隨著《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》（2010-2020年）的正式頒布與實施，我國高校教育改革跨入新的里程碑。高校行政管理工作的優劣直接關系著新時期高校人才培養的質量。高校院系行政文秘既是辦公室行政工作的管理者，又是高校教育工作的基層人員。行政文秘對院系與學院、院系與教師、教師與學生、院系與社會之間的溝通，起著獨特而重要的作用，是維持高校正常工作的基本保障。
一、高校院系行政文秘的工作現狀
高校院系行政文秘是一個平凡的工作崗位，涉及教育學、管理學、語言學、社會學等多種學科。由此，院系行政文秘的工作現狀為事務繁雜，專業知識綜合性強，職業規劃不清晰，執行力不強。
1.工作繁雜，專業知識綜合性強
知識經濟時代，高校人才濟濟，只有具備全面、良好、合理的知識結構，才能勝任門類眾多、事務繁瑣的行政文秘工作。院系行政文秘隊伍中，包括文秘、計算機、數學、化學等各類專業畢業的人員。非科班出身的行政文秘缺乏普通語言學、檔案管理學、行政管理、心理學、教育管理學、公共關系學等綜合性理論知識。行政文秘必須熟悉學院規章制度、工作流程；掌握院系管理工作的基本理論和實務知識；拓展與工作緊密聯系的學科知識。理論聯系實際，從實踐中不斷積累經驗，逐步做好院系管理、協調等工作。
2.職業規劃不清晰，執行力不強
細致繁忙的行政工作，縮短了行政文秘參加教學和科研活動的時間。高校行政文秘對自己的職業前景充滿困惑，職業倦怠等消極情緒悠然而生。高校必須制定嚴格的信息素質培訓制度，針對全校行政文秘，策劃高水平的、系統的學習培訓項目，開放更廣闊的學術交流平臺，堅定院系行政文秘的信心，為高校教育和諧發展提供精神動力。
院系行政文秘在高校工作中起著舉足輕重的作用。怎樣成為一名合格的行政文秘工作？首先，要明確行政文秘的角色定位，熟悉行政文秘的工作職責。其次，強化職業素養是提高行政文秘工作效率的重要途徑。
二、院系行政文秘的角色定位及工作職責
院系行政文秘只有明確角色定位，增強角色意識，才能高效準確地履行工作職責。
1.行政事務的小管家
行政文秘輔助系領導做好院系各項工作，管人、管物、管錢，是名副其實的小管家。
（1）人事管理。協助院院系領導做好有關招聘教師的面試、試講等工作，并提供決策依據。負責本院系教職員工的考勤、考核、職稱申報工作。
（2）資產管理。根據教學、科研及其他工作的需要，填報維修、添置辦公用品的計劃，領取和發放辦公用品及備品，以保證正常教學的需要。負責保管院系公章，按學院制度監督公章的使用范圍。
（3）經費管理。擬定院系每學年的經費預算，負責記賬及報銷各項活動的費用。
（4）檔案管理。負責院系會議記錄、行政文件、各種教學文件、教學檔案及教學資料的收集、匯總、立卷和歸檔工作。
（5）其它事務管理。負責做好日常的行政事務工作，負責考務、學生成績、學生學籍管理、教材征訂等教學工作。做好各種信函、報紙、雜志、學術期刊的收轉傳閱工作。負責各屆畢業生的畢業資格審核，保正畢業證書的準確印發。
3.院系內、外交流的協調員
院系行政文秘工作服務對象廣泛，包括院系領導、教師、學生、校外來訪者。因此，行政文秘是高校院系內、外交流的形象窗口。
(1)協助院系領導做好院系內部與學院各職能部門的協調工作。
(2)負責接待本部門的外來辦事人員，對不宜領導接待的來訪，需委婉拒絕。負責接聽電話，禮貌回答校內外人員對院系日常事務工作的咨詢。
(3)負責學院各職能部門通知的傳遞工作，及時轉發到院系教職員工。正確理解上級部門的文件精神，貫徹執行上級領導和各職能部門布置的各項任務。
(4)行政文秘必須建立良好的人際關系，加強與教職員工的溝通，靈活處理學院、院系、教師之間的多種關系，確保院系工作的順利完成。
三、強化職業素養
1.良好的心態
院系行政文秘工作看似簡單，接踵而來的突發事件，使人壓力倍增。保持良好的心態，充分發揮自己的思維能力，從而巧妙地處理緊急問題。行政文秘應保持良好的心態，沉著、寬容、冷靜、客觀地分析問題。
2.加強業務技能
加強業務技能是提高院系行政文秘職業素養的關鍵。院系行政文秘需具備的業務技能包括：公文寫作能力、應變能力、組織管理能力、表達能力、操作能力。
(1)公文寫作能力
公文寫作要在“學”、“練”、“改”三個環節上狠下功夫。規范公文寫作的基本格式，掌握語法、邏輯、修辭三方面的知識。正所謂“讀萬卷書，行萬里路”。閱讀大量優秀范文、勤奮學習、修煉語言。公文寫作的語言要求莊重樸實，準確精練。熟悉各類公文結構、措辭，套用固定性用語。
(2)應變能力
即指在沒有思想準備的情況下靈活處理問題的能力。高校教師請假、離職等異動工作狀態，影響了教學工作的正常運行。如開學初期，某位教師偶然患重病，尚未確診，教師申請病假二周。行政文秘得知同時生病的消息，致電關心教師的身體健康情況，主動提出援助。教師病假期間，重新落實教學任務迫在眉睫，采取就近原則，優先考慮院系內部適合的教師代課，聯系學院內外適宜的教師安排兼課等事項。院系行政文秘與患病教師保持電話聯系，密切關注教師身體狀況。當獲知教師病情不穩定，要進行幾個月以上的長期治療后，立即致電慰問，可否前往探望。教學工作方面：行政文秘向學院人事處提交專任教師招聘需求報告，引進新教師。校內外兼課教師的合理安排，為聘任新教師贏取了充裕的時間。患病教師，身心疲憊，無微不至的關懷，為教師戰勝病魔增添一份力量。良好的應變能力，勤于思考、善于發現、勤于總結，具備較高的警惕性，做到忙中有序，不斷提升處理突發事件和緊急事件的能力，確保正常教學秩序和良好的教學質量。
(3)組織管理能力
組織管理能力指行政文秘統籌策劃并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善斷能力。“條條道路通羅馬”，什么是最佳的辦法？在管理工作中，行政文秘要講究處事策略，判斷出最佳方法，合理分配工作任務，并堅持果斷地實行，成為智慧型的組織管理者。高等學校行政管理工作，任務繁重，各部門、各崗位的行政管理干部只有充分發揮自己的主觀能動作用，人人能起到獨擋一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以達到提高整個學校行政管理質量的目的。
(4)表達能力
表達能力主要包括文字表達能力和語言表達能力。無論是信息、宣傳、調研等工作，還是處理公文，都離不開文字表達。行政文秘要多思考、多練習、多交流，日積月累，潛移默化，做到思維敏捷、下筆如神，寫出的文章觀點鮮明，層次清晰，向上能如實反映事情的真相，向下能準確表達領導的意圖。語言表達能力也是行政文秘一項非常重要的基本能力，無論是傳達上級文件精神，還是協調工作，都離不開較強的語言表達能力，院系內、外交流的逐漸增加，直接以語言表達作為處理公務活動的手段變得極其重要，提高語言表達能力，還包括普通話水平、英語口語水平以及言語措詞等。
(5)操作能力
操作能力指計算機的操作能力和辦公室設備的使用能力。網絡技術的飛速發展，計算機應用的普及，各大高校正立志于實現辦公的自動化、現代化、信息化。熟練計算機辦公自動化軟件的操作能力，掌握掃描儀、打印機、數碼照相機、傳真機等辦公設備的使用，推動文件、宣傳簡訊的發布速度，節省紙質資源。
四、改善工作方法，完善自身素質，提高工作效率
高校院系行政文秘工作繁雜，專業知識綜合性強，因而行政文秘必須改善工作方法，多謀善斷。縱橫結合建檔工作法、自我培養和完善高校培訓制度等手段，對行政文秘提高工作效率具有重要的作用。
1.縱橫結合建檔工作法
從縱向和橫向分別建立檔案，縱橫交錯貫穿于整個高校教育工作。為宏觀的教學決策、微觀的教學管理及教學科研服務，為創新教學方法，深化教學研究，提高教學質量作出貢獻。如高校師資業績檔案。橫向檔案：按教師類型建立檔案。高校教師分四類：專任教師、校內兼課教師、校外兼課教師、校外兼職教師。縱向檔案：以教師個體為單位，建立業績檔案。每位教師業績檔案主要有基本資料（身份證、學歷學位證、高校教師資格證、職稱證、職業資格證等），教學信息（教學任務書、每學期教學情況登記表和工作總結等），教科研成果（論文、教材、教科研項目、榮譽證書、繼續教育等）。縱橫結合建立檔案為院系領導優化師資隊伍結構提供可靠的信息基礎，加強師資隊伍管理工作的科學化、系統化。
2.自我培養
作為一名優秀的高校系部行政文秘，不僅僅依賴于外界的培育，關鍵在于自身建設。行政文秘從我做起，有意識地控制自己，主動利用校園環境優勢，堅持不懈地完成目標。與企業單位相比，高校擁有資源豐富、時間寬裕、學習氣氛濃郁等優勢，有助于行政文秘的自我培養。工作期間，行政文秘踴躍參加學院舉辦的各類專題培訓活動，如公文寫作、行政管理、心理健康、高校教育改革等講座；瀏覽圖書館的紙質圖書和電子書籍，補充薄弱環節的理論知識。寒暑假期，行政文秘積極參加各式各樣的學歷進修，加強自身的文化知識修養。
3.完善培訓制度
高校必須制定嚴格的職業素質培訓制度，有計劃地開展行政文秘崗前培訓工作，強化行政文秘職業素質培訓的力度。行政文秘崗前培訓包括行政管理學、普通語言學、高等教育學和心理學等相關業務知識的培訓。高校鼓勵行政文秘通過在職或派遣脫產進修碩士、博士等方式提高文化素質；激勵行政文秘發表學術論文，參與學院內外教研科研項目，參加專題學術交流會議，組織行政文秘外出調研、考察，吸取各大高校先進的優秀的管理經驗。隨著信息技術的發展，高校應不斷更新教育培訓內容，與時俱進，促進行政文秘隊伍蓬勃發展。高校還可以建立全校行政文秘的信息交流平臺，共同探討工作中的難題和對策。
五、結束語
綜上所述，高校院系行政文秘是一項極具挑戰性的工作，既要求綜合性的專業知識，又要求全方位的職業技能。高校院系行政文秘必須明確角色定位和工作職責，強化職業素養，改善工作方法，提高自身素質和能力，促進行政文秘隊伍走向現代化、職業化，為高校教育事業貢獻力量。
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