新聞發布會通常也稱為新聞招待會、記者招待會，是專業官員和咨詢人員的活動領域。但是，如果新聞招待會的目的和方式很明確的話，任何一家機構和經理也可以舉辦這種記者招待會。
記者招待會只適用于或發布重要聲明或宣布重要消息。應該有節制地采用記者招待會的方式，只有在發布重要的消息才采用。
要想成功地舉辦記者招待會，就必須認真地進行組織。要事先通知各家媒體，要提供一個適合的聚會地點，為記者提供坐位，為電視工作者提供電源插座，要準備好記者招待會發送的書面材料，如果有必要還要準備廣告材料，例如地圖或者圖示材料。
招待的方式，一般是準備茶水、咖啡、果汁、小點心。在某種情況下，還可以在記者招待會之后或之中提供午餐，然而這一程序的時間越短越好。
記者招待會的時間要求是很嚴格的，在接近媒體發稿的最后期限召開記者招待會是不聰明的舉動。
１。邀請函
新聞媒體邀請函與新聞文稿有一定的區別，它不提供詳細情況，只是簡單地邀請新聞媒體參加特定的一次新聞發布會。邀請函發給新聞編輯或者主任編輯，或者直接發給你所認識的記者。新聞媒體邀請函應盡量簡短，甚至比新聞稿簡單，它只說明事件情況，事件時間、地點、發生原因，需要進一步了解信息應如何聯系。可參見以下案例。
２。接受采訪
（1）簡短回答。電臺和電視臺都不會有時間讓你做長篇大論的解釋，應直接切入問題的要點。（2）用觀眾理解的日常用語，不要使用縮略語，不要使用專門術語和技術詞匯。
（3）不要含糊其辭，這只會使你的采訪者越發追問不止，如果問你一個問題，而你確實想說另一個問題，就要先簡單回答完那個問題，然后進入你的話題。另外，還應對某一關鍵問題作出說明。
（4）不要被記者嚇倒，不要忘記，你已具備媒體需要的知識。
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