(一)含義、功用和性質(zhì)
“函”，是“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”的公文文體。
這里的“函”，指公函，是商洽性公文，又稱詢答性公文，多用于平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間，作詢問、答復(fù)、商洽、聯(lián)系以至請求批準(zhǔn)之用，不具呈報(bào)與指示作用。但又是鄭重的公務(wù)，所以才稱“公函”，是正式文件，要單編發(fā)函號、按程序制發(fā)、歸檔；與日常事務(wù)中的“便函”，像介紹信、慰問信、表揚(yáng)信、批評信、賀信等不同，與私人信函也不同。
(二)類別
1．商洽、詢問、請求批準(zhǔn)的。
2．知照性的，即主動告知一件事，不需要答復(fù)。
3．答復(fù)問題、回復(fù)請求的。
前兩種是主動發(fā)出的，叫“發(fā)函”，后一種是受動答復(fù)的，叫“復(fù)函”。
(三)格式和寫法
“函”的寫法和書信大體相同，因?yàn)槭青嵵氐墓珓?wù)，所以要有一定的格式，用語要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的語氣。
1．函頭：印有“名頭”的發(fā)函紙，單編發(fā)函號，“發(fā)文字號”中加“函”字。
2．標(biāo)題：寫發(fā)函機(jī)關(guān)，涉及事項(xiàng)，文種要寫明是函還是復(fù)函。
3．上款：受函機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。
4．正文：“發(fā)函”大體是開頭提出問題，說明是什么事或針對、根據(jù)什么。主體表示要求，，商洽什么，告知什么，請求什么，即要對方做什么。結(jié)尾，要求何時(shí)答復(fù)及得體的禮貌用語，如“請大力協(xié)助為盼”，“望準(zhǔn)予×x是荷”，“望能同意”；“請即函復(fù)”，“盼復(fù)”，“望早日函告”等等。有附件要寫明，為送物品材料的附函，主體上寫了，函尾可不再寫。“復(fù)函”開頭說明針對的來函，如“×月×日××號來函收悉”，有時(shí)有必要概括函的內(nèi)容寫進(jìn)去。主體寫對來函所談事項(xiàng)的態(tài)度主張。結(jié)尾，如同意可寫希望，不同意可提供另外的辦法，也要用禮貌語詞。
5．下款：發(fā)函機(jī)關(guān)，年月日，公章。
6．函尾：抄送機(jī)關(guān)。
(四)草擬公函應(yīng)注意的問題
1．中心明確，不繞圈子。
2．因由清楚，不講空話。
3．講究禮貌，不來客套。
(五)例文簡析
例文1：
關(guān)于擬派×××同志赴香港培訓(xùn)的函
××工委：
我部上海海運(yùn)局海員醫(yī)院，于一九八五年訂購了一臺美產(chǎn)高效液相色譜儀。現(xiàn)應(yīng)賣方香港貝克曼儀器公司的邀請，擬派上海海員醫(yī)院藥劑師×××赴香港接受為期一周的培訓(xùn)。按訂貨合同規(guī)定，自廣州至香港往返旅費(fèi)及在港培訓(xùn)期間的交通、宿、膳費(fèi)用，均由該公司提供。
妥否，請函示。
附貝克曼儀器公司邀請信、簽報(bào)一份(復(fù)印件)
××部
一九八六年×月×日
簡析：
例文l是商洽工作請求批準(zhǔn)的“發(fā)函”，因?yàn)椴幌嚯`屬而又是主管單位，所以用“函”。正文只四句話。前三句為一段，說明原委及條件，后一句另起，很有禮貌地提出，要求批準(zhǔn)。寫“請函示”“請電示”皆可，因?yàn)槭遣幌嚯`屬的關(guān)系。下面是附件備查。寫得明白利落。
例文2(見下頁)：
國家檔案局辦公室、輕工業(yè)部辦公廳關(guān)于推薦兩種圓珠筆油墨用于書寫文件的函
各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人民政府辦公廳、各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、檔案館，中央、國家機(jī)關(guān)辦公廳(室)，中央檔案館、中國第一、第二歷史檔案館：
1983年5月30日，國家檔案局就兩種圓珠筆油墨可以用于書寫文件的問題，向中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳作了報(bào)告，兩廳領(lǐng)導(dǎo)批示同意。現(xiàn)將報(bào)告轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請研究并逐步推薦使用322(黑)、424(純藍(lán))油墨灌注的筆芯，以利今后檔案的耐久保存。其中，用322黑油墨書寫的文件，更適合復(fù)印和縮微攝影。
關(guān)于兩種圓珠筆芯的生產(chǎn)安排、商標(biāo)設(shè)計(jì)等事項(xiàng)，輕工業(yè)部一輕局已于1983年12月9日函告有關(guān)單位，現(xiàn)將一輕局的函一并發(fā)去，供參考。
附件：1．國家檔案局《關(guān)于兩種圓珠筆油墨可用于書寫文件的報(bào)告》；2．輕工業(yè)部一輕局第22號函。(略)
國家檔案局辦公室輕工業(yè)部辦公廳
1984年元月24日
簡析：
例文2是知照性發(fā)函，主動告知事項(xiàng)而不必復(fù)函的。標(biāo)題三部、發(fā)函機(jī)關(guān)、事由和文種。上款收函單位多個(gè)用籠統(tǒng)式寫法配合具體單位。正文，主動告知關(guān)于兩種圓珠筆油墨可用于書寫文件事情的來龍去脈、推薦使用，將報(bào)告批件轉(zhuǎn)發(fā)去；接著兩種圓珠筆芯的生產(chǎn)、商標(biāo)等事項(xiàng)由生產(chǎn)主管部門函告有關(guān)單位，將函一餅轉(zhuǎn)去。結(jié)論為“供參考”，很得當(dāng)。把兩份文件作為附件，注明在函末。最后是落款、單位和日期。
例文3：
國務(wù)院辦公廳關(guān)于懸掛國徽等問題給XX省人民政府辦公廳的復(fù)函
XX省人民政府：
一九八。年六月三日電悉。關(guān)于縣以上地方各級人民政府懸掛國徽和掛機(jī)關(guān)名稱牌子問題答復(fù)如下：
一、縣以上地方各級人民政府都懸掛中華人民共和國國徽。
二、省、自治區(qū)、直轄市人民政府懸掛的國徽，直徑為八十公分；自治州、縣、自治縣、市、市轄區(qū)人民政府及地區(qū)行政公署懸掛的國徽，直徑為六十公分。
三、縣以上各級人民政府懸掛的國徽由國務(wù)院統(tǒng)一制發(fā)。
四、國徽一般應(yīng)懸掛于機(jī)關(guān)正門上方正中處。
五、縣以上地方各級人民政府的建制，由于行政區(qū)劃的改變等原因而發(fā)生改變時(shí)，應(yīng)將不需要的國徽繳回制發(fā)機(jī)關(guān)。
六、縣以上地方各級人民政府應(yīng)在機(jī)關(guān)正門掛出寫有機(jī)關(guān)法定名稱的牌子。行政公署掛的牌子上不冠省(自治區(qū))的名稱；自治州、縣、自治縣、市人民政府掛的牌子上不冠省(自治區(qū)、直轄區(qū))的名稱；市轄區(qū)人民政府掛的牌子上冠市的名稱；民族自治地方人民政府掛的牌子上應(yīng)書寫漢文和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫拿褡逦淖帧?/P>
牌子的大小根據(jù)建筑物的大小確定，不作統(tǒng)一規(guī)定。牌子為白底黑字，可以豎寫或橫寫，由縣以上地方各級人民政府自行制作。
中華人民共和國國務(wù)院
一九八o年七月七日
簡析：
例文3是“復(fù)函”。正文開頭寫來電已悉，概括指明請示詢問的內(nèi)容，即針對答復(fù)的范圍，以“答復(fù)如下”引出答復(fù)的主體，主體分六方面完備地說明了涉及事項(xiàng)的政策、規(guī)定。前五條關(guān)于懸掛國徽的，包括哪級政府懸掛，哪級掛多大的，由誰制發(fā)，掛在何處和建制變動如何處置。第六條答復(fù)政府牌子的寫、掛、制作問題，是標(biāo)題上“等問題”的內(nèi)容。答復(fù)已完，函文亦止。
(通用公文部分，選錄自孫乃沅：《干部寫作講義》，中央黨校出版社1986年版與】997年版．個(gè)別地方作了調(diào)整修訂)
在機(jī)關(guān)應(yīng)用文章的三類中，除專用公文是在專門機(jī)關(guān)、領(lǐng)域中使用外，一般機(jī)關(guān)里用的就是通用公文和日用公文。而日常處理公務(wù)時(shí)，不可能也不必要時(shí)時(shí)、事事正式發(fā)文、使用正式公文，而更多的是使用處理日常事務(wù)、交流信息情報(bào)的簡便的日用公文，即“機(jī)關(guān)日常事務(wù)文書”。要說明的一點(diǎn)是，這里并不是指有以機(jī)關(guān)名義發(fā)的，有以機(jī)關(guān)的辦公廳、辦公室名義發(fā)的等，像“中發(fā)”與“中辦發(fā)”，“國發(fā)”與“國辦發(fā)”等等，它們都是正式公文；而是專指另外一類機(jī)關(guān)應(yīng)用文體。這一類應(yīng)用文章在機(jī)關(guān)中使用頻率高、作用廣泛、手續(xù)簡便，在文字工作中占很大比重。使用得當(dāng)、寫得好，有助于提高效率、推動工作；粗制濫造、作表面文章，往往會堆成文山，成為費(fèi)時(shí)無益的“骯臟的廢紙”，甚至成為官僚主義、不正之風(fēng)的藏身之地。現(xiàn)在有很多干部不大重視這些日常事務(wù)文書的寫作，不用心、不把關(guān)，把濫寫濫發(fā)視為當(dāng)然；又認(rèn)為它沒有學(xué)頭，沒有寫頭，覺得誰都能對付、不肯刻意為之，寫出來也就沒有看頭了。其實(shí)它在機(jī)關(guān)工作中具有重要作用和獨(dú)特的意義，領(lǐng)導(dǎo)干部和文秘干部必須懂得它，把握它的特殊規(guī)律、寫好它，讓它在機(jī)關(guān)工作中充分發(fā)揮作用。
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