一、上司不在時的工作
上司的工作一般都很忙，經常因開會、外出、出差而不在公司。當上司不在公司的時候，秘書應注意以下問題：
1、如果上司是出差在外地，那每天應在事先約定好的時間聯絡。
2、如遇有緊急事件，應馬上與上司取得聯系，請求指示。
3、在處理上司交辦的工作時，嚴格按上司指示的范圍辦。
4、如果是替上司處理個人私事，就要替上司嚴格保密。
5、不要隨便將上司的出差地點告訴外人。
6、上司不在時，如果上司有些個人事情需要處理，應與上司的夫人商量。
7、未經上司許可不能在文件上蓋章簽字。
8、上司回來時將最緊急的文件和郵件放在“待閱文件夾的最上面。
二、上司不在時緊急情況的處理
在上司不在時也會有電話來找他。秘書接到找上司的電話，無論對方是什么事，你都要知道它的緊急程度。如果事情不急，就等上司回來再說或定時向上司匯報；如果是合同或協議急等上司簽字，應馬上與上司聯系，請上司直接打電話答復對方。如果是要確認上司是否參會時，秘書不能根據自己的判斷答復是否出席；遇到這種時間比較緊急的問題時，應這么答復對方：“我向上司請示以后再與您聯系。”之后掛掉電話，馬上與上司取得聯系，聽取上司的的指示，然后將上司的意思轉達給對方。
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