秘書工作需要持續(xù)地集中注意力，因而要采取一些措施控制周圍的嗓音，改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據(jù)工作流程和文件周轉(zhuǎn)程序，對(duì)檔案柜和辦公臺(tái)子的位置作妥善安排。秘書的臺(tái)子上要把最為常用的設(shè)備如電話和日用品放在手頭近便的地方。辦公室的照明應(yīng)當(dāng)均勻地分布，避開強(qiáng)烈的陽(yáng)光和陰影，但是光度要足夠照亮整個(gè)臺(tái)子。
有95％以上的秘書都常為臺(tái)子上堆滿東西而苦惱，這里介紹一個(gè)保持臺(tái)子干凈整齊的有效辦法。
1、除了你手頭事情以外，把臺(tái)子上所有其它文件清理掉。手頭那件事應(yīng)當(dāng)是你目前先要解決的一件事。
2、所有其他文件都必須放在文件夾里或抽屜里，而且應(yīng)當(dāng)放在一個(gè)好找的地方。
3、其它文件 不要放下你正在進(jìn)行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。
4、一件工作轉(zhuǎn)手后，再調(diào)查一下你的工作安排次序，然后開始做下一件最為重要的事情。
5、早晨你上班前，當(dāng)天首先要做的那件事所需要的資料都 要放在臺(tái)子上。
6、經(jīng)常查看你的臺(tái)子，保持臺(tái)子整潔。有個(gè)調(diào)查報(bào)告說，一位經(jīng)理每天平均要花三個(gè)小時(shí)閱看和答復(fù)信件。
調(diào)查表明，大約有82%的經(jīng)理說，他們沒有時(shí)間去翻閱同他們專業(yè)有關(guān)的書報(bào)雜志，可是要跟上專業(yè)領(lǐng)域里的發(fā)展形勢(shì)，對(duì)于管理都來說，這不能算是一個(gè)次要的事情。
為了盡快閱讀這些資料，采取他派閱讀任務(wù)的辦法比較有效。這種做法的好處包括：
1、保證這些資料馬上在有關(guān)人員之間傳閱。
2、使你的同事及時(shí)知道最新發(fā)展的情況。
3、看過資料的人要圈出最重要的章節(jié)和注明它們?cè)趹?yīng)用上的可能性。
4、使你心中有個(gè)數(shù)，知道什么資料對(duì)你的同事們最重要。
5、你可以不再為閱讀資料而苦惱，因?yàn)殚喿x的責(zé)任已分派到你的同事們身上，最重要的資料可以保證有人看過。
桌面的整齊
隨便把文件 攤開在桌上就離開座位的秘書，以及看到客人來時(shí)慌慌張張把文件收起來的秘書，都不是謹(jǐn)慎的秘書。
一個(gè)謹(jǐn)慎的秘書應(yīng)當(dāng)做到：
1、要離開座位之前，應(yīng)把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屜之后才離開。辦公時(shí)，看到客人來找自己，要眾容自如的把文件收起來，不過想要做好以上這種干凈利落的動(dòng)作，平常就要養(yǎng)成桌上東西好好整理起來的習(xí)慣。平常桌上只放工作需要的文件即可，要長(zhǎng)時(shí)間離開座位或下班前，都要記得文件收到抽屜里。不要客人一來，只顧收文件而把其他的重要文件露了出來，做任何事都要沉著，不要慌亂。
2、必須能在一方面注意周圍的動(dòng)靜，一方面也能安心的辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對(duì)周圍的動(dòng)靜一點(diǎn)都不關(guān)心，則往往客人已經(jīng)站到自己面前，也還毫不察覺。
像這種等客人讓在自己面前，開口問“對(duì)不起，請(qǐng)問這里是不是總務(wù)科？”的時(shí)候，才知有客人來，慌亂中，“啪”的一聲把攤開的文件合起來，大家都會(huì)很不自然。所以一定要在客人還沒有來到自己桌前時(shí)就感覺到，而能鎮(zhèn)定地把文件先收起來。
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