會議的成敗，場地的選擇相當重要，應如何選擇適當的會議場地，以下6個基本步驟都需考慮進去：
1．確定會議目的。
2．確定會議形態。
3．決定實質上的需求。
4．考慮與會者的期望。
5．選擇何種會議地點與設備。
6．評估選擇的正確性。
針對這6個步驟，茲將有關內容說明如下。
確定會議目的
大部分會議的目的是教育、學術交流、商業討論、專業提高或社交聯誼等多重目的；少數活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術交流、商業及休閑活動。而一般企業界會議的特色是激勵性的研討會結合休閑活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清楚。
選擇會議場地的工作清單(checklist)
先列好工作清單，知道你在選擇場地時需要注意哪些事項，如此更能幫助你正確選擇適當的開會場地。
地區
1．費用(成本)與便利性。
2．是否鄰近機場。
3．轎車或出租車是否足夠。
4．充足的停車空間。
5．如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況。
環境
1．當地有何觀光點。
2．購物。
3．休閑活動。
4．天候狀況。
5．環境是否良好。
6．餐廳。
7．當地治安是否良好。
8．社區經濟狀況。
9．當地給予外界的評價、過去會議舉行情況。
10．當地會議局或觀光旅游局支持與服務情況。
11．會議周邊供應廠商的經驗、設備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與安全方面。
設備
1．警衛人員與服務人員是否友好、做事效率如何。
2．大廳(lobby)是否整潔，吸引人。
3．報到處是否容易找到：
(1)是否有足夠房間供工作人員使用。
(2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時段。
(3)接待處的人力是否足夠。
4．當人數眾多時是否有足夠的電梯設備。
5．詢問處是否全天候有人值班。
6．立即回復有關電話詢問，盡速轉送留言。
7．對客人的服務：
(1)藥局。
(2)禮品店。
(3)柜臺服務。
(4)保險箱。
8．舒適、整潔的飯店住房：
(1)家具是否完好。
(2)現代化沖浴設備。
(3)充足光線。
(4)足夠的衣櫥空間與衣架。
(5)煙霧警示器。
(6)火災逃生資料是否清楚。
(7)冰箱和小酒吧。
(8)走道是否整潔，包括清潔人員是否盡速清理通道、煙灰。
(9)是否在每層樓有冰塊和飲料。
(10)電梯服務。
(11)標準房與豪華房的大小。
(12)是否有特別樓層提供特殊服務。
(13)豪華套房的數量與形式，客廳、臥室尺寸和睡床類型的簡介。
(14)訂房的程序和方法。
(15)房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景。
(16)每一種類別的房間數。
(17)有多少房間數可以使用，如果需要，對早來晚走的與會者如何處理。
(18)會議房價與一般房價如何。
(19)何時能提供確定的會議房價。
(20)是否需要保證數量與訂金。
(21)進房與退房的時間。
(22)什么時間取消已預訂的房間。
(23)付款方式。
(24)接受哪幾種信用卡。
(25)萬一取消訂房，退款方式為何。
會場空間(meeringspace)
1．會議室尺寸(面積)。
2．當會議室做不同座位安排時，其容量如何。
3．會議室隔音設備是否良好。
4．電源開關、冷暖氣控制是否單獨分開。
5．會議室的音響效果，是否有良好音響系統。
6．固定設備如黑板、銀幕和家具。
7．障礙物如圓柱。
8．視聽設備：
(1)視聽效果，是否后座的人可以看到銀幕。
(2)會議室天花板高度。
(3)是否有裝飾燈架。
(4)裝飾的鏡子是否會反光。
(5)是否有窗簾遮住窗戶光線。
(6)電源控制位置。
9．火災逃生口。
10．公共區域是否整潔。
11．相同性質的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行。
12．房間和公用電話是否很方便。
13．洗手間數量、位置，是否干凈。
14．衣帽問數量、位置。
15．其他服務：
(1)足夠空間放置家具和器材。
(2)良好光線。
(3)很容易讓與會者找到。
(4)足夠的電源插座。
(5)安全性。
16；設備：
(1)桌子：
①1．83米寬x2．44米長。
②一般教室桌寬38．1~45．7厘米。
(2)椅子：舒適并適合較長會議使用。
(3)舞臺：
①不同高度的舞臺。
②有地毯和鋪裙邊的舞臺。
(4)講臺：
①站立式講臺。
②有燈光的講臺。
(5)黑板和布告欄。
(6)指示架。
(7)廢紙簍與垃圾桶。
(8)照明燈與輔助燈設備。
(9)燈光控制盤。
(10)報到臺。
(11)麥克風。
餐飲服務(food＆beverageservice)
1．公共區：
(1)清潔與外觀。
(2)備菜區是否干凈。
(3)在最忙時段是否有足夠人力。
(4)工作人員態度。
(5)有效、快速的服務。
(6)各式菜單。
(7)價格范圍。
(8)預訂的方式(reservationpolicy)。
(9)是否可能增加食物放置區域(如走廊)作為早餐或簡單午餐的場地。
2．大型活動：
(1)費用(成本)。
(2)創意性。
(3)質量與服務。
(4)多樣菜單。
(5)稅和小費。
(6)在活動前要求漲價。
(7)特別服務。
(8)特制菜單。
(9)提供主題宴會(themeparty)的建議。
(10)獨特的茶點。
(11)素食和節食者的食物。
(12)餐桌布置。
(13)舞池。
(14)宴會桌的尺寸。
(15)8人座／10人座。
3．酒的規定：禁止服務時段。
4．現金交易酒吧規定：
(1)調酒師費用和最低計費小時。
(2)出納人員費用。
(3)點心價格。
(4)保證數量規定。
(5)何時需要提供保證數量。
(6)準備的份量超過保證，數量的最大極限。
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