行文規則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產生。行文規則規定了各級機關的行文關系，即各級機關之間公文的授受關系，它是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍來確定的。
機關之間的工作關系是由各自的組織系統或專業系統歸屬、地位、職責、權利范圍等因素決定的。它對行文關系有決定性的影響，規定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關系有如下幾種類型：第一類，處于同一組織系統的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關系。第二類，處于同一專業系統的上級主管業務部門與下級主管業務部門之間存在指導與被指導關系。第三類，處于同一組織系統或專業系統的同級機關之間的平行關系。如全國各某某、自治區、直轄某地人民政府之間。第四類，非同一組織系統、專業系統的機關之間，無論級別高低，均為不相隸屬關系。如軍事機關與各級地方人民政府之間。
根據公文授受機關的工作關系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關系類型中，上行文是指下級機關向上級機關發送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關向下級發送的公文，如批復、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關系類型中，同級機關和不相隸屬機關相互發送公文都是平行文，如函等。
公文標題中常見病例分析
標題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據。據此，須精心制作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結合具體病例分析如下：
一、語句不合語法規范
例1、“秘書工作”部、“秘書工作”部、“秘書工作”部、“秘書工作”部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。
例2、“秘書工作”高校關于進一步搞活校產辦集體企業有關政策的試行辦法。
例3、“秘書工作”高校關于加快發展本院彩色印刷品生產若干措施的通知。
例4、“秘書工作”某某教育廳關于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。
例5、“秘書工作”高校關于認真做好一九九四年表彰優秀教師和教育工作者的通知。
病例分析：
例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。
例2的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關于”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產辦集體企業有關政策”，“搞活”的賓語應是“企業”而不能是“有關政策”，“有關政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。
例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規定”。若使用“措施”等是非規定文種，應另擬發文通知，并隨通知附發。
例4的標題有多項錯誤：1、動賓搭配不當，標題限定部分“加快和發展”的賓語應是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；3、“意見”本屬于導向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。
例5缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應補上。
二、請示、函、報告三者混淆
例6、“秘書工作”關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。
例7、“秘書工作”關于申請1995年公費醫療補助費的報告。
例8、“秘書工作”關于元旦文藝聯歡會所需經費的報告。
病例分析：
例6的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。
例7的標題內容是某高校請求某某地批準“醫療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用"函"”。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。
例8的標題顯然是學院下屬單位向上級主管部門請求解決經費的問題。《辦法》中規定，向上級機關請求指示和批準應該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應改為“請示”。
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