一、秘書部門的基本功能
什么是功能，什么又是職能?這是常易被混為一談的問題。這里講的功能，是指事物(具體講是指系統(tǒng)、機構)主體所具有的能力和作用的總和，它是由這一事物(系統(tǒng)、機構)內(nèi)在的索質(zhì)及其結構組成所決定的。簡言之，功能是某一事物(系統(tǒng)、機構)所能發(fā)揮的效能與作用。例如政府的基本功能是保衛(wèi)國家與管理(建設)國家。或者說政府的行政功能主要有：保衛(wèi)功能、管理功能、服務功能等。當其一個組織機構建立、出現(xiàn)的時候，它的功能基本上也就確定了,一般是不以人們的主觀意愿隨意變化的。好比秘書部門通常不是行政執(zhí)行部門,如果領導人硬要把它當作行政執(zhí)行部門去使用，那就必須改變它的內(nèi)在組成狀況與改變它的內(nèi)部結構才行，而經(jīng)過這樣改造后的機構，實質(zhì)上成為行使政府職權的機構，已經(jīng)不再是原來意義上的秘書機構了。
職能與功能既有聯(lián)系，又有區(qū)別。職能通常指領導、上級根據(jù)其需要與某一機構的功能，而要求、交付給這一機構的職責任務。功能與職能都含有我們通常所說的“作用”的意思。但功能含有先天的客觀性，人們不能任意夸大某一種機構的功能，例如說秘書部門具有行政管理的功能,就不準確；職能則含有外在的領導賦予性，上級可以賦予下級某些職能，不過最多不能超過上級本身的職能權限，職能的概念比功能小，不能超越功能的范圍，比如要求秘書部門發(fā)揮保衛(wèi)祖國的職能，顯然也是不準確的。
(一)秘書部門的基本功能是“服務”與“輔助”
l.秘書部門的基本功能是“服務”，這是1985年以來歷屆全國秘書長座談會精神都指明了的。從歷史上也可以看出，自古領導人設置秘書部門，就是因為領導人的事務日繁、政務日重，必須要有一個或大或小的機構，—批或多或少的秘書為之服務，為之分擔一部分輔助性的、事務性的工作，才能進行其領導任務。黨中央多次強調(diào)的秘書部門“三服務”——為領導服務，為各部門服務，為人民群眾服務的根本指導思想，也是從秘書部門的功能出發(fā)，并反映了這一功能的。
人們通常說秘書職業(yè)是服務性職業(yè)，秘書部門是服務性部門，秘書是服務人員，就是從其功能的角度講的。
2.秘書部門的職業(yè)性功能是“輔助領導”的“輔助功能”。也就是通常所說的助手作用的意思。前面已講到的，秘書部門的基本功能是“服務”，這是不錯的。然而，服務—詞是一個廣泛社會化的詞語，使用范圍極其廣闊。可以說幾乎沒有什么行業(yè)與服務無關的。小平同志說“領導就是服務”。我們說教師為學生服務，醫(yī)生為病人服務，炊事員為吃飯的人服務，社會上所有的職業(yè)部是直接間接為他人服務，為人民服務的。但各行各業(yè)又都有其不同的、獨有的服務特點，教師通過教書育人為人民服務，醫(yī)生通過治病救人為人民服務，炊事員通過做好飯菜為人民服務。秘書部門則是通過做好領導的助手，輔助領導來體現(xiàn)為人民服務的。因此，也可以直接說，秘書部門的功能是輔助領導的“輔助”功能，秘書是對領導起一種助手作用的輔助性的服務人員，秘書部門應當發(fā)揮輔助領導進行領導工作的功能。由于助手作用仍然含義較廣，許多其他部門也是領導人的助手部門，其他許多工作人員也是領導人的助手，xx總書記在1990年全國秘書長座談會上，稱秘書部門為領導的“左右手”，這就較之籠統(tǒng)地談助手更明確了。領導的助手很多，而“左右手”部門則只此一家。
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