（一）及時(shí)
及時(shí)就是要求在公文處理活動(dòng)中，確立高度的時(shí)間觀念，珍惜時(shí)間，注重時(shí)效。公務(wù)活動(dòng)是具有時(shí)間要求的，公文作為公務(wù)活動(dòng)的工具必須抓住時(shí)機(jī)，維護(hù)其時(shí)效，使各項(xiàng)工作能迅速有效地處理，消滅公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理和管理中的各種“瓶頸”，用時(shí)間管理論等理論和方法去對(duì)公文處理過(guò)程實(shí)施組織和控制，使公文處理做到不壓、不拖、不扣、不失控、不滯留，把握好公文運(yùn)轉(zhuǎn)的方向和流量，明確公文處理的各類急緩時(shí)限要求，避免公文旅行和推諉扯皮，使公文處理及時(shí)、適時(shí)，輕重緩急能夠處理得當(dāng)。在公文處理活動(dòng)中維護(hù)了時(shí)效性，也就提高了組織時(shí)間的利用價(jià)值，從而體現(xiàn)了“時(shí)間就是金錢，效益就是生命”的現(xiàn)代管理思想。“及時(shí)”的要求既是由公文處理的內(nèi)在規(guī)律所決定的，也是客觀實(shí)踐所要求的。
（二）準(zhǔn)確
公文本身?yè)?dān)負(fù)著傳達(dá)貫徹黨和政府的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商治工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況等社會(huì)職能。它是傳情辦事的工具，具有憑據(jù)查考、傳遞信息。規(guī)范行為和統(tǒng)一思想等作用，如果自身不嚴(yán)密、不準(zhǔn)確，語(yǔ)生歧義，莫衷一是，就很難在明確地宣布政令方面發(fā)揮主渠道的作用。而在做為“有案可稽”的證據(jù)時(shí)就難以為憑，其在傳達(dá)信息時(shí)就缺乏可信性和價(jià)值，更無(wú)法去統(tǒng)一人們的思想，規(guī)范人們的行動(dòng)。準(zhǔn)確性還體現(xiàn)在收發(fā)文的處理和管理、歸檔等工作環(huán)節(jié)中，任何一環(huán)不準(zhǔn)確，都將影響到公文的效用，以及它的權(quán)威性和時(shí)效性。因此，準(zhǔn)確是公文處理工作的基本前提和起碼要求。沒(méi)有準(zhǔn)確就沒(méi)有及時(shí)、安全和高效。要做到準(zhǔn)確，就需遵循統(tǒng)一的公文處理制度，落實(shí)崗位責(zé)任制，責(zé)任到人，建立健全激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，提高實(shí)踐者的素質(zhì)。
（三）安全
公文既是從事公務(wù)活動(dòng)重要工具和手段，公文處理就“必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。所謂國(guó)家秘密，是指“關(guān)系到國(guó)家的安全和利益，依照國(guó)家法定程序確定的，在一定時(shí)間內(nèi)只限定于一定范圍人員知悉的事項(xiàng)。”（《保密法》）公文處理的保密工作是指在公文處理活動(dòng)中，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的保密規(guī)定，運(yùn)用各種制度和手段，確保公文處理活動(dòng)中涉及的國(guó)家秘密被限于一定時(shí)期和一定范圍內(nèi)的人員知悉，使之不失密、不泄密，不被竊密。要保證公文處理的安全，首先要按照法定程序正確確認(rèn)公文秘密范圍，準(zhǔn)確地、合理地劃定秘密的等級(jí)和保密期限，作出相應(yīng)的國(guó)家秘密標(biāo)志。其次，公文處理人員要管好自己的“眼”和“嘴”，自覺(jué)做到不該看的不看，不該問(wèn)的不問(wèn)，不該記錄的不記錄，不該說(shuō)的不說(shuō)。不經(jīng)批準(zhǔn)不隨便翻印、復(fù)印、摘錄、轉(zhuǎn)抄、私存、外借秘密文件。其三，在公文的傳遞、保管之中，工作人員需增強(qiáng)責(zé)任感，不隨便攜秘密文件外出或出人公共場(chǎng)所，認(rèn)真登記，妥善保管，嚴(yán)格按照文件傳閱的范圍和途徑傳遞文件。其四，采取技術(shù)防范、技術(shù)檢查手段，加強(qiáng)對(duì)制作和存貯秘密文件的設(shè)備的檢查。
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