一、 前言
文秘人員是一種社會從屬性、服務(wù)性職業(yè)。秘書是領(lǐng)導同外界接觸交往的重要渠道,除了領(lǐng)導人本人直接收集的信息而外,一個單位的文件、電話、傳真、報表等信息,都是先由秘書收發(fā)登記處理的。所以文書工作、信息工作、接待工作等成為秘書職業(yè)的經(jīng)常性基礎(chǔ)工作。在一定情況下,秘書還可能被授權(quán)代表領(lǐng)導人處理某些事務(wù),秘書部門的負責人或個別秘書常常起著領(lǐng)導的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用。領(lǐng)導工作的全面性,決定了輔助、服務(wù)于領(lǐng)導人工作的秘書職業(yè),也就必然帶有強烈的全面性,它不同于任何專門職能部門,不會長期拘限于某項專門性的業(yè)務(wù)工作, 但秘書必須全面綜合各種信息,是領(lǐng)導的全方位助手。因此,任何部門或任何部門領(lǐng)導如果缺少秘書職業(yè)或者秘書工作的支撐,領(lǐng)導人將很難準確掌握信息,密切聯(lián)系群眾,進而很難進行科學有效的領(lǐng)導。
隨著信息社會、網(wǎng)絡(luò)社會的高速發(fā)展,社會的分工愈加細化,各領(lǐng)域、各行業(yè)的管理工作中的決策活動和輔助性活動相分離,為領(lǐng)導決策及實施提供服務(wù)的文秘人員,在各個工作領(lǐng)域中就起到十分重要的作用。社會究竟需要什么樣的文秘人才?文秘人才又應(yīng)具備哪些素質(zhì)、職業(yè)能力?由于高校的不斷擴招大學生已經(jīng)不是以前的搶手貨,而是隨處可見的待業(yè)人員。對于文秘專業(yè)的學生而言就業(yè)壓力是不言可喻的,因為很多其他專業(yè)的女學生未必都是從事與專業(yè)對口的行業(yè)相反的是從事文秘方面的文職類工作,若再加上一些其他或有或無的狀況時時出現(xiàn),這對文秘專業(yè)的學生的沖擊力加大成了一種必然,因此對于文秘專業(yè)社會需求情況調(diào)查顯得非常有必要。
二、研究方法
研究所采用的方法:主要通過面談與調(diào)查調(diào)查的方式對文秘專業(yè)的市場需求進行了調(diào)查,較為全面地了解社會對文秘專業(yè)人才的需求情況,用人單位對文秘人員的技能要求,以及文秘從業(yè)人員的薪金情況和文秘人員的職業(yè)生涯發(fā)展狀況。
三、研究結(jié)果及分析
文秘類工作的社會需求在不斷的增長,我們不能過分擔心供大于求,只要做好本職工作,及時了解市場信息并做到有永不懈怠的“進取心”、寵辱不驚的“平常心”、謹小慎微的“細致心”,切實提升自己。前途是光明的,道路是曲折的。
1、社會對文秘專業(yè)人才的需求情況
國家機關(guān)、事業(yè)單位、全民所有制單位的文秘人員需求量在逐步遞減,而外資企業(yè)、民辦企業(yè)的文秘人員需求量在逐步遞增。大型單位分工較細,文秘人員的需求量大,多以行政秘書工作為主,有專職文員、專職檔案員、人事文員等,職責比較單一中小型單位的文秘人員需求量小,一般出任文秘人員實際上是一種“綜合秘書”,也稱為“辦公室文員”,身兼多職,通過與從事此行業(yè)的人訪談所知,通常要照顧到最基本的日常工作,即收發(fā)文件、接待來訪客人、人員考勤等方面。需要提到的一點是由于國際貿(mào)易的日益發(fā)展,不難發(fā)現(xiàn)外企也需要用到文秘人員,但對于英語更加偏重,至少也要能用日常英語與人溝通即有CET—4以上的英語能力,職位多以外貿(mào)跟單為主。雖然中小型單位對文秘人員需求量,但中小型單位的數(shù)量呈增長趨勢,所以中小型單位的綜合文秘人員的需求量總的來說是增長的。而且在經(jīng)濟、法律、醫(yī)務(wù)方面也需要增加文秘人員來協(xié)助管理工作。現(xiàn)階段主要是以“綜合秘書”(辦公室文員)以及總裁助理為崗位群體。“辦公室文員”隊伍迅速壯大,“商務(wù)秘書”逐漸增多,同時,每個職業(yè)崗位群所對應(yīng)的職業(yè)崗位變化也很大,不斷有新興的崗位誕生。由此可見,秘書的社會需求是相當大的。
2、用人單位對文秘人員的技能要求
用人單位認為好的秘書人員必須要有好的職業(yè)道德與素質(zhì)中,包括隨機應(yīng)變,任勞任怨,服從領(lǐng)導,當好參謀,善于合作,嚴于律己,實事求是,勇于創(chuàng)新,甘于奉獻,恪守信用,嚴守機密,遵紀守法,廉潔奉公。由此可見,大部分企事業(yè)單位最為看重的是秘書本人的靈活程度與努力程度。而認為文秘專業(yè)應(yīng)拓展的知識與能力如下:公文寫作能力,辦公自動化設(shè)備操作能力,人際商務(wù)溝通技巧,人力資源管理,演講與口才,電子文件管理,書法。根據(jù)不同行業(yè)的要求要懂得本行業(yè)的專業(yè)知識背景、辦公室事務(wù)管理知識、應(yīng)變能力、商務(wù)知識、法律知識。由此看出,現(xiàn)在社會上對文秘的人際溝通協(xié)調(diào)能力,口頭、筆頭的表達能力都有了很高的要求。
除此之外,各單位還希望文秘具備業(yè)務(wù)背景,如生產(chǎn)部秘書職位要求化工或理工科背景;涉外秘書職位要求至少要有英語四級級證書級口語良好能進行基本的交流;公關(guān)部門秘書職位要求具備公共關(guān)系管理的基礎(chǔ)知識和一定的實踐經(jīng)驗等。不難發(fā)現(xiàn)具備以上相關(guān)崗位條件的會優(yōu)先錄用。在新形勢下,文秘人員的關(guān)鍵能力應(yīng)更全面,從業(yè)能力應(yīng)更細致,關(guān)鍵能力和從業(yè)能力所共同表現(xiàn)出的綜合職業(yè)能力應(yīng)更強。
3、企業(yè)認為文秘專業(yè)需開設(shè)的課程
1、職業(yè)道德;2、秘書禮儀;3、辦公室日常事務(wù)處理;4、文書擬寫與制作;5、辦公軟件的使用;6、辦公設(shè)備的使用與維護;7、會議服務(wù);8、文檔管理;9、接待與差旅服務(wù); 10、信息管理與調(diào)研。
4、文秘從業(yè)人員的薪金情況
通過調(diào)研,文秘人員的月薪情況如下:月薪在500—1000元以下文秘占32.1%.1000—3000的文秘占45.2%;3000—5000元的文秘占9.3%。5000—8000元的文秘占6.3%;80 00—10000元的文秘占2.8%。10000元以上的文秘占2.2%。70%以上的文秘人員月薪在3000以內(nèi),大部分文秘人員對薪金現(xiàn)狀表示比較滿意,有的文秘人員甚至還打算向高層次拼博,成為高級秘書,獲取更高的薪金。
5、 文秘人員的職業(yè)發(fā)展前景
通過調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)從事秘書工作年限的,3個月以下的占14.5%,1年以下的占18.6%,1—3年占40.3%,3—5年的占14.1%,5—10年的占6.7%,10年以上的占5.8%。隨著企事業(yè)單位用人機制改革的深化,從業(yè)文秘人員在一個單位的一個崗位上干一輩子的可能性越來越小,升遷或轉(zhuǎn)職機會多,一般在3—5年后會得到晉級的機會。
行政主管是文秘人員未來的主要職業(yè)發(fā)展方向。文秘人員因工作接觸到單位業(yè)務(wù)的各個方面,在職業(yè)轉(zhuǎn)換,特別是單位內(nèi)部換崗晉升具有很好的優(yōu)勢,換崗晉升的可能依次是行政主管、經(jīng)理助理、人力資源經(jīng)理、部門經(jīng)理、秘書(初級、中級、高級)、市場部主管、公關(guān)部主管、財務(wù)管理人員。
不要覺得做文秘人員很困惑,發(fā)展空間狹小,只要努力學習充電或深造,具有較強的工作能力,自然會得到晉升的機會。所以高職高專院校的文秘專業(yè)畢業(yè)生應(yīng)該不僅具有勝任工作的能力,而且應(yīng)該具有不斷更新知識和技能的能力。社會需要的是復合型人才,秘書職業(yè)所需要的是通才+管理人才十創(chuàng)新意識。秘書是一個富于挑戰(zhàn)的職業(yè),必須努力攀爬,才能到達目標。作為文秘人員,要想在人群中脫穎而出,出類拔萃,就必須放棄保守被動的心理,而應(yīng)積極進取,迎接一切挑戰(zhàn)。
6、工作內(nèi)容多數(shù)為瑣碎的事務(wù)性工作
繁、雜、忙、累四個字就是對文秘人員工作特點的最適當形容。
此次調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)文秘人員的工作是辛苦的,每天都是些平凡、瑣碎、細微的事務(wù)性工作,不止是打印文件,整理資料。將近20%的文秘人員成為管理助手,從事文字檔案管理、行政后勤管理、協(xié)助經(jīng)營管理、組織協(xié)調(diào)公司會務(wù)、公關(guān)與政府關(guān)系和公務(wù)差旅等。許多臨時性工作隨經(jīng)理主管們的日程安排變化而變化,經(jīng)常加班沒有規(guī)律,需要不斷熟悉掌握公司各部門業(yè)務(wù),收集、處理各種信息。還要在復雜而且繁瑣,看似一些枯燥乏味、雞毛蒜皮的小寡情之間,處理協(xié)調(diào)上下級和各部門關(guān)系,做到萬無一失。在很多情況下,文秘的工作是事無巨細的。
四、研究討論
1、學生存在的問題
通過大量的企業(yè)調(diào)研,并對比企業(yè)標準,我們的畢業(yè)生還存在學習能力不強、責任心不強、團隊協(xié)作能力差等問題。但是從用人單位考慮,企業(yè)在考慮人才成本、人才的穩(wěn)定性、實踐動手能力強等方面,還是很愿意接受職業(yè)學校的學生的。另外,也希望職業(yè)學校的畢業(yè)生要樹立終身學習的理念。在走訪過幾家企業(yè)中,沒有一個企業(yè)不重視員工的自學(學習能力的),不具備良好的學習能力,養(yǎng)成良好的學習習慣,很難在該領(lǐng)域有較大發(fā)展。
另外,中等職業(yè)學校畢業(yè)生還普遍存在專業(yè)技能不足、基礎(chǔ)知識薄弱,使后續(xù)發(fā)展空間受限,就業(yè)期望值過高等問題,所以正確認識自己的位置,具有良好的心理狀態(tài),先就業(yè),再擇業(yè),在工作中不斷的學習,積累經(jīng)驗,是職業(yè)學校學生的最佳選擇。
另外,企業(yè)在選擇人才時也特別重視應(yīng)聘人員的思想品質(zhì)及職業(yè)道德。
2、解決方法及建議
(1)、努力加強自身的培養(yǎng),加強專業(yè)認識。很多同學對于自己所處的文秘專業(yè)認識模糊不清,專業(yè)認識不清必然導致學習興趣不濃,缺乏動力。因此,要加強專業(yè)介紹,如:專業(yè)特點、市場需求、素質(zhì)要求、就業(yè)前景等。
(2)、向通才發(fā)展。凡事預則立,不預則廢。要眼光長遠樹立自己的目標,明確自己的成才目標,給自己一個機會去轉(zhuǎn)變:從一個無才——專才——通才。時刻留意崗位的要求,并盡可能的將用人單位的要求轉(zhuǎn)變成為求職者自身具備的能力,增強就業(yè)能力
(3)、從基層做起,敢于接受挑戰(zhàn)。萬事起頭難。文秘一職分工廣泛,分有多種職位,其中最常見的便是辦公室文員、助理。
(4)、面對相關(guān)證書的重要程度提升要努力考取.既然現(xiàn)在用人單位對“國家秘書資格證”、“英語四級證”等證書的認可,為增加自身的競爭力應(yīng)該盡全力去考,在備考的過程中其實是在提升著自己的能力。
(5)、秘書人員應(yīng)具備的能力、知識、技能應(yīng)有意識培養(yǎng)
公文寫作能力、辦公自動化設(shè)備操作能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、合作能力都是秘書人員需要具備的能力,如果現(xiàn)處學校各高校應(yīng)該不同程度的增加課程的數(shù)量給學生提供訓練的平臺,若處于在職我秘書人員則應(yīng)在日程的事物中多加注意與培養(yǎng)。
五、結(jié)束語
文秘人員社會需求量很大,大多數(shù)文秘人員在從事文秘工作3一5年后會轉(zhuǎn)換崗位或得到晉升,但并不表示文秘是吃青春飯的職業(yè)。雖然在中、初級文秘人員中女性占絕大多數(shù),但也不表示文秘是“花瓶職業(yè)”。做到五六十歲退休的女秘書大有人在,比爾蓋茨的秘書就是一位很老練成熟的秘書,可以把比爾蓋茨的日程安排設(shè)計到分和秒。在西方國家很多年長資深的秘書他們會更加受青睞,因為她/他們的自身的素質(zhì),以及對企業(yè)文化的認同度都造成了她/他們在職業(yè)生涯中的游刃有余。這也是高級秘書和初級文員的區(qū)別,也是文秘職業(yè)縱向發(fā)展的方向。 文秘人員在日常工作中接觸到人事、財務(wù)、專業(yè)業(yè)務(wù)的機會比較廣泛,對各方面技能要求很高,只有具備較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調(diào)合作能力和邏輯思維與分析能力,富有經(jīng)驗的文秘人員才是在我們社會急需的復合性人才。社會對文秘人員的需求情況決定了文秘職業(yè)是一個充滿活力和挑戰(zhàn)性的職業(yè),也是一個具有廣闊發(fā)展前景的職業(yè)
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