□ 總則
第一條 為了使公司公文處理工作規范化、制度化，結合公司的實際情況，特制定本實施細則。
第二條 各部門的公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工作，報告情況、交流經驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。
第三條 各單位應發揚實事求是，認真負責的工作作風，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質量。
第四條 公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統一由辦公室文秘人員收發、分辦、用印、立卷。
第五條 各單位的公文處理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保～。
□ 公文種類
第六條 公文種類主要有：
(一)請示
請上級指示和批準，用"請示"。
(二)報告
向上級機關匯報工作，反映情況，用"報告"。
(三)指示
對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用"指示"。
(四)布告、公告、通告
對公眾公布應當遵守或周知的事項，用"布告"。
向國內外宣布重大事件，"用公告"。
在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用"通告"。
(五)批復
答復請示事項，用"批復"。
(六)通知
傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用"通知"。
(七)通報
表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用"通報"。 (八)決定、決議
對某些問題或者重大行動作出安排，用"決定"。
經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用"決議"。
(九)函
平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用"函"。
(十)會議紀要
傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用"會議紀要"。
□ 公文格式
第七條 公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。
(一)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，并標明發文單位和公文種類。 除批轉法規性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。
(二)向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位;如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。
(三)發文時間，以領導簽發日期為準;聯合行文，以最后單位簽發的日期為準。
(四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯名發文，只標明主辦單位的公文編號。
(五)公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數。
(六)收、發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱。聯合發文，應將主辦單位排列在前。 (七)文字一律從左至右橫寫橫排。
第八條 公文紙一般用16開，在左側裝訂。"通告"等用紙大小，根據實際需要確定行文關系。
第九條 對上級單位組織的請示或報告，用單位組織名義發文。
第十條 對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告， 與不相隸屬單位協商工作等，用行政名義行文。
第十一條 內部行文，可按問題的種類和性質，用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯合行文，部門之間不要用發文形式解決一般性的問題。
第十二條 各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應當抄報越過的單位。
第十三條 向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領導者個人(除領導直接交辦外);向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。
第十四條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發到各分公司和各部門，不直接發到下屬子公司。
第十五條 發文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發。
□ 公文處理程序
第十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。
(一)上級發來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發來的文件，均由文秘人員統一簽收、開拆、登記、呈閱、分發并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件，及時呈送領導閱批，如領導出差，立即送辦公室領導處理。
(二)承辦人應根據文件規定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。領導人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。
(三)凡需辦理的公文，應先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關部門辦理或送領導批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。 各單位收到急件時，應在3天內答復并退回文件，一般要辦理的文件，一周內應辦理并退文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。
(四)加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發出的文件，需要匯報貫徹執行情況的，要及時檢查反饋。
(五)領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。
第十七條 發文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。
(一)草擬公文的要求：
1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規定。如提出新的政策規定，應盡量與原來的有關政策相銜接，并加以說明。
2.情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。
3.引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。
4.草擬公文必須使用統一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。
5.數字的寫法。正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫。
6.章節序數的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為："一"，第二層為"(一)"，第
三層為"1"，第四為"(1)"。
7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。
(二)公文審核。公司的文稿在送領導簽發前，應由起草文件部門負責人審核后送辦公室核稿。以工會、社團名義發文的，由董事會和分管領導審核。
審核的重點：
1.是否需要行文。
2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令;與本單位發過的公文是否銜接。
3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。
4.處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規定。
5.文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。
審核時如發現不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。
(三)公文簽發。公司行政文件，由分管副總經理簽署意見后，由總經理簽發。工會、社團的一般性文件，由分管領導簽發，重要文件，由最高行政領導簽發。
(四)公文擬稿、改稿和簽發，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。
(五)簽發后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。
(六)公文簽發后，由文秘室負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明"此頁無正文"字樣。
(七)公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發現的差錯，由校對人員負責;校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。
第十八條 公文辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。
□ 文件的管理
第十九條 各單位要有專人負責文書的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。
第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關人員核對整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。
第二十一條 沒有存檔價值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷售。本細則從××××年××月××日起施行，過去有關公文處理的規定與本細則不一致的，以本細則為準。
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