怎樣訓(xùn)練“出謀劃策，當(dāng)好助手”的職業(yè)秘書呢？我個(gè)人認(rèn)為，現(xiàn)代職業(yè)化秘書的訓(xùn)練必須著重訓(xùn)練兩個(gè)方面素質(zhì)，那就是職業(yè)秘書人員的“做人”和“做事”。秘書“做人”，指的是秘書人員的人品（職業(yè)道德）和人樣（職業(yè)形象）；秘書“做事”，指的是職業(yè)秘書人員必須具備的五種能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力和寫作能力，并且要能夠做到五力合一，形成合力。
第一，做人。是職業(yè)秘書從業(yè)的前提和基礎(chǔ)條件做人，強(qiáng)調(diào)兩個(gè)方面，分別是人品和人樣。
所謂人品，就是人的品質(zhì)和道德修養(yǎng)。俗話說，做事先學(xué)會做人，而在職場上所強(qiáng)調(diào)的“做人”的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是職業(yè)道德。秘書職業(yè)道德顯得尤其重要，秘書是公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公室人員，關(guān)鍵要要以公司為榮，為公司效力，要為公司盡力，就所謂秘書人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”。有了這個(gè)態(tài)度，就決定秘書在本職崗位上將會是兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨。享有國際聲譽(yù)的方法學(xué)家、思維學(xué)家吳甘霖先生在一次北大總裁班上作了一項(xiàng)調(diào)查，請公司老總說出自己所喜歡的員工和最不受歡迎的員標(biāo)準(zhǔn)是什么。結(jié)果五類員工列入最受歡迎的員工，分別是：第一類，自動自發(fā)的員工；第二類，找辦法提升業(yè)績的員工；第三類，從不抱怨的員工；第四類，執(zhí)行力很強(qiáng)的員工；第五類，能提建設(shè)性意見的員工。而最不受歡迎的員工也有5種，分別是：第一種，找借口的員工；第二種，損公肥私的員工；第三種，斤斤計(jì)較的員工；第四種，華而不實(shí)的員工；第五種，受不得委屈的員工。而最受歡迎的員工的標(biāo)準(zhǔn)，也恰在恰恰道出了現(xiàn)代企業(yè)公司所需要秘書人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”的職業(yè)道德。
所謂人樣，就是職場禮儀。職場禮儀主要是強(qiáng)調(diào)儀容、儀表、儀態(tài)。
儀容。強(qiáng)調(diào)職場的化妝和配飾。秘書人員的化妝不同于演員、模特和婚紗照，把自己本來的面目都用粉底給掩飾了。秘書人員強(qiáng)調(diào)的是淡妝，強(qiáng)調(diào)的是職場化妝，比如，據(jù)調(diào)查了解，中國移動公司、中國銀行窗口服務(wù)人員的化妝就非常接近職場形象，給人留下一種舒服清秀、富有親和力的優(yōu)雅效果。
儀表。強(qiáng)調(diào)職場的著裝。秘書往往是以上司代表和企業(yè)發(fā)言人的身份外界接觸，秘書的整體形象也就象征了企業(yè)的形象，因此塑造一個(gè)良好的職業(yè)形象，不僅能給人以好感，也有助于你的工作。秘書職業(yè)服裝應(yīng)該是簡單線條加上剪裁大方的組合性套裝，最好選用70％純羊毛和30％化纖的混紡面料，就不容易起皺，也不會產(chǎn)生極光，一旦熨燙定型后會有相當(dāng)穩(wěn)定的造型和線條感，能夠恰當(dāng)?shù)匾r托出職業(yè)秘書的社會身份。并且服裝著色選用上，最適宜的色彩就屬灰色系列，中國銀行的員工制服就是選用這個(gè)色系。
儀態(tài)。強(qiáng)調(diào)坐姿、站姿和走姿的習(xí)慣。要做到站有站相，坐有坐相，行有風(fēng)度。姿態(tài)是一個(gè)人下意識的顯露，也是一個(gè)與眾不同的風(fēng)情，美麗的姿態(tài)能增加一個(gè)人的魅力。職業(yè)秘書的站姿，一定要能夠在保持頭部挺拔的同時(shí)，很自然地做到挺胸收腹提臀，這樣，整個(gè)人的精神狀態(tài)就出來了，顯得相當(dāng)有精神，顯的神采飛揚(yáng)。秘書從業(yè)人員的站立訓(xùn)練最常用的就是“五紙貼墻站立”。職業(yè)秘書的坐姿，在保持上身姿態(tài)的基礎(chǔ)上，不管在何種坐態(tài)，女性職業(yè)秘書的膝蓋始終是靠攏的，這是女人與男人的最大區(qū)別。職業(yè)秘書的行姿，女性職業(yè)秘書走路盡量走成一條直線，膝蓋內(nèi)側(cè)似乎可以有些摩擦，但不是模特兒在T型臺上的貓步，那就顯的過于夸張。
第二，做事。職業(yè)秘書要著力訓(xùn)練五個(gè)方面的能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力和寫作能力，并且能夠做到五力合一，形成合力。
一是創(chuàng)新能力?，F(xiàn)代中國十分重視創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和推廣，不斷提出“創(chuàng)新中國”和“創(chuàng)新是動力”等概念。而秘書作為企業(yè)、公司重要的一分子，培養(yǎng)創(chuàng)新能力顯的尤其重要，職業(yè)秘書的創(chuàng)新能力就是要求熟悉公司情況后，敢于突破傳統(tǒng)思維能力，突破條條框框，提出富有創(chuàng)意的思路。只要平時(shí)多動腦筋，就會有思考的習(xí)慣；有思考，就會有點(diǎn)子，有點(diǎn)子，有會有業(yè)績。美國是個(gè)創(chuàng)新意識相當(dāng)強(qiáng)的國家，有這么一篇短文，就非常形象地描述著創(chuàng)新的例子。1979年6月，中國曾派一個(gè)訪問團(tuán)赴美國考察初級教育，對美國的初級教育提出四點(diǎn)意見：1、學(xué)生無論能力高低，無不趾高氣揚(yáng)、躊躇滿志，大有“我均不同凡響”意味；2、小學(xué)二年級學(xué)生，大字不識一斗，加減乘除還在數(shù)手指頭，就整天奢談發(fā)明創(chuàng)造；3、重音、體、美，而輕數(shù)理化；4、課堂幾乎處于失控狀態(tài)。學(xué)生或擠眉弄眼，或談天說地，更有甚者，如逛街一般，在教室里搖來晃去。最后，中國考察團(tuán)作出考察預(yù)言：美國的初級教育已經(jīng)病入膏肓，再用二十年的時(shí)間，中國的科技和文化必將趕上和超過所謂的超級大國。在同一年，作為互訪，美國也派了一個(gè)考察團(tuán)來中國，他們在考察了北京、上海、西安的幾報(bào)學(xué)校后，也寫出四個(gè)考察意見：1、中國小學(xué)生上課時(shí)喜歡把手端在胸前，幼兒園的學(xué)生喜歡將手背在后面，除非老師發(fā)問，否則不輕易改變；2、中國的學(xué)生喜歡早起，并且喜歡邊走路邊用早點(diǎn)；3、中國學(xué)生有一種作業(yè)叫“家庭作業(yè)”，據(jù)老師解釋，是學(xué)校作業(yè)在家庭的延續(xù)；4、中國把考試分?jǐn)?shù)最高的學(xué)生稱為學(xué)生最優(yōu)秀的學(xué)生。因此美國的考察團(tuán)也作出考察預(yù)言：中國學(xué)生是世界上最勤奮，起得最早，睡得最晚的；他們的學(xué)習(xí)成績在世界上任何一個(gè)國家的同年級學(xué)生比較，都是最好的。可以預(yù)測，中國在科技和文化方面，必將把美國遠(yuǎn)遠(yuǎn)地甩到后面。25年過去了，美國“病入膏肓”的教育制度共培養(yǎng)了五十六位諾貝爾獲得者和近二百位知識型的億萬富豪，而中國還沒有一所學(xué)校培養(yǎng)出一名這樣的人才。兩家的預(yù)言都錯(cuò)了。上述例子說明什么問題，恰恰是民族的創(chuàng)新問題，一個(gè)國家需要創(chuàng)新，一個(gè)人更需要創(chuàng)新意識，多思考，多研究，多想象，充分發(fā)揮自身的潛能。美國的一位資深企業(yè)管理研究者說過，企業(yè)員工的創(chuàng)新意識就跟員工要準(zhǔn)時(shí)上下班一樣重要，作為員工的一種職業(yè)習(xí)慣，企業(yè)才有生機(jī)勃勃的生機(jī)和巨大的潛力。因此，培養(yǎng)職業(yè)秘書的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，是現(xiàn)代中國秘書訓(xùn)練的重要課程。
二是執(zhí)行能力。組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作，構(gòu)成執(zhí)行能力的關(guān)鍵要點(diǎn)。職業(yè)秘書如何沒有很強(qiáng)的組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作能力，作為他們的上司，將會累死職場。職業(yè)秘書的執(zhí)行能力主要表現(xiàn)在，公司或領(lǐng)導(dǎo)的指明發(fā)展方向后，能夠牽頭制定出完成這個(gè)項(xiàng)目具體實(shí)施方案。上司注重的目標(biāo)管理、業(yè)績管理和結(jié)果導(dǎo)向，不太注重項(xiàng)目執(zhí)行的過程。例如，比較規(guī)范和上規(guī)模的公司，每年都會召開年度會議，提出公司的年度目標(biāo)計(jì)劃。這個(gè)時(shí)候，職業(yè)秘書作為上司的左右手，就要協(xié)助上司做好目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行過程中的監(jiān)控，并隨時(shí)掌握目標(biāo)任務(wù)完成情況，以供上司實(shí)時(shí)調(diào)整決策部署。在監(jiān)控過程中，職業(yè)秘書需要進(jìn)行大量組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作工作，與客戶的協(xié)調(diào)，與部門的協(xié)作，形成一支善于戰(zhàn)斗的團(tuán)隊(duì)，才能夠順利公司或領(lǐng)導(dǎo)指出的目標(biāo)任務(wù)。因此，訓(xùn)練是職業(yè)秘書的執(zhí)行力是最棘手課程，職業(yè)秘書需要經(jīng)過長期的訓(xùn)練和升華，才能達(dá)到很強(qiáng)執(zhí)行力的境界。
三是溝通能力。做生意就是做朋友，做朋友關(guān)鍵是在溝通，秘書溝通的主要有電話、網(wǎng)絡(luò)、面對面交談等溝通方式。作為現(xiàn)代型的企業(yè)公司，大量的溝通工作是與客戶的溝通，而且大量的工作是由職業(yè)秘書完成的，職業(yè)秘書溝通不專業(yè)，客戶就無法信任你；職業(yè)秘書溝通不熱情，客戶只會冷落你；職業(yè)秘書溝通時(shí)不擇機(jī)，客戶只會煩著你；我一直認(rèn)為，在商言商，在職言職，秘書要努力去掉口頭禪，去年不良的習(xí)慣的言語，千萬不要婆婆媽媽，喋喋不休。職業(yè)秘書人員電話溝通?？词呛芎唵蔚膭幼?，規(guī)范起來就比較難了，接電話的職業(yè)用語，很大程度上體現(xiàn)了一個(gè)公司的整體形象，因此，很多的企業(yè)公司要求指定一個(gè)前臺文員接聽電話，職場規(guī)范電話接聽模式是“自報(bào)家門”，這就猶如航空港的播音員小姐，無論是誰在播音，我們聽見幾乎完全是同一個(gè)人在講話，企業(yè)公司的秘書人員能夠做到這一點(diǎn)，那么效果會出奇的好，因此，我們始終要保持接電話時(shí)的職業(yè)語調(diào)與規(guī)范用語，這是秘書的首要基本功。再如，電話在兩聲與三聲之間接聽，也是職業(yè)秘書非常專業(yè)的電話接聽技巧。職業(yè)秘書面對面溝通，就比電話溝通艱難的多，因?yàn)槊鎸γ鏈贤ㄐ枰氖切蜗蠛驼Z言配合，面對面溝通給人的第一印象更重要是形象，其次才是語言技巧，包括口腔語言、肢體語言等。面對面溝通是個(gè)最為復(fù)雜的溝通過程，需要反復(fù)地實(shí)踐演練，才能得心就手。
四是商業(yè)能力。公司業(yè)務(wù)是公司發(fā)展壯大的基礎(chǔ)，沒有業(yè)務(wù)，公司就沒有效益可言，公司也就沒有發(fā)展可言。因此，職業(yè)秘書要具備很強(qiáng)商業(yè)運(yùn)作能力，能夠?yàn)楣境鰳I(yè)績，出效益。職業(yè)要提高商業(yè)運(yùn)作能力，一定要遵循“一個(gè)原則”；做好“三類事情”；做到“五個(gè)是否”。遵循“一個(gè)原則”就是商業(yè)游戲規(guī)則。要記住自己是秘書身份，更注重的是商人身份，要能夠很好的遵循“成本+利潤=報(bào)價(jià)”的商業(yè)游戲規(guī)則，做好每一次業(yè)務(wù)的談判。職業(yè)秘書每天做好“三類事情”。第一類事情是能夠?yàn)楣編硇律狻⒃黾訝I業(yè)額的事情；第二類事情是能夠維持現(xiàn)有狀況及鞏固已有客戶的事情；第三類事情必須要做但對企業(yè)沒有直接利益的事情。在第一類事情沒有做好之前，決不做第二類事情。職業(yè)秘書做到“五個(gè)是否”。是否提供滿意的服務(wù)；是否向客戶索取電話、名字，取得進(jìn)一步聯(lián)系的理由意愿；是否在客戶拒絕后繼續(xù)用其他辦法保持聯(lián)系；是否清楚、準(zhǔn)確地表達(dá)客戶的要求；是否能讓客戶為你介紹新的業(yè)務(wù)或新的客戶。同時(shí)，職業(yè)秘書要具備商業(yè)敏感性，判斷項(xiàng)目的真?zhèn)位蚩尚行裕F(xiàn)在信息社會，個(gè)人信息和社會信息很容易被公開，一些不法分子會借助公司或個(gè)人急于做業(yè)務(wù)的心理，用業(yè)務(wù)為晃子，引導(dǎo)你上當(dāng)受騙，我們常說“無奸不商”，通常就要求自身加強(qiáng)判斷能力，不要輕易上當(dāng)受騙，給公司帶來損失。要能夠從當(dāng)前的業(yè)務(wù)中挖掘、引伸出類似新的業(yè)務(wù)，做到觸類旁通，舉一反三，為公司帶來源源不斷的業(yè)務(wù)。
五是寫作能力?？?試大/職業(yè)秘書不會寫作，在任何時(shí)候、任何場合都說不過去。職業(yè)秘書的寫作又不同于作家的詩情畫意，而注重的是實(shí)用性文書，因?yàn)椋疚臅哂泻軓?qiáng)的專業(yè)性和實(shí)用性，說它專業(yè)，是因?yàn)槠渖婕暗膬?nèi)容既和企業(yè)運(yùn)作有關(guān)，又和具體事項(xiàng)有關(guān)，如果沒有對這些內(nèi)容完整充分的熟悉及對這界限分寸的把握，根本只可能是泛泛而談，沒有什么具體的內(nèi)容。說它實(shí)用，是因?yàn)槠浔憩F(xiàn)表現(xiàn)形式完全都根據(jù)內(nèi)容給予相應(yīng)的格式表達(dá)，操作程序與操作標(biāo)準(zhǔn)都非常明確，實(shí)效性相當(dāng)強(qiáng)。
秘書文書寫作關(guān)鍵要善于歸納總結(jié)，層次分明；很多的秘書人員在作書面匯報(bào)的時(shí)候，喜歡記流水賬，擔(dān)心上司不明白文稿意思，就喜歡把今日或今周的事件按時(shí)間順序一字不漏地寫了下來，今日上午九點(diǎn)到了哪個(gè)地方，路上使用什么交通工具，寫了一大堆過程，最后總結(jié)一句“沒有找到人，事情沒有完成”。見到這樣的文章，上司真是哭笑不得。秘書人員離被炒魷魚的日子也就不長了。因?yàn)樯纤靖静辉诤踹^程，而在乎你的結(jié)果，你的目標(biāo)結(jié)果沒有達(dá)到，講過程又有何用呢？因此，秘書人員文書匯報(bào)時(shí)，一定要注意歸納總結(jié)，言簡意賅。讓上司一看就知道事情完成還是沒有完成。
職業(yè)秘書寫作注重職場語言，讓人耳目一新，職業(yè)流行語言的使用，比如簡單的“報(bào)告”和“請示”，好多的秘書人員弄不清為何物。再比如，在會議紀(jì)要或會議中，還會出現(xiàn)第三人稱“他”，這是非常不規(guī)范的文書寫作，職業(yè)秘書不是在寫散文，更不是在編寫故事，而在作公司的實(shí)用性文書。
職業(yè)秘書寫作要通俗易懂，注重實(shí)用性。秘書人員的女性偏多，可能是女性天生的敏感和細(xì)致，還是情書接觸過多，動不動就來一段“詩情畫意”的文句，猶如作家的職業(yè)風(fēng)范。
職業(yè)秘書寫作要注重時(shí)效性。職業(yè)秘書人員接觸的大部分均是會議記錄、簡報(bào)、請示、新聞等，都具有很強(qiáng)的時(shí)效性，事過境遷，就沒有使用價(jià)值，比如會議記錄，上司要求其中的一項(xiàng)事情由部門明天內(nèi)完成，而秘書人員的會議記錄在后天才能夠拿了出來，等你會議記錄出來后，這個(gè)事件就已經(jīng)完成，會議記錄就失去指導(dǎo)工作的本來意義。再比如上傳新聞稿，這樣的時(shí)效性更強(qiáng)，需要在第一時(shí)間上傳到指定媒介，如果秘書人員還在為新聞稿咬文嚼字的話，那還有什么時(shí)效性可言呢？因此，職業(yè)秘書經(jīng)常會加班加點(diǎn)，通宵達(dá)旦，就是要保證文書的時(shí)效性。
總而言之，職業(yè)秘書是商業(yè)業(yè)社會急需的一種職業(yè)，企業(yè)的老板和職業(yè)經(jīng)理人已經(jīng)日益認(rèn)識到社會分工的重要性，只有依靠秘書的協(xié)助，自己才能更有效地從事經(jīng)營和管理。而社會仍然缺乏行之有效的秘書訓(xùn)練體系，本應(yīng)承擔(dān)這個(gè)責(zé)任的來建立與實(shí)施這套體系的高等院校和職業(yè)學(xué)院，卻因?yàn)閹资陙矸e重難返的體制而無法跟上時(shí)代的發(fā)展和適應(yīng)這種經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的變化，導(dǎo)師教學(xué)生死記硬背，學(xué)生畢業(yè)當(dāng)了導(dǎo)師還是照樣復(fù)制。導(dǎo)師為了提高自己的學(xué)問價(jià)值，始終還在做文字游戲，結(jié)果秘書教育越走距離越遠(yuǎn)，什么原理、定義、原則，即使考了一百分，也依然不知道自己究竟如何做秘書。因?yàn)椋粲跞鐣P(guān)注職業(yè)秘書角色定位，全社會關(guān)注職業(yè)秘書的訓(xùn)練，相信，在不久將來，職業(yè)秘書就會象高級會計(jì)師、律師一樣出現(xiàn)在企業(yè)公司的重要角落，扮演著“出謀劃策，當(dāng)好助手”的重要角色。
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