《解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》(以下簡稱《條例》)規(guī)定軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文有十二個(gè)文種,每一個(gè)文種都承載著軍隊(duì)機(jī)關(guān)工作的特定事務(wù),在日常工作中公文寫作的好壞直接影響到軍隊(duì)機(jī)關(guān)的工作效率。公文的寫作從標(biāo)題開始,明確、標(biāo)準(zhǔn)的公文標(biāo)題是寫好軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文的第一步,因而標(biāo)題的規(guī)范化問題是公文寫作中值得重視的問題。《條例》第二章第十條第五款規(guī)定:“標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括公文內(nèi)容,根據(jù)需要標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文種類。”2006年1月1日開始執(zhí)行的《軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文格式》中要求“標(biāo)題用二號小標(biāo)宋體字標(biāo)識,位于紅色反線下空一行,分一行或者多行居中排列;回行時(shí),做到詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。”
上述標(biāo)準(zhǔn)是現(xiàn)行軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文處理的法規(guī)性文件對于標(biāo)題擬制提出的基本要求。考察現(xiàn)行軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文寫作實(shí)踐案例,目前軍隊(duì)公文標(biāo)題還存在著一些失范的形式,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
一是存在繁簡不合理的情況。一般在基層部隊(duì)的公文標(biāo)題中我們常見一些正文短而標(biāo)題長的公文,特別是一些剛從事公文寫作的同志處理公文標(biāo)題容易出現(xiàn)這種現(xiàn)象。究其原因是過于重視在標(biāo)題中完整表現(xiàn)正文意思,而忽略了公文標(biāo)題要高度概括的基本要求,出現(xiàn)了標(biāo)題繁長、頭重腳輕的現(xiàn)象。與之相反,還有一種情況就是正文長而標(biāo)題過簡。這在通知、通報(bào)、請示這三類文種中表現(xiàn)得最為突出,它們通常正文較長,但標(biāo)題則僅以“文種”出現(xiàn)。這樣既不便于閱讀,也導(dǎo)致公文寫作明顯失范,影響到公文的使用效力和嚴(yán)肅性。
二是存在文號入題的情況。在軍隊(duì)機(jī)關(guān)工作中,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)來文的情況比較常見,我們一般采用轉(zhuǎn)發(fā)性通知來處理這類事務(wù)。在這類公文的標(biāo)題寫作中,經(jīng)常會(huì)見到被轉(zhuǎn)文件的發(fā)文字號出現(xiàn)在標(biāo)題當(dāng)中的情況,比如:《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)總隊(duì)〔2010〕58號<××事故通報(bào)>的通知》,其基本形態(tài)可以總結(jié)為:關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)(批轉(zhuǎn))+原發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+被轉(zhuǎn)件發(fā)文字號+被轉(zhuǎn)件標(biāo)題+文種。這種標(biāo)題處理方式是不規(guī)范的。轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題與一般性標(biāo)題一樣只需要完整概括正文基本內(nèi)容即可,這類公文正文的主要文意是轉(zhuǎn)發(fā)文件并提出相關(guān)要求,因此在標(biāo)題中標(biāo)明事由(即轉(zhuǎn)發(fā)文件)和文種。上述標(biāo)題的規(guī)范形式應(yīng)當(dāng)是:《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)總隊(duì)<××事故通報(bào)>的通知》。這種情況也會(huì)出現(xiàn)在批復(fù)中。如:《關(guān)于對×公消〔2010〕79號文件的批復(fù)》,這類標(biāo)題除了讓受文者了解這是一篇批復(fù)之外沒有起到任何概括文章正文內(nèi)容的作用,這樣無論在公文流通還是歸檔整理過程中都會(huì)造成一定的不便。規(guī)范的寫法應(yīng)當(dāng)是:《關(guān)于勤務(wù)部署調(diào)整的批復(fù)》,或?qū)⒃瓉砟芨爬ㄊ掠傻恼埵緲?biāo)題(而不是文件發(fā)文字號)納入批復(fù)標(biāo)題中,如:《復(fù)<調(diào)整中隊(duì)執(zhí)行生產(chǎn)任務(wù)的請示>》,這兩種寫法都較好概括了文意,是規(guī)范的寫法。
三是文種標(biāo)注混亂的情況。常見的失范問題集中在請示與報(bào)告的混標(biāo)和“雙請示”“雙通知”的誤標(biāo)這樣三個(gè)方面。首先,請示和報(bào)告是十二個(gè)機(jī)關(guān)公文文種中的兩個(gè)上行文,雖然行文方向一致,但使用情況大有不同。報(bào)告是陳述性公文,屬于備案性質(zhì),不需要批復(fù),一般是事后行文;而請示是請求性公文,以請求答復(fù)為主要行文目的,作用在于“請求指示”,請示必須事前行文,并要求上級必須回復(fù)。因此,報(bào)告與請示不能混合使用。一些單位行文時(shí)常寫成《關(guān)于××的請示報(bào)告》,這種做法是不正確的。第二,在請示的標(biāo)題中,容易出現(xiàn)“雙請”的不規(guī)范寫法,如:《關(guān)于請求修復(fù)執(zhí)勤現(xiàn)場用復(fù)印機(jī)的請示》《關(guān)于請示組建×××邊防工作站的請示》等,其中期請性的動(dòng)詞重復(fù)出現(xiàn),造成語義重疊繁復(fù),是不規(guī)范的寫法。同樣的問題也常出現(xiàn)在通知中,如:《××總隊(duì)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)公安部關(guān)于加強(qiáng)×××工作通知的通知》,正確的寫法應(yīng)當(dāng)是:《××總隊(duì)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)公安部關(guān)于加強(qiáng)×××工作的通知》。
以上標(biāo)題寫作的失范問題會(huì)導(dǎo)致受文者獲取正文信息時(shí)出現(xiàn)偏差甚至障礙,勢必造成辦文耗時(shí)耗力,影響了機(jī)關(guān)工作的效率。遵照公文寫作的基本規(guī)律,本著公文寫作效率最大化地服務(wù)于機(jī)關(guān)工作的目的,我們將標(biāo)題寫作的基本范式歸納為以下幾點(diǎn):
一是簡明準(zhǔn)確原則。標(biāo)題應(yīng)當(dāng)用簡單精煉的詞匯高度概括正文內(nèi)容; 標(biāo)題的文字表述要準(zhǔn)確傳遞正文的基本信息。
規(guī)范恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題首先應(yīng)當(dāng)做到從實(shí)用的角度出發(fā),簡單明了、便于閱讀。從構(gòu)成軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文標(biāo)題的三要素,即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種的這三個(gè)要素來看,標(biāo)題要簡明主要體現(xiàn)在對事由的歸納概括中。事由提煉如何做到簡明?這就要求公文草擬人員首先將撰文意圖、公文制發(fā)的目的及公文的主要精神、措施、辦法等這些基本信息把握清楚,然后才能在明確領(lǐng)會(huì)公文旨意的基礎(chǔ)上在標(biāo)題擬制階段流暢表達(dá)文意,高度概括公文內(nèi)容,寫出顯旨明意的好標(biāo)題。
在簡練概括的同時(shí),標(biāo)題寫作還要做到準(zhǔn)確無偏差。準(zhǔn)確傳達(dá)正文信息是標(biāo)題的根本目的,不能為了簡練而忽視標(biāo)題旨意與正文主題的嚴(yán)密關(guān)聯(lián)。“公文的主題是公文作者通過文本內(nèi)容所表達(dá)的行文目的、意圖,它回答公文要干什么的問題。”標(biāo)題顯旨是法定公文表現(xiàn)正文旨意的基本形態(tài),所以在簡明概括文章意思的基礎(chǔ)上,公文擬制者要檢查標(biāo)題是否準(zhǔn)確概括文章主旨,而在某些功能容易混淆的文種標(biāo)題中一定標(biāo)全文種,從而避免標(biāo)題中的模糊性表述。
二是范式合理原則。公文標(biāo)題的一般范式是“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三要素齊備的形式,而在實(shí)際運(yùn)用中,可以依據(jù)公文特點(diǎn)對這三要素進(jìn)行個(gè)別省略或倒裝的處理方法,依據(jù)文意合理選用規(guī)范的標(biāo)題形式。
首先要根據(jù)正文的長短選用標(biāo)題。對于在內(nèi)容復(fù)雜、正文較長的公文標(biāo)題上應(yīng)明示公文的主要內(nèi)容(事由),以便為受文者提供閱讀方便,迅速接受公文信息,這種情況選用三要素齊備的“完全式”。而內(nèi)容簡單、篇幅簡短的公文,則可以選用“省略事由式”和“文種式”,既簡單明了,又與正文匹配。
其次要根據(jù)公文內(nèi)容或事項(xiàng)的重要性選用標(biāo)題。部隊(duì)公文中有的文種可以用來張貼、宣傳,如用于獎(jiǎng)懲的通報(bào)、通令及用于授予榮譽(yù)稱號的命令等公文文種。這類公文的內(nèi)容一般會(huì)在會(huì)上宣讀或者在宣傳欄張貼,用以教育部隊(duì)、激勵(lì)先進(jìn)、懲前毖后。對于這類公文文種,標(biāo)題可以選用省略發(fā)文機(jī)關(guān)或文種,以突出表現(xiàn)正文的主題思想和獎(jiǎng)懲內(nèi)容。如:《通報(bào)批評××××》的通報(bào)、《給××系學(xué)員×××記三等功》的通令等,前者省略了發(fā)文機(jī)關(guān)、文種前置,后者同時(shí)省略了發(fā)文機(jī)關(guān)和文種兩個(gè)要素,都凸顯了公文內(nèi)容中的獎(jiǎng)懲色彩,是恰當(dāng)規(guī)范的處理方式。
三是用語規(guī)范原則。軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文的行文具有嚴(yán)格的規(guī)范性,這不僅體現(xiàn)在正文的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容有著規(guī)范的體式,也同樣體現(xiàn)在標(biāo)題、署名、成文日期等這些公文組成項(xiàng)目當(dāng)中。就標(biāo)題而言,公文標(biāo)題是公文表意的第一步,也是受文者把握文意的第一步。標(biāo)題用語的規(guī)范直接關(guān)系到公文形態(tài)的嚴(yán)肅性和公文在流通辦理中的效力,因此必須使用嚴(yán)肅、莊重的語言。具體而言,就是公文標(biāo)題用語應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的事務(wù)語體,杜絕出現(xiàn)口語化表述,這是公文標(biāo)題用語規(guī)范的基本要求。
同時(shí)還需注意標(biāo)題在擬制過程中不能出現(xiàn)為了追求簡練而造詞,或?yàn)樽非箅p句對仗體式而用語生澀,甚至產(chǎn)生語法錯(cuò)誤的問題。在事由部分,盡量使用“關(guān)于”的介詞短語形式規(guī)范表述。規(guī)范的標(biāo)題用語可以使題目一目了然、簡單明確,便于辦文者在標(biāo)題中捕捉文意、把握信息。
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