第一、要明確需要做些什么工作？
會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。
第二、清楚誰來籌劃會議？從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會議籌劃者的職責(zé)。作為籌劃者要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作，應(yīng)注意：善于與人共事；善于注意小節(jié)；善于解決問題；善于與人協(xié)商；能夠管理會議財務(wù)事宜；能夠安排恰倒好處的菜單；能妥善接待貴賓和外國客人；熟知各種禮儀；行事果斷、執(zhí)著。
會議籌劃者的任務(wù)：主要任務(wù)包括制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達(dá)到會議確定的目標(biāo)；制定會議議程；了解可供使用的場所和設(shè)施情況；選擇或提議合適的場所；檢查并比較各項設(shè)施；安排交通事宜；協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動；制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項工作的時間安排；視察選定的場所和設(shè)施；與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（旅行社等）；同會議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。
第三、在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：預(yù)計召開會議的日期；會議預(yù)計召開幾天；打算在什么地方召開會議；會議形式或程序是什么；需要多大的場地；將有多少人到會；會議預(yù)算是多少；打算選用什么級別的酒店和設(shè)施；打算選用最高級的房間標(biāo)準(zhǔn)是什么；誰來制作會議邀請函；會議需要向與會者打印相關(guān)資料嗎？會議的發(fā)言人有哪些？會議需要什么樣的視聽設(shè)備；需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；與會者可以攜帶家屬嗎？打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？
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