屬于私下情境，說悄悄話，或在貼心朋友、夫妻和情人之間。在社交場合，大庭廣眾面前或一般的異性之間是絕對禁止的，否則不僅不雅觀，還會因為不行“禮”而引起另一方的反感甚至沖突。
第二，個人距離。這在人際間隔上稍有分寸感，表現為較少的直接身體接觸。一般近段在４６cm ～ ７６cm 之間，正好能相互親切握手，友好交談。遠段在７６cm ～ １２２cm 之間，已有一臂之隔，恰恰可能的身體接觸之外。這一距離通常為人們在交往場合所接受，它有較大的開放性，任何朋友和熟人都可以自由地進入這個空間。
第三，社交距離。這已超出了親密或熟悉的人際關系，而是體現出一種社交性的或禮節性的較正式關系。近段在１暢２m ～ ２暢１m之間，一般出現在工作環境和社交聚會上的交往。遠段在２暢１m ～３暢７m 之間，往往表現為更加正式交往的關系。一些有較高身份和地位的人往往通過一個特大辦公桌的相隔與下屬交談。這一距離大都是考慮到交往的正式性和莊重性。如企業或國家領導人之間的談判，教授與學生間的論文答辯等，以增加一種莊重的氣氛。
第四，公眾距離。在這個空間中，人際間的直接溝通大大減少了。其近段在３暢７m ～ ７暢６m 間，遠段則在７暢６m 以外。這是一個幾乎能容納一切人的“門戶開放”的空間。人們完全可以對處于這個空間內的其他人“視而不見” ，不予交往，因為相互間未必發生一定聯系。在這個空間的交往，大多是當眾演講之類的。
這四種交往距離、范圍的劃定，為公關人員尋求最為適合特定場景和對象的交往空間提供了大模式，但這一距離范圍并不是“鐵板”一塊，不同的人所需的個體空間的范圍有所不同，同一個人在不同心理狀態下所需的個體空間也會有所變化。因此，交往空間仍有較大的伸縮性和可交往性。影響它的主要因素有：
第一，不同文化背景或民族差異的影響。實踐研究表明，地中海國家的人交往時允許有較多的身體接觸，相互靠得較近；而北歐國家的人則相互離得較遠，很少有肌膚相觸。同是歐洲國家，法國人與英國人交談時，法國人總是保持較接近的距離，乃至呼吸也會噴到對方臉上，而英國人會感到很不習慣，步步退讓，維持適合于自己的空間范圍。同是美洲國家，對北美人來說，最適宜的交談距離是距一臂至４ 英尺，而南美人交談則喜歡近一些。北美人為了避免文化差異造成的個體空間不協調，常常就以桌椅作為隔開的屏障，而南美人甚至會不由自主地跨過這些屏障，以便達到他感到舒服的交談距離。東西方文化的差異對交往距離的影響就更大一些，如一個美國人和一個日本人站在一個大廳里談話，由于兩個人
有不同的交際距離概念又沒能相互了解對方，便鬧出一場笑話：美國人喜歡站在三四步遠的地方談話，而日本人總想站近一點，致使雙方都為能保持讓各自感到舒適的距離，日本人不斷向前以調整他的空間需要，而美國人則步步后退以滿足自己的空間不受“侵犯” 。一進一退，繞了大廳走了一圈。把這段情形錄像下來并以快速放映時，會感到這位日本人在帶這位美國人繞著大廳跳舞。結果，日本人覺得美國人太冷淡、太別扭、太靦腆；而美國人則覺得日本人親昵過度，太危險。
第二，社會地位和年齡差異的影響。地位尊貴的人物，較之地位低俗的人需要更大的個體空間，一般是有意識地與下屬和人群保持相當距離，更不能容忍這些人緊靠著他說話，乃至撫肩拍背或氣息噴到臉上。同樣，年齡差異較大的人之間交往距離的人為縮小產生的感覺，較之同齡人之間會淡化一些，比如撫摸兒童的頭和臉，而在成年的同齡人之間就是一種不敬的表示，會顯得粗俗無禮。
第三，性格差異的影響。性格開朗，喜歡交往的人更樂意接近別人和別人的靠近，個體空間相對較小。而性格內向，孤僻自守的人不愿主動接近別人，寧愿把自己孤立地封閉起來，當然對靠近他的人也就十分敏感，他們的個體空間一旦受到侵占，最容易產生不舒服感和焦慮感。具有主動性格的人，容易無意識地單方侵入對方的個體空間，而客觀上給對方造成威迫的壓力或巴結的情勢。
在正式的社交場合，易為對方看不起。日本的公關人員往往就是通過就座的空間位置來判斷公眾的性格和心理。
第四，性別差異的影響。一般來說，女性相聚比男性相會站得近。女性同男性對空間位置的安排也不同：女性往往靠在她喜歡的人旁邊，而男性則選擇在他喜歡的人對面坐著。女性最反感陌生人坐在自己旁邊，男性最不喜歡陌生人占據自己對面的位置。而且，男性會把坐在對面的“闖入者”視為競爭的威脅，女性則把坐在身旁的“闖入者”視為有意識的侵犯。
第五，情緒狀態和交往場景差異的影響。人在心情愉快舒暢時，個體空間就會縮小，允許別人靠得很近；而若生氣悶悶不樂時，個體空間便會非理性地擴張，甚至連親密朋友也可能被拒之于外。在擁擠的社交場合，如舞會、聚會等，人們無法考慮滿足自己的個體空間的需要，而較易容忍別人靠得很近，但會設法避免視線或呼吸的接觸。當面對面時，眼睛會很自然地注意對方的頭頂或空間的某個位置。然而，若在較為空曠的社交場合，人的個體空間就會自然擴大，當別人毫無理由地侵入時，便會引起懷疑和不自然感覺。
以上是根據人的生理心理原理和禮儀規范的基本要求對人際交往的空間作出的概括性和普遍性的分析。盡管從社會到個人都存在一定的差異，并會對交往距離發生不同程度的影響，但公關人員最終還是應該學會在實踐中摸索總結出既能適合對方，又能適合場景、適合自己的交往空間的三維標準。只有這樣，才能應酬于各種社交場合，在人際交往中始終達到溝通與行“禮”的最高統一。
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