商務報告是指針對某種特殊的、有意義的商務目的，向一個人或多個人提供的公正、客觀和有計劃的事實陳述。報告中所陳述的事實必須與事件、條件、質(zhì)量、進展、結(jié)果、問題或提議的解決方案有關(guān)，幫助當事人了解復雜的商業(yè)情況，計劃進程，解決問題，使上級領(lǐng)導就一系列事件做出決策。
商務英語報告則是以英語語言撰寫的商務報告。按種類劃分，常見的有：事件調(diào)查報告(Investigative Reports)、意見調(diào)查報告(Survey Reports)、周報告(Weekly Reports)、月度報告(Monthly Reports)、進展報告(Progress Reports)、市場調(diào)查報告(Market Research Reports)、可行性研究報告(Feasibility Reports)等。盡管這些報告都有自身的特點，但它們都遵循商務英語報告總體寫作原則。本文不僅詳盡介紹了商務英語報告寫作的總體原則，還就各種寫作方法、寫作語氣和寫作構(gòu)成等做了闡述。
一、商務英語報告寫作的總體原則
在撰寫商務英語報告時，應確保報告內(nèi)容準確無誤(Accurate)、簡明扼要(Brief)，結(jié)構(gòu)清晰(Clear)，建議明確果斷(Decisive)，故簡稱ABCD原則。具體內(nèi)容如下：
·內(nèi)容準確無誤：報告的正確性不僅僅是指英語語法、標點符號和拼寫，更重要的是其內(nèi)容要敘述的正確。報告的事實陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調(diào)陳述。實事求是、準確無誤是報告寫作的重要原則。
·內(nèi)容簡明扼要：報告的長短一般取決于報告的內(nèi)容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長，而非正式報告則較短。不論何種報告，報告的語言必須簡潔、流暢，切忌陳詞濫調(diào)。一份拖沓冗長的報告不僅寫時費力，對方閱讀更浪費時間。撰寫商務英語報告時要盡量避免羅嗦，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達需要表達的意。
·結(jié)構(gòu)清晰明了：用數(shù)字、符號標明段落、層次、要點等，加強邏輯性，使讀者一目了然。
·建議明確果斷：多數(shù)報告都有結(jié)論和建議部分，是報告的核心。撰寫時，應確保報告的結(jié)論和建議是經(jīng)過充分論證而得出的，而且應明確果斷，切忌模棱兩可。
二、商務英語報告的四步寫作法
在撰寫報告之前，應做好充分的準備。因此，撰寫者不妨應先回答以下幾個問題：
·報告的目的：為什么寫這份報告?
·報告的讀者：誰是報告的讀者?他(們)知道什么信息?他(們)需要什么信息?
·報告的素材：撰寫這份報告需要收集哪些信息?到哪里去收集這些信息?
·報告的結(jié)構(gòu)：如何構(gòu)思報告?如何做到報告結(jié)構(gòu)清晰，便于讀者閱讀?是否需要自己設(shè)計報告的格式還是公司有現(xiàn)成的格式可以參照?
·報告的寫作期限：報告何時須上交?
回答完以上問題后，可以按照以下四個步驟進行運作：
1、收集信息(Collecting Information)：收集信息可以采取口頭或書面形式?？陬^形式包括面對面溝通或電話溝通獲取信息等;書面形式指的是用辦公室便函(Memos)、電子郵件(Emails)、問卷調(diào)查(Questionnaires)等手段向公司內(nèi)部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關(guān)材料(如產(chǎn)品目錄、價格單等)也屬于書面收集信息形式。
2、謀篇布局(Planning the structure)：確定報告寫作的目的，對收集到的信息進行整理、分類，刪除無關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應在這一階段確定其在報告中的位置。
3、撰寫草稿(Writing the draft)：撰寫報告的各個部分，各部分的具體內(nèi)容在本文第四部分詳細講解。
4、校對編輯(Proofreading and editing)：校對編輯報告寫作的最后一個過程也是極其重要的一個過程，很遺憾這一過程往往被人忽視。撰寫人寫完草稿后應對報告進行全面檢查，檢查的具體內(nèi)容包括兩方面：一是語言，包括語法、拼寫、標點符號、語言風格等;二是信息，包括數(shù)據(jù)、圖表、觀點等。檢查后，應對報告進行編輯，盡量做到報告便于讀者閱讀。
三、商務英語報告的寫作語氣
一般而言，報告大多由下屬寫給上司，使用的語言多為正式。此外，報告的內(nèi)容和篇幅也決定了其寫作語氣比商務信函要正式的多。在撰寫商務英語報告的過程中，可以適當多使用一些能提高語言正式度英語語法結(jié)構(gòu)。具體而言如下：
·使用被動語態(tài)，如：The e-Source message will be delivered to the target audience multiple times through multiple avenues.
·使用復雜詞匯，如：The training system incorporates (includes) many visual aids.
·使用長句子，如：The content and message of the kit will be similar to that sent to conventional outlets, but will be tailored to electronic media and will either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a diskette.
·使用名詞短語，如：The rectification of this problem can be achieved by insertion of a wedge.
·使用非人物主語，如：Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of targeted publications will allow them to see for themselves the features of the State Computer Store.
·使用分詞短語，如：Armed with this information, our customers will be able to identify trends and make strategic decisions in accordance with their agency’s goals.
·使用動詞不定式，如：To streamline the internal approval process, we can e-mail our quote to our purchasing agent for budget approval.
·使用介詞短語，如：With convenient access to Web Services in our online Electronic Product and Pricing Catalog & Order Tracking and Status System,customers can generate sales and service reports upon demand.
四、商務英語報告各構(gòu)成部分寫作介紹
一般來說，商務英語報告的常見構(gòu)成部分有：摘要(Executive Summary)、標題(Title)、導言(Introduction/ Terms of Reference)、材料收集方法(Methodology/Proceedings)、調(diào)查結(jié)果(Findings)、結(jié)論(Conclusions)、建議(Recommendations)、附錄(Appendices)等。以下就各個部分的內(nèi)容及其寫作方法分別講解。
1、摘要(Executive Summary)
一份正式且篇幅較長的報告通常在報告的前面加上摘要。摘要一般不超過一頁，是報告的導言、調(diào)查結(jié)果、結(jié)論和建議的內(nèi)容總結(jié)。這部分一般是在整篇報告寫好以后再寫。非正式或篇幅較短的報告則無需寫報告摘要。寫摘要時，應注意以下幾點：
·盡量限制段落的數(shù)量，一般可用三段式：報告的目的、報告的調(diào)查結(jié)果和結(jié)論、報告的建議。
·摘要寫作的時態(tài)用一般現(xiàn)在時，因為報告已經(jīng)存在。如“This report shows…”屬于正確表達，而“This report will show…”則不妥。
·報告摘要中無需引用具體數(shù)據(jù)?？捎?ldquo;by and large、the vast majority、only a few”等語言表達大概的數(shù)據(jù)或趨勢。
2、標題(Title)
報告的標題應盡可能概括報告的內(nèi)容，因為它是整篇報告的信息濃縮，而且標題應該準確、客觀，不應像報刊文章標題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外，標題應該是名詞短語或動名詞短語。如以下幾例：“Report on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。
3、導言(Introduction/ Terms of Reference)
在導言部分，扼要地說明一下報告的寫作背景和主旨。此外，還應該注明報告提交給何人、何時提交的。如果是事件調(diào)查報告應首先說明事件的經(jīng)過，包括事件發(fā)生的日期、時間、地點、情況敘述等。以下是導言部分寫作的常見句型：
·The report examines/explains...
·The purpose of this report is to…investigate/evaluate/study…
·The objective of this report is to…recommend/analyze/give…
·The aim of this report is to…feedback/estimate/assess…
·Enclosed is a report about...
4、材料收集方法(Methodology/Proceedings)
報告的這部分應說明收集信息或資料的方法和步驟。在報告中注明提供這一信息可以增強報告的真實性和客觀性，尤其是意見調(diào)查報告。當然并不是所有的報告都需要收集資料，因此，并非每一種報告都需要提供這部分內(nèi)容。這部分內(nèi)容在整篇報告所占篇幅較短，可以寫成一個段落。以下是該部分寫作的常見句型：
·A sample of workers was individually asked for their opinions.
·A questionnaire was completed by those who were surveyed in this
project.
·The information was mainly achieved with a number of telephone calls to manufacturers.
5、調(diào)查結(jié)果(Findings)
報告的調(diào)查結(jié)果部分是報告建議的依據(jù)，其內(nèi)容應當準確無誤，結(jié)構(gòu)清晰，語言流暢、銜接。這部分內(nèi)容的每一個段落都應當有一個明確的主題句，一般放在段首，這樣便于讀者攝取這部分的信息。以下是這部分主題句寫作的常見句型：
·The findings of the investigation indicate that…
·It was proposed/found/ felt/discovered that…
·It was generally the case that…
·Most people thought/suggested that…
·A number of people mentioned that…
·Several changes were put forward.
·Several staff members expressed the view that…
若報告中需提供圖表統(tǒng)計數(shù)據(jù)或描述行情走勢，撰寫人應當熟悉這方面寫作的常用句型，以下就是該方面寫作的一些典型句子結(jié)構(gòu)：
·The table/chart/graph/diagram/figure/statistics shows/describes/illustrates that…
·As it can be seen from the table/chart/figure…
·It is clear/apparent from the table/chart/graph/diagram/figure/statistics that…
·The number of…increased/jumped/rose suddenly/rapidly/dramatically from…to…
·The number of…decreased/dropped/fell greatly/significantly sharply from…to…
·The number of…fluctuated slowly/slightly between…to…
·The number of…remained steady/stable (stayed the same) between…to…
·There was a (very) sudden/rapid/dramatic/significant increase/jump/rise in the number of…from…to…
·There was a (very) sharp/steep/steady/gradual/slow/slight decrease/drop/fall in the number of…from…to…
·The monthly profit/figures peaked in December at 10%.
·The monthly profit/figures reached a peak/a high (point) in December at 10%.
·The monthly profit/figures bottomed out in December at 10%.
·Sales witnessed a great rise/increase/drop/fall between…to…
6、結(jié)論(Conclusions)
報告的結(jié)論部分是寫報告的人在報告調(diào)查結(jié)果的基礎(chǔ)上是對調(diào)查結(jié)果進行總結(jié)和解釋。同一調(diào)查結(jié)果會因為撰寫者的不同而得出不同的結(jié)論，但這部分不應當包括報告前文中沒有提到的新的信息。
7、建議(Recommendations)
建議往往是許多商務報告寫作的最重要部分。一份報告有效程度常常取決于報告中所提供的建議的質(zhì)量高低。建議部分主要內(nèi)容為報告撰寫人在經(jīng)過充分的論證后認為應當采取的措施或行動。報告人有時也會描述采取措施后可能出現(xiàn)的后果或情形。
8、附錄(Appendices)
正式的商務報告為了增強報告的說服力或真實性往往會有一些附加材料，因其篇幅較長不宜放在報告當中，只能選擇放在附錄中。這部分內(nèi)容可能包括圖表統(tǒng)計數(shù)據(jù)、實驗室報告、問卷調(diào)查等。當然，簡短報告若無此需要則不需增加附錄部分。
五、如何提高商務英語報告的可讀性
許多人在寫完報告之后往往會遺忘或忽視報告寫作的最后一個過程：對報告進行編輯排版，使之結(jié)構(gòu)清晰，內(nèi)容便于讀者閱讀。報告中所增加的一些信息或符號如同公路上路標指引這司機開車一樣為讀者降低閱讀難度，加快閱讀速度，這一點對爭分奪秒的商業(yè)人士來說尤為重要。以下是一些提供報告可讀性的常見手段：
·為報告提供小標題;
·使用小段落，盡量做到每個小話題都用一個段落來闡述;
·段落與段落之間空一行;
·提供段落的小標題;
·使用列舉符號羅列具體信息;
·使用星號或下劃線強調(diào)重點內(nèi)容。
總之，在商務英語各類報告的寫作過程中若能抓住以上幾點來寫，不愁無從下筆。當然，這還要學習者平時英語知識和商務知識的積累，才能達到更好的效果。
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