總結(jié)會(huì)的含義
經(jīng)驗(yàn)總結(jié)交流會(huì)即在某項(xiàng)工作進(jìn)行到某一階段或者宣告結(jié)束之后，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為總結(jié)工作、評(píng)比表彰先進(jìn)、交流經(jīng)驗(yàn)和推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)而召開的會(huì)議。
總結(jié)會(huì)會(huì)務(wù)工作的一般程序
1．制定會(huì)議計(jì)劃
1)確定會(huì)議主題或議題
會(huì)議主題是會(huì)議要討論的主要問題和要議定的事項(xiàng)，它決定著會(huì)議的性質(zhì)和方向，是
會(huì)議目標(biāo)的體現(xiàn)。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化，是由領(lǐng)導(dǎo)決定的。確定主題的主要方法：一是要有確實(shí)的依據(jù)，二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際，三是要有明確的目的。提出議題有兩種情況：一是由領(lǐng)導(dǎo)提出；二是領(lǐng)導(dǎo)提出會(huì)議的目標(biāo)和要求，由秘書部門向所屬單位征求意見，經(jīng)篩選整理后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議的議題無論是領(lǐng)導(dǎo)提出的，還是秘書部門征求意見整理的，都應(yīng)建立在調(diào)查研究、實(shí)事求是的基礎(chǔ)上，盡量避免主觀性和片面性，使其科學(xué)合理，具有較強(qiáng)的針對(duì)性。
2)確定會(huì)名、規(guī)模、規(guī)格人員名單
(1)確定會(huì)議名稱。會(huì)議名稱應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定，即要名副其實(shí)。會(huì)議的名稱一般由以下幾個(gè)部分組成：會(huì)議主辦單位的名稱、會(huì)議的主題、會(huì)議的類型。
(2)確定會(huì)議的規(guī)模和規(guī)格。會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或議題。內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)本著精簡效能的原則來確定會(huì)議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。
(3)提出參加會(huì)議的范圍或人員名單。在確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上，提出參加會(huì)議的范圍或人員名單。這就是說，多大規(guī)模、何種規(guī)格檔次的會(huì)議應(yīng)當(dāng)由何種層級(jí)或何種身份的人參加，這里所說的層級(jí)，一般是指參加會(huì)議人員的級(jí)別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級(jí)別的高低，而是在于會(huì)議的需要。
3)擬訂會(huì)議的時(shí)間與會(huì)期
(1)提出會(huì)議召開的時(shí)間。召開會(huì)議的時(shí)間應(yīng)當(dāng)在會(huì)議議題確定下來之后，原則上應(yīng)盡量趕早不趕晚。但也要注意以下幾點(diǎn)。
①要根據(jù)會(huì)議的主持人或主辦會(huì)議單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人及被邀請(qǐng)的主要領(lǐng)導(dǎo)人或貴賓是否能夠出席會(huì)議來確定時(shí)間。
②主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、旅行的當(dāng)天或返回的當(dāng)天最好不召開會(huì)議，緊急會(huì)議除外。
③會(huì)見會(huì)談性會(huì)議應(yīng)當(dāng)事先同主、賓雙方商議之后，再確定會(huì)議召開的時(shí)間。
(2)確定會(huì)期。會(huì)期是指召開會(huì)議時(shí)間的長短。確定會(huì)期應(yīng)當(dāng)與會(huì)議的內(nèi)容緊密聯(lián)系。即內(nèi)容多，議題復(fù)雜，需要與會(huì)人員充分發(fā)表意見的會(huì)議，會(huì)期可長一些，反之可短些。確定會(huì)期也應(yīng)當(dāng)遵循精簡效能的原則，盡量開短會(huì)。為此，可以采取限定發(fā)言時(shí)間的做法，以提高會(huì)議的效率。
4)擬定會(huì)議地點(diǎn)
會(huì)議地點(diǎn)的重要性更是不容置疑的。會(huì)議地點(diǎn)的物質(zhì)條件——設(shè)施、環(huán)境和工作人員對(duì)會(huì)議的成功舉辦起著關(guān)鍵的作用。一般情況下，會(huì)議組織者和策劃委員會(huì)將直接參與會(huì)議的選址工作，不過，還有很多時(shí)候，會(huì)議地點(diǎn)的選擇是由其他人來完成的。
選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)考慮如下因素。
(1)與會(huì)者與會(huì)場的距離。
(2)與會(huì)者下榻酒店與會(huì)場間的距離。
5)擬訂會(huì)議的議程與日程安排
(1)會(huì)議議程的擬訂。擬訂會(huì)議議程應(yīng)當(dāng)簡明概略，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。代表會(huì)議的議程還要經(jīng)代表大會(huì)的預(yù)備會(huì)議或主席團(tuán)會(huì)議通過之后才能正式生效。
一般議程的順序是：宣布議程；說明人員缺席情況；宣讀并通過上次會(huì)議的備忘錄；財(cái)務(wù)主管報(bào)告；其他報(bào)告；新的議題；有關(guān)人事任免；提名并選舉新的負(fù)責(zé)人；通知有關(guān)事項(xiàng)；宣布休會(huì)。
(2)會(huì)議日程的安排。會(huì)議日程是指會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安排。會(huì)議日程多采用表格式，將會(huì)議議程分別固定在會(huì)議期間每天的上午、下午、晚上3個(gè)單元里，使與會(huì)者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會(huì)議的活動(dòng)。因此，擬訂會(huì)議日程要明確具體，并準(zhǔn)確無誤。日程安排大體包括時(shí)間(可具體到×小時(shí)×分鐘)、內(nèi)容、地點(diǎn)。
6)準(zhǔn)備會(huì)議文件
會(huì)議文件的準(zhǔn)備工作主要是起草和印發(fā)。起草的文件主要有開幕詞、講話稿、工作報(bào)告、決議草案。起草的原則有的是秘書人員負(fù)責(zé)起草，有的是由秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草，有的是由秘書配合業(yè)務(wù)部門起草。承擔(dān)文件起草的秘書應(yīng)了解會(huì)議宗旨和會(huì)議的全面情況，緊緊圍繞會(huì)議中心，力爭較好地完成任務(wù)。文件的印制、分發(fā)應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證質(zhì)量，不出差錯(cuò)。
7)落實(shí)后勤工作
會(huì)務(wù)后勤服務(wù)是會(huì)務(wù)工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，特別是一些內(nèi)容重要、參加人數(shù)較多的會(huì)議，如后勤工作做得不好，將會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)議的效果。
準(zhǔn)備階段的后勤服務(wù)應(yīng)做好以下工作。
(1)會(huì)議經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目預(yù)算。主要包括會(huì)場租金、場地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補(bǔ)貼、交通、娛樂費(fèi)用等。在預(yù)算時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持節(jié)約原則，精打細(xì)算，減少開支，嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，不任意提高開支標(biāo)準(zhǔn)。
(2)落實(shí)食宿，安排交通，做好衛(wèi)生保健工作。
(3)制作會(huì)議證件。會(huì)議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證、記者證等。這些證件都應(yīng)事先印制好，以便及時(shí)發(fā)給與會(huì)者和工作人員。
(4)制定會(huì)議的值班工作與保密工作方案。
2．一般總結(jié)會(huì)會(huì)務(wù)流程
1)成立會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)
大中型會(huì)議的組織和管理工作單靠一兩個(gè)人是無法完成的，必須成立相應(yīng)的會(huì)務(wù)組織機(jī)構(gòu)。一般來說，會(huì)務(wù)組織籌備機(jī)構(gòu)包括以下幾個(gè)小組，各組分工明確，互相協(xié)調(diào)，既要牢記本崗位的職責(zé)，做好本職工作，又要顧全大局，做好面上的工作。
(1)會(huì)務(wù)組。負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場布置、會(huì)議接待簽到等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。
(2)秘書組。負(fù)責(zé)制定會(huì)議計(jì)劃，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)，發(fā)放會(huì)議通知，進(jìn)行會(huì)議文件的立卷歸檔等。
(3)接待組。負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通工具安排、醫(yī)療服務(wù)等工作。
(4)宣傳組。負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音錄像、娛樂活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳報(bào)道等工作。
(5)財(cái)務(wù)組。負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付賬工作。
(6)保衛(wèi)組。負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財(cái)務(wù)安全、保密工作。
2)會(huì)前準(zhǔn)備工作
制發(fā)會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議文件和用品、選擇與布置會(huì)場等。
3)會(huì)間工作
保證會(huì)議按既定日程和議程展開，合理調(diào)度工作。
4)會(huì)后工作
文件資料歸檔、財(cái)務(wù)結(jié)賬、清理駐地、會(huì)場、發(fā)文等，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
3．重要會(huì)務(wù)工作的流程
在總結(jié)會(huì)中，發(fā)言人、會(huì)議的形式和參觀交流是會(huì)務(wù)工作的重點(diǎn)。
1)發(fā)言人
(1)發(fā)言主題。
在對(duì)發(fā)言人發(fā)出邀請(qǐng)的時(shí)候，應(yīng)該向?qū)Ψ浇榻B會(huì)議的目的。一些發(fā)言人可能準(zhǔn)備了很精彩的發(fā)言，但是卻與會(huì)議的主題不符。發(fā)言人對(duì)會(huì)議目的了解得越多，他們的發(fā)言就能與會(huì)議聯(lián)系得越緊密。
要明確發(fā)言人的演講主題，是會(huì)議組織者提供，還是自選，這要看話題和發(fā)言人哪一個(gè)更重要。如果發(fā)言人占據(jù)首要地位，那么他就有選擇話題或至少提出相關(guān)建議的權(quán)利。當(dāng)然，在選題方面不能給發(fā)言人全部的自由，因?yàn)橛械脑掝}可能不適合該會(huì)議。而發(fā)言人并不知道哪些題目不適合與會(huì)者，因此，會(huì)議組織者應(yīng)該負(fù)責(zé)提供這方面的信息。但要意識(shí)到，發(fā)言人可能在聽說所有這些禁忌后將決定不接受會(huì)議的邀請(qǐng)。另一方面，通過討論，會(huì)議組織者也可提出一個(gè)該發(fā)言人從前沒有涉及過的有趣話題。也可以先確定話題，由會(huì)議組織者擬定發(fā)言的內(nèi)容和方式。在這種情況下，會(huì)議組織者應(yīng)該向候選發(fā)言人說明向其發(fā)出邀請(qǐng)的原因。
(2)邀請(qǐng)發(fā)言人注意事項(xiàng)。
要做好邀請(qǐng)發(fā)言人的工作，還要考慮以下幾點(diǎn)。
①是否同意錄音。不是所有的會(huì)議都需要錄音，但是給會(huì)議錄音現(xiàn)在正在成為一種潮流。根據(jù)法律，會(huì)議方面在進(jìn)行這類錄音之前必須得到相關(guān)發(fā)言人簽字同意許可。
②是否需要特殊的設(shè)備。會(huì)議方面有必要確認(rèn)發(fā)言人需要哪些特殊設(shè)備，這些信息可以通過建議表來收集。值得注意的是，該建議表通常在確定發(fā)言人選的幾個(gè)月前就收集上來了，而在這個(gè)過程中發(fā)言人可能又有了新的需求。會(huì)議方面應(yīng)該讓所有的發(fā)言人在一個(gè)規(guī)定日期前提出對(duì)設(shè)備的需求，在該時(shí)限之后，這類需求只能在特殊的情況下才能被會(huì)議方面接受，這樣將更有利于統(tǒng)一管理。
③最終確認(rèn)。前面是從會(huì)議組織者的角度討論準(zhǔn)備過程，但是發(fā)言人方面的準(zhǔn)備工作也不可忽略。很多會(huì)議組織者往往都一廂情愿地認(rèn)為，只要自己邀請(qǐng)發(fā)言人參加會(huì)議，對(duì)方就會(huì)準(zhǔn)時(shí)出席。顯然，比較合理的做法是跟發(fā)言人確認(rèn)他們是否成行以及時(shí)間安排和發(fā)言內(nèi)容。
(3)與會(huì)人員自由發(fā)言討論或提出問題并解決。
在會(huì)議上發(fā)言是與會(huì)成員交流思想、表明立場和觀點(diǎn)的主要途徑。對(duì)于與會(huì)者來說，也是他們的基本權(quán)利，同時(shí)也是會(huì)議的核心內(nèi)容。沒有發(fā)言，會(huì)議就沒有意義。在安排與會(huì)人員自由發(fā)言討論或提出問題商討解決方案時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。
①主題引導(dǎo)。
要安排符合會(huì)議總精神的主題，但不要過分重復(fù)主題。相同內(nèi)容的發(fā)言不要緊連在一起，最好也不要放在同一天，以免影響與會(huì)人員的情緒，減弱會(huì)議效果。當(dāng)然，如果有實(shí)際需要，例如，為了加強(qiáng)某種聲勢，反映某種呼聲，也可以同一主題的發(fā)言集中安排在一起。
與會(huì)者發(fā)言要有廣泛的代表性，或以部門考慮；或以階層、職業(yè)考慮；或從代表人物考慮，而這些都必須以服從大會(huì)總目的為前提。
此外，為了保證會(huì)議發(fā)言踴躍有序，會(huì)議工作人員還應(yīng)該做一定的輔助工作，如需印制發(fā)言稿，應(yīng)提前準(zhǔn)備或詢問發(fā)言人的準(zhǔn)備情況，并將發(fā)言次序和時(shí)間告訴發(fā)言人。
②各級(jí)別間發(fā)言的平衡。
領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言可能內(nèi)容全面，理論性較強(qiáng)，而部門經(jīng)理或做具體工作的員工的發(fā)言可能內(nèi)容具體，材料豐富、生動(dòng)。把兩者適當(dāng)?shù)卮┎灏才牛瑫?huì)使現(xiàn)場氣氛更加活躍，效果也會(huì)更好。
③各種聲音平衡。
做到在一天的會(huì)議里可以聽到不同地區(qū)的發(fā)言，使與會(huì)者全面了解情況。
2)會(huì)議的形式問題
一般說來，各種形式的會(huì)議有自己的模式和程序。會(huì)議性質(zhì)、會(huì)議目的以及與會(huì)人員身份決定了會(huì)議的形式。
(1)現(xiàn)場形式。是在事情發(fā)生地的現(xiàn)場召開會(huì)議，便于觀摩學(xué)習(xí)或研究解決問題。常見的現(xiàn)場辦公會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、現(xiàn)場觀摩會(huì)等就是這種形式。
(2)移場形式。是由兩個(gè)以上的地點(diǎn)場所完成會(huì)議議題的會(huì)議。一般是主議題在一個(gè)地點(diǎn)完成，分議題在另一地點(diǎn)場所完成。這種形式要嚴(yán)格控制，要從實(shí)際需要出發(fā)。
(3)筆談形式。是“以文代會(huì)”的形式，以書面的形式討論問題，交換看法。這種形式與會(huì)者并不集中在一起直接對(duì)話，而是通過筆談的形式間接對(duì)話。
(4)座談形式。是指有些會(huì)議需要聽取意見，征集建議，交流思想，把有關(guān)人員召集起來開會(huì)，需要采取座談會(huì)的形式。這種會(huì)議形式，暫沒有議決結(jié)果，與會(huì)者大多是不同群體的代表、有關(guān)方面的專家、負(fù)責(zé)人或主管人員。
(5)并會(huì)形式。是指為了精簡會(huì)議，有些會(huì)議采取合并召開的形式。把相關(guān)的幾個(gè)會(huì)議合并在一起，用一個(gè)單元或更長一點(diǎn)的時(shí)間舉行，提高效率。這種形式可以減少領(lǐng)導(dǎo)人到會(huì)和講話的次數(shù)，把幾個(gè)講話稿合起來。
(6)“套會(huì)”形式。中指有些會(huì)議采取“會(huì)中會(huì)”的套會(huì)形式，可以在與會(huì)代表中劃出一部分人員，在某一時(shí)段召開專門會(huì)議。
(7)遠(yuǎn)程形式。是運(yùn)用電視、電話、廣播等傳輸手段舉行會(huì)議。這種形式突破了空間限制，節(jié)省時(shí)間和會(huì)議經(jīng)費(fèi)，擴(kuò)大會(huì)議的宣傳面。范圍較大和時(shí)間緊急的會(huì)議常采用這種形式。
3)參觀活動(dòng)相關(guān)問題
(1)情況介紹。先準(zhǔn)備好簡明生動(dòng)、印刷精美的宣傳小冊子。
(2)現(xiàn)場觀摩。參觀者參觀現(xiàn)場，如生產(chǎn)經(jīng)營設(shè)備和工藝流程、環(huán)境或營業(yè)大廳、員工的教育和培訓(xùn)設(shè)施、組織的科技開發(fā)(實(shí)驗(yàn))中心、服務(wù)、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。
(3)實(shí)物展覽。參觀組織的成果展覽室，陳列室可以陳列資料、模型、樣品等實(shí)物。此外，參觀活動(dòng)內(nèi)容的確定還要考慮到參觀者的需要和興趣。
(4)選擇參觀路線。參觀路線的選擇要求做到以下幾點(diǎn)。
①能引起參觀者的興趣。
②能保證參觀者的安全。
③對(duì)組織正常工作干擾小。
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