首先，要創建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面：
1、邀請的貴賓及確認其成行；
2.舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成；
3.文書工作、會議資料的準備；
4.房間分配表；
5.用餐（餐標、菜單、主桌、臺卡）；
6.交通安排；
7.各項工作的負責人及聯絡方式；
8.支付各項定金的時間表；
9.表演者的邀請及確認；
10.禮品、胸花、指示牌、胸卡；
11.會務照片及錄像資料的制作和贈送。
在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。在結算環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數等等。一般而言，酒店的各項預定都有保證人數的要求，在預計人數的5-10％以內，酒店是可以靈活處理的。總結報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。
會議接待流程
一.會前：
1.與我社洽談
2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會
議預案書給會議方
3.確定方案，簽訂合同，預付定金。
二.會中
1.會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺
放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2.會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。
3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4.會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
5.會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。
6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8.會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
三.會后
1.結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。
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