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無論是公司企業還是個人，我們都應有電話形象的意識。電話形象，通常是由以下三個要素構成：

其一，適時的選擇。就是電話應該什么時間打，在哪里打。

其二，通話的態度。指的是通話時你的語言、表情、動作等。

其三，通話的內容。即通話時談什么。

首先談談打電話。打電話要注意以下幾點：

第一，時間的選擇。一般情況下，除非確屬急事，在休息時間(如晚上10點以后，早上7點以前)、就餐時間、節假日等別打電話，因為在這些時候打電話，別人可能心里不高興，會影響通話效率和質量。

第二，空間的選擇。一般來講，私人電話在家里打，辦公電話在辦公室打，有一點尤其要注意，一般情況下不要在公共場所(如影劇院、會場、餐廳、商場等)打電話，因為在公共場所打電話，對別人來講就是一個噪音，是一種缺乏修養的表現。

第三，通話的長度。電話禮儀有一個規則，叫做通話三分鐘法則。就是你跟外人通話時，每次的時間應該有效地控制在三分鐘之內為宜，總的原則是“長話短說，廢話不說，沒話別說”。一個有教養的人，應該是辦事有效率、尊重別人時間的人。為了打電話高效高質，如果是重要的電話，最好在打電話前列出提綱，通話后先說最重要的事。

第四，自我的介紹。一般情況下，打電話都要進行自我介紹。自我介紹有下列幾種模式：其一，錄音電話模式，就報電話號碼即可;其二，公務電話模式，一般報單位名稱;其三，私人電話模式，比如住宅電話或個人專用辦公電話，一般報姓名;其四，社交電話模式，一般要報三要素：單位、部門、姓名。

第五，通話的終止。如果你不想繼續通話了，想終止通話，可以適當的方式(暗示)對方。常規的做法就是重復要點。

第六，誰掛斷電話?交際禮儀的標準做法是：地位高者先掛。如果雙方地位一樣，則是求人的一方要等被求的一方先掛;如果地位一樣也不存在求與被求的問題，則一般是主叫先掛。總的來說，打電話時你讓對方先掛永遠不會錯。

下面再談談接電話的禮儀。接電話需注意以下幾條：

第一，鈴響不過三聲。就是要及時接聽電話。但要注意，也不能走另一種極端，即鈴聲一響馬上就接，一般以鈴響二到三聲接聽比較合適。

第二，不要隨便叫別人代接電話。叫人代接電話是對通話對象的不禮貌行為，因此不是不得已的情況下不要叫人代接電話。如果對方找的人不是你而他要找的人又不在，應首先告訴對方他找的人不在，然后才能問對方是誰，有什么事，是否需要幫忙等。千萬別倒過來，即先問對方是誰，什么事等等，然后才告訴人家要找的人不在，這是很不禮貌的。

第三，要認真進行自我介紹。接電話時，下列三句話不能少：“你好”;自報家門;“再見”。自報家門即自我介紹，一般報單位名稱或單位、部門、姓名一起報。

第四，電話掉線時的處理。這種情況，一般是由“事故”方(如手機沒電、沒信號等情況)馬上把電話打回去，并要說明情況和表示歉意，如果雙方存在地位高低尊卑之分，那么地位低者要首先把電話打回去以示尊重。如果是手機信號不好，可以跟對方約定時間通話。