初萌正在前臺接電話，忽然看見兩位客人直接往辦公區走。初萌趕快叫住她們。客人有些不耐煩地說：“我們昨天剛來過，是找銷售部的錢經理的，昨天有點事沒辦完。”
初萌說：“對不起，請你們稍等一下。我馬上通知錢經理。”電話接通后，錢經理說：“我不想見那兩個人，請你幫我擋一下。”
本案例中，對于錢經理暫時不想見的客人，秘書要想方設法加以擋駕。比如用以下一些方式應付：
“很抱歉，錢經理正在主持一個重要會議，您能否改日再來？”
“您是否可以留個條，由我轉交錢經理。”
秘書人員在接待工作中，常常會遇到以下幾種情況。對這幾種情況，秘書人員要本著不違背原則、不怠慢來訪者的宗旨，機智靈活地妥善處理。
（一）當客人要求面見主要領導時
一般的來訪者普遍有一種心態，認為只有主要領導才能解決他們的問題或滿足他們的要求，所以，不管大事小事，都要找主要領導。
當客人提出要求面見主要領導時，秘書人員要根據具體情況加以處理。
1、對于無理取鬧、糾纏不清，或態度惡劣、脾氣暴躁的來訪者，不宜領導接待，應堅決擋駕。
2．來訪者所反映的情況比較重要，但主要領導因需處理更重要的問題而分不開身，可暫緩安排面見。
3．秘書人員不能確定問題的性質和主要領導的態度，可先行擋駕，待請示后再作安排。
（二）當領導臨時因事外出時
領導因某件急事必須辦理而突然外出了，而他事先約好的客人則按約前來。在這種意外情況下，秘書人員應及時向來訪客人說明情況，請求諒解。如果客人愿意等一會兒，秘書人員應先陪客人談談，等候領導回來，而決不能讓客人獨自坐在會客室里等候。如果等了一段時間以后，領導還沒有回來，那么就應征求來訪者的意見，看他是否愿意再等一會兒，或者是否愿意先回去，等領導回來后，再與他聯系約會。如果領導在外出時對如何接待有約在先的客人有交待，那么就要照領導的意見辦理。
（三）當客人貿然來訪時
秘書人員遇到這種情況，首先，要弄清來客的身份，包括姓名、工作單位、職務等；其次，問清楚來訪意圖；再次，向領導匯報。在沒有匯報前，不能給予肯定的答復。因為領導有可能沒有時間，也有可能不愿意見這位客人。而經過聯系后，領導如沒有時間或不愿意見
來訪者，這時秘書人員就要靈活、機敏而又委婉地拒絕來訪者。
實例：有位推銷員來到某集團公司辦公室推銷其電子產品，要見總經理。公司李秘書遇到這種情況后，根據多年摸索和積累的接待經驗，首先，給推銷員熱情地倒上茶；其次，問清楚推銷員的姓名、工作單位、職務；再次，摸清推銷員的意圖。李秘書先以“我去看一下總經理是否在”加以搪塞。在總經理作出不愿意見來訪者的答復后，李秘書對推銷員說：
“實在對不起，總經理現在不在。”由于李秘書的靈活機敏，在接待過程中，沒有給推銷員留下一種缺乏誠意的印象，推銷員自己也沒有一種被攆走的感覺。
（四）、當來了不受歡迎的客人時
在接待工作中，有時會遇到一些不受歡迎的人，如為一點小事糾纏不休的人，多次跑來索取贊助的人，或提出一些無理要求的人等。對于這樣一些不受歡迎的來訪者，秘書人員也要以禮相待，顯示出自己的涵養和風度。首先要弄清來訪者的姓名、所在公司、有什么事情，了解了來訪者的意圖后，迅速請有關部門接待，并及時向領導請示、匯報。總之，以盡量使他們少干擾領導和自己的工作為宗旨，同時又要使他們感到沒有受到怠慢。
接待來訪中的意外情況是多種多樣的，秘書人員遇到這些情況時，既要堅持原則，又要機智靈活地妥善處理。對于客人的不合理要求，要學會委婉拒絕；對于干擾領導工作的客人，要巧妙擋駕；對于客人的糊涂想法，要耐心勸解。在接待中解決問題，才是高水平接待。
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