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會(huì)場(chǎng)的科學(xué)管理主要包括以下環(huán)節(jié)：

1、會(huì)前檢查會(huì)場(chǎng)。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

2、簽到。簽到方法主要有以下幾種：

（1）小型日常會(huì)議由會(huì)議秘書工作人員代為簽到。

（2）大中型會(huì)議一般采用證件簽到。

（3）富有紀(jì)念意義的會(huì)議可采取簿式簽到方法。

（4）有條件的可以采用名片簽到方法。

（5）電子自動(dòng)簽到機(jī)簽到。

3、引導(dǎo)就座。

4、分發(fā)文件。

5、制止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

6、內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。

7、處理交辦事項(xiàng)。

8、會(huì)后檢查會(huì)場(chǎng)。

這里重點(diǎn)談?wù)剷?huì)議記錄問題。會(huì)議記錄是一種實(shí)用文體，是由負(fù)責(zé)記錄的人員對(duì)會(huì)議進(jìn)行情況及會(huì)上發(fā)言和決定事項(xiàng)所作的記載。它是會(huì)議情況的真實(shí)反映。

1、會(huì)議記錄的要求。

會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確、真實(shí)、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會(huì)議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認(rèn)，不要過于潦草，不要使用自造的簡(jiǎn)稱或文字。

2、會(huì)議記錄的格式。

（1）會(huì)議組織情況：要寫明會(huì)議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。

（2）會(huì)議內(nèi)容：由會(huì)議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等組成。會(huì)議記錄的結(jié)尾沒有固有程式，標(biāo)?quot;散會(huì)"、"結(jié)束"、"完"等均可。

3、會(huì)議記錄使用的工具。

會(huì)議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會(huì)議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍(lán)墨水的鋼筆或經(jīng)國(guó)家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標(biāo)有"da"（"檔案的拼音字頭）標(biāo)記。

4、會(huì)議記錄的技巧。

一般說來，有四條：一快、二要、三某某、四代。

一快，即書寫運(yùn)筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì)，斜一點(diǎn)寫。

二要，即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來說，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見或有爭(zhēng)議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。

三某某，即在記錄中正確使用某某略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語和統(tǒng)稱。某某略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，某某略較長(zhǎng)的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，某某略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì)后查補(bǔ)。

四代，即用較為簡(jiǎn)便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國(guó)際上通用的符號(hào)代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號(hào)代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

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