文字資料工作是辦公室的重要組成部分，是為領導服務的一個重要方面，給領導當參謀、搞服務是其重要任務和職能。不能寫，不會寫，是當不好秘書的。寫好一份文件或報告很不容易，不少人眼高手低，說起來容易，寫起來難。我體會，搞文字寫作的人，需要具備較好的理論功底、較高的政策水平、工作經驗和寫作能力四個方面的本領。而提高寫作水平，尤需關注以下兩個方面。
首先，要吃透“兩頭”。即吃透上頭和摸清下頭。吃透上頭，是解決寫文章的觀點問題；摸清下頭，是解決寫文章的材料問題。一篇好的文章，就是觀點和材料的統一。觀點哪里來，主要是從吃透上頭來的。這就需要，一要深刻理解中央和上級有關政策和文件精神，使自己的思想與全國、全省的大氣候合拍。要養成早晨聽廣播、晚上看新聞、睡覺前看完當天報紙重要內容的良好習慣，持之以恒，必有收獲。二要主動與領導多溝通、多探討，及時了解并掌握領導近一段時間的工作思路和要抓好的重點工作。如果還覺得觀點不夠明確，就從實際材料中來補充和明確，從信息和調研中來解決。辦公室還要做好信息調研和綜合反饋，為領導決策提供依據。三要捕捉新意。黨委、政府的重要會議、領導的重要講話往往要表達出一種重要理論、重要思想、重大決策，而這些理論、思想、決策并不是憑空想出來的，它有一個醞釀的過程。在這個過程中，領導會有意無意地流露出來。作為領導身邊的工作人員，要十分注意捕捉到領導思想的萌芽。四要做到“四勤”，即腦勤、手勤、嘴勤、腿勤，多學多看，多跑多轉，多寫多練。常言道：“讀書破萬卷，下筆如有神。”書讀得多了，知識廣博，就能做到心隨書走，神隨字轉。辦公室人員要發揚釘子精神，擠時間多讀點兒書。讀書是一本萬利的事情，也是獲得知識的必經之途，同時，要不斷拓寬知識面。要認真學好近期中央重要文件及中央領導人的重要講話，還要讀點兒哲學，提高透視事物的本領，學點兒歷史，增強鑒古知今的能力，看點兒文學作品，墊好文字功底，還要盡可能多地熟悉和掌握各項工作的特點和規律，不斷寫些學習心得體會，力求成為政治上的清醒人、政策上的明白人、工作上的內行人。要養成記筆記、寫日記的習慣，隨時把名言警句、有關資料數據抄錄下來。要特別注意材料的積累，常言說，“巧婦難為無米之炊”，要利用多種渠道廣泛搜集信息，整理資料。要做“有心人”，“每事問”，對看到的某個事情或現象，要多問幾個為什么。要及時做好領導講話和聽取下基層工作匯報的記錄，即使是非正式場合同樣如此。同時，要時刻注意搜集整理各方面的典型，在自己頭腦中經常儲存著幾十個甚至更多的活典型，這樣無論是搞總結還是寫講話稿，說不定什么時候就會派上用場。不然的話，平時不用心，不積累，不歸納，到用時就會抓瞎。
摸清下頭。調查研究是掌握實際情況，獲得正確認識的重要前提，也是領導機關和領導干部的基本功，表現在文章里就是觀點和材料的有機統一。按照唯物主義的觀點，材料是從實踐中來的，觀點是從材料的分析中求得的，材料是第一位的，觀點是第二位的。如果既有材料又有觀點，生動的材料說明觀點，觀點又統率了材料，自然就是一篇好文章。生動的材料從哪里來呢？唯一的途徑就是要圍繞中心工作，考慮決策需要，關注重點、熱點、難點問題，放下架子，撲下身子，經常深入到基層去，深入到群眾中去，及時了解掌握真實情況，并潛心研究，然后條分縷析，歸納整理。毛澤東在《反對本本主義》一文中形象地把調查研究比喻為“十月懷胎”，把決定政策和解決問題比喻為“一朝分娩”。他說：“我的經驗歷來如此，凡是憂愁沒有辦法的時候，就去調查研究，一經調查研究，辦法就出來了，問題就解決了。”陳云也曾指出：“領導機關制定政策，要用百分之九十以上的時間做調查研究工作，最后討論做決定用不到百分之十的時間就夠了。”調查研究、總結經驗，是謀事之基、成事之道，是從方法論的高度解決了主觀與客觀、理論與實踐、感性與理性、個人與群眾、歷史與現實的關系問題。不然的話，寫起材料來東拼西湊，沒有自己的語言和風格，寫些粉飾文章，像一杯白開水，既無味也無色，雖然放之四海而皆準，但是什么問題也解決不了。為了摸到真實情況，寫出好文章，第一，在條件允許的情況下，辦公室人員最好分兩組，一組頂崗值班，另一組深入基層開展調研。第二，辦公室工作人員每人結交幾位了解實情、敢講真話的知心朋友，經常與他們保持聯系。第三，主動上門請教某些方面的專家學者和有經驗的同志，在文件起草之前，多聽聽他們的意見，取得他們的支持。
其次，要明確寫作的目的。機關公文大體有10類15個文種，即：命令、指令，決定、決議，指示，布告、公告、通告，通知，通報，報告、請示，批復，函，會議紀要。文風體現黨風，反映作風，直接關系著辦公室工作的實際效果。要用心務實，用心求理。不論什么材料，首先要注重針對性、指導性和可操作性，一般說來，對上的匯報、報告，講感染力，多用事實說話、典型說話、數字說話，使上級領導閱后點頭稱贊、心中滿意。對下發文、講話要有號召力，明確指導思想和具體要求，讓人一看就懂，一聽就明。寫作程序大體分四步：選材、構思、成型、加工。要注意以下幾點：第一，開門見山，做到意盡文止，條理清晰，文字精練，切忌穿靴戴帽，言之無物。草稿擬出后，拿出“一個逗點一滴汗，一個句號一支煙”的精神，字斟句酌，不厭其煩，反復推敲，刪繁就簡，將可有可無的字、句、段毫不吝惜地刪去，將錯別字和使用不當的標點符號改正過來，達到“一字入文中，九牛拔不出”的要求。寫文章、講話，是為了傳播思想，要打動人，說服人，影響人，讓人愿意看、愿意聽。寫長文章、講長而空的話，往往是沒有水平或者水平不高的表現，既浪費筆墨，也是對別人寶貴時間的浪費。毛澤東把“空話連篇，言之無物”列為“黨八股”的第一條罪狀，說那些長而空的文章是“懶婆娘的裹腳，又長又臭”，應當“趕快扔到垃圾桶里去”。他的許多著作如《為人民服務》《紀念白求恩》等，字數不多，言簡意賅，卻生動、幽默、深刻，讓人愛讀愛看。鄧小平也倡導“講短話，講實話，講新話”，收入《鄧小平文選》第三卷的文章119篇，平均每篇只有2100多字。第二，在內容和形式上，不論對上對下，都要講求針對性和可操作性，做到主題鮮明，目的明確，文字簡練。求深不求全，求新不俗套，即“短、實、新”。短，不是淺；實，不是干；新，不是偏。習近平同志曾說過：“改進文風，在三個方面下功夫、見成效很重要。一是短。力求簡短精練，直截了當，要言不煩、意盡言止，觀點鮮明，重點突出。堅持內容決定形式，宜短則短，宜長則長。二是實。講符合實際的話不講脫離實際的話，講管用的話不講虛話，講反映自己判斷的話不講照本宣科的話。三是新。在研究新情況、解決新問題上要有新思路、新舉措、新語言，力求思想深刻、富有新意。”第三，時間允許的話，文稿擬出后放一放，想一想，再加工、修改、提煉，然后定稿。毛澤東講過，文章寫出來不要急于發表，在抽屜里放一段時間，再拿出來修改、完善。這也是反復，為了更符合客觀實際。
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