一、 辦公用品領用
1、領用人根據有關辦公用品清單及實際需要(見附表1)，向本部門兼職內勤提出申請，由內勤統一向行政部簽字領取。
2、辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統一采購，特殊物品采購由部門領導及主管副總簽字同意后另行購買。
3、辦公用品費用每月攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發放辦公用品，并在下一期預算中扣除超出部分。
4、員工離職時，應認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字。
5、公司辦公用品每月1日、15日發放2次，其余時間如急需領取辦公用品須部門經理簽字確認。
二、 印簽管理
1、公司印章刻制均須報總裁批準，由行政部憑公司介紹信統一到公安機關辦理刻制手續。
2、下屬企業和部門根據實際需要申請刻制內部或對外用章，但須經總裁批準。
3、各部門印章由各部門指定專人負責保管;印章使用及保管須有記錄，不能委托他人代管。
4、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數量、申請人、批準人、用印日期。
5、經分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。
三、 復印
1、公司所有復印文檔工作原則上由行政部統一負責，未經行政部確認，各部門不得私自拿到公司外復印。
2、復印操作人應自覺在行政部復印管理臺帳上登記。
3、復印用紙、用墨費用根據實際用量每月隨辦公用品攤銷，復印機維修費用根據比例每季度攤銷。
4、如行政部發現復印操作人未填寫復印數量或數量不符，除責成其重新填寫外，將限制該部門使用復印機,直至落實責任及相關處罰。
5、任何人不得利用公司機器復印與工作無關文件，行政部一經發現，有權根據公司有關規章制度,通知人事部進行處罰。
四、 傳真收發
1、公司與外界聯系需對方發送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政部及時分發。
2、行政部收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負責通知收件人及時領取及簽字確認。
3、行政部每月或每季度根據傳真使用比例攤銷費用至各部門。
五、 信件收發
1、 公司所有收發管理工作均由行政部統一負責。收發業務范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發送、登記，以及特殊文件資料的遞送。
2、 收發人員須根據相關文件資料填寫收件登記簿、發文登記。
3、 收到信件資料由行政部負責通知收件人及時領取。
4、 對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，并及時通知個人簽字領取。
5、 對投遞錯誤的郵件，應及時退回或設法轉移。
六、 名片管理
1、 公司名片格式統一化，由公司行政部依據企業形象規劃并聯系印刷業務。
2、 印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經部門領導簽字后交由行政部負責印制。
3、 名片印制前需確認名片職務、職稱、部門是否相符，姓名、聯系辦法等需確認無誤。
4、 公務、客戶名片須在公司內作為共享資源。
5、 自確認名片內容起，一周內到行政部領取。
6、 名片印制費用每季度攤銷一次。
七、 公司設備申請流程
為加強我公司固定資產管理，規范管理工作程序，提高資產的使用效率，杜絕浪費;參照《行政事業單位國有資產管理辦法》(國管財字【2000】32號)規定，結合我公司實際情況，特制定我公司設備申請流程：
(一)原則：
講究計劃性和成本效益，以物質資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成：
1. 配發過程中，是否供應，供應多少，要以客觀需要為依據，而不是單純的級別;
2. 要考慮實際可能的收益(對工作的推動)，而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資源用在“刀刃”上;
3. 要使庫存保持合理的限度(基本上無閑置的資產)，注意提高資金的有效利用率。
(二)、具體流程:
1.各部門根據各自工作的實際情況和預算計劃，提出切實可行的申請要求(內容具體翔實、理由充分)，經部門經理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。
2.行政部根據各部門現有的設備資產情況對申請進行核實，并對各部門要求從真正的客觀需求出發，遵循設備申請原則，提出解決建議和意見(調撥或購買)。
3.如果采取“調撥”程序，行政部將調撥計劃上報行政部主管副總簽字確認后實施;
4.如果采取“購買”程序，行政部將參照“江蘇×大×××軟件股份有限公司財務審批流程暫行規定”(蘇股財字〖02〗第003號)有關規定具體執行。
5.采購由行政部統一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎上，注意設備的性能價格比，多壓價比價、厲行節約。設備采購結束后統一由行政部和市場部組織驗收核查;固定資產登記后，由各部門登記領用，責任到人。
6.所有資產在使用者離開公司或調離本部門時應收歸行政部倉庫，并在部門設備管理員處登記。
八、 午餐飯票
1.員工到職，由本部門內勤根據其到職日期向行政部領取飯票。
2.每月30-31日，各部門內勤根據本部門正式員工實際人數領取下月飯票。
3. 每月1-2日，由各部門內勤統計本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零星領取及退票。
4. 如出現帳款不齊或錯漏，由各部門內勤負責。客飯餐券的領用需填寫客飯領用申請單，并由部門經理簽字確認。
5.非正式員工(實習生等)領用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標準領用飯票。
九、 訂餐、訂票、訂房申請流程
為方便公司全體員工，體現行政部的服務性。現將有關訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總如下：
1、 各部門根據各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應的申請表(內容具體詳實)，部門經理簽字確認。
2、 各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現金或支票交與行政部結款。
3、 各部門承擔在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風險，例如承擔退票費、退房費等。
4、 費用超過500元以上，申請需要其部門主管副總簽字確認。
5、 訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量(訂票一般提前2～3天知會行政部，訂餐、訂房一般提前1～2天)。
6、 各部門申請不得提高出實際需要的要求。
十、 禮 品
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