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秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，一方面要積極主動地獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，另一方面還要具備瘵自己的聰明才智融進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)者的決策過程之中的能力。這就要求秘書人員不僅掌握足夠的知識，還要具有合理的能力結(jié)構(gòu)。合理的能力結(jié)構(gòu)，是一個廣義的概念，它主要是指由基本能力和專業(yè)能力組成的立體的能力結(jié)構(gòu)。
一、秘書人員的基本能力
所謂基本能力，主要是指秘書人員的智力，包括敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、豐富的想象能力和科學(xué)的思維能力。這是秘書人員賴以吸收外界知識的能力，也是其他能力的基礎(chǔ)。
（一）敏銳的觀察能力
（二）良好的記憶能力
（三）豐富的想象力
（四）科學(xué)的思維能力
二、秘書人員的專業(yè)能力
秘書人員的專業(yè)能力，主要是指語言文字應(yīng)用能力、組織能力、判斷能力、應(yīng)變能力和社交能力。
（一）較高的文字水平。秘書人員工作中的一個重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規(guī)律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。
（二）較強(qiáng)的組織能力。現(xiàn)代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，統(tǒng)籌安排工作。
（三）準(zhǔn)確的判斷能力。
（四）敏捷的應(yīng)變能力。
（五）廣泛的社交能力。當(dāng)前，社會交往已成為社會各階層的一項(xiàng)“熱門”活動。社交對于秘書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博采眾長，學(xué)習(xí)各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實(shí)際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事務(wù)，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。
秘書人員的能力結(jié)構(gòu)是一個多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結(jié)構(gòu)，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。
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