招商會議一般多在國(境)外舉辦，旨在通過招商會議的形式，吸引世界跨國公司、大財團到國內投資。因而在國(境)外舉辦的招商會議，具有時間長、空間跨度大、語言差別大等特點。一個成功的招商會議，與招商會組織者在會議籌備階段、召開階段和會后跟進階段大量細致、繁雜、辛勤的工作是息息相關的，其中首要的步驟就是會議的籌備階段。
一、預先籌劃，制定方案
招商會議籌劃方案作為會議組織的綱要，主要圍繞如下三個環節進行。
1．確定會議目的、名稱、規模
招商會議由于有其獨特的個性，因而不論以何種方式進行，其目的就是為了招商引資。圍繞這個目的，招商組織根據掌握的各種信息，跨國公司、大財團的投資動態，以及世界經濟發展的趨勢，各國對外資本輸出的流量等，來分析和選擇舉辦招商會的所在國家，再根據邀請客商的人數多少等因素確定招商會的形式及規模。
2．確定會議時間、會場，邀請客商
招商會議時間的確定，除需考慮到會前準備時間外，還要與會場的準備，我方人員出入境手續的辦理，國(境)外賓客的邀請，當地協作機構和新聞機構的聯系等情況作通盤考慮。
與會議時間相關的會期安排，要根據緊湊、連續的原則進行，并制訂詳細的計劃安排表，既要嚴格控制會議時間，力求高效，又必須使招商會議時間安排合理，讓組織者有充足時間介紹情況，參會客商有充裕時間提問、洽談和進行投資探討，達到預期目的。
招商會議地點(即會場)的選擇，應依據會議的目的、規模及國(境)外合作機構的協助來確定。會場座位通常以略多于到會人數為好。如果會場太小，人員擁擠，影響會場秩序；會場過大，則顯得稀稀拉拉，沖淡會議氣氛，兩者都會影響會議效果。
同時，在確定會議時間、會期及會議地點時，還要綜合考慮人的心理素質、人體生理活動、周圍環境影響這三種因素。一般來說，會期安排在上午8～11時，下午2:30～5時，會場地點選擇在金融、工商界活動較為集中、交通便利、停車方便的地域為宜。
與會對象，需圍繞本次招商會的目的來確定。除我方各有關領導和招商人員外，邀請的客商應包括當地政府要員，工商界知名人士，有關財團、公司或各商界組織負責人及其代表，新聞界人士，協辦組織有關人員等，并邀請我國駐外使、領館人員參會。
3．編制會議費用預算
通過編制會議費用預算，對于所需的總費用有一個大致的估算，并可有計劃地分配會議的各項費用，防止超支和浪費。招商會議的費用通常包括場地租金、設計費用、工作人員費用、聯絡及交際費用、差旅費、住宿費、宣傳費用、器材租金、運輸和保險費用等，要根據會議所要達到的效果來考慮這些費用的標準。籌劃方案形成并取得主管領導批準后，下一步工作是盡快形成強有力的招商會務班子，以便形成具體細致的工作方案，分工協作予以實施。
二、會務工作組的組建、分工和訓練
會務工作小組的職責，主要是為會議提供會員服務，負責策劃、制訂和落實方案，起到上傳下達的樞紐作用。包括確定開會時間、地點、中心內容、人員，聯絡國(境)外合作單位，邀請客商和與會賓客及相關機構，組織和編制會務資料、招商項目資料，宣傳簽約項目，組織安排我方人員的出入境、行程、食宿、會場布置、會議主持、來賓主持、新聞發布等多項工作。
會務工作小組的組建，應由主管、帶隊領導負責統籌安排，并以有相關經驗的人員負責常務工作，配置大會現場譯員，通過詳細分工，明確職責范圍和工作標準，保證各成員富有成效地開展工作。
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