作為秘書，辦公桌上應盡量備齊各種適用工具書。1.一本字典。起碼有一個新華字典，若備上《辭海》更好。其他各類詞典根據情況準備。機關工作，需要經常查字，有個不說話的老師在身邊可以省很多事。2.常用的政策規定、條令、制度等。特別是和本職工作關系密切的要準備好。如果某些政策規定文件不能個人保存，則分類記住何單位、何時制發的，何文件號，用時，很快就能借到。3.有關單位或所屬單位的通信地址、電話號碼、電報電傳代號等。因地址不清，寄發文件、信函不能及時收到或成為“死信”而誤事的現象屢見不鮮。4.飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊。5.中國地圖、世界地圖及有關地理知識方面的手冊。6.中外歷史年表、重大紀念日、本單位有關的重要日了列表備查。7.計量單位簡表，節令、氣象方面的知識手冊。8.漢語拼音字母表、標點符號用法簡表、數字用法規定等。9.與本職工作有關的表格。例如辦公室人員要準備一張本單位人員的家庭住址、電話號碼一覽表。一個文秘人員的腦子不可能記住各方面的事，準備點工具書（表）等，用時查一查是負責作的表現，不是丟面子的事。
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