２００７年６月和８月，應(yīng)邀分別在吉林市與長(zhǎng)沙市，參加了兩次關(guān)于國際商務(wù)秘書理論與實(shí)務(wù)的研討會(huì)。這兩次會(huì)議是由國家商務(wù)部門與湖南《當(dāng)代秘書》雜志社、吉林金嶺職業(yè)學(xué)校等組織的。參加的人不多，但有商務(wù)部所屬機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、來自幾所商業(yè)大學(xué)的教授，和北京、東北、廣東、湖南等地的經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書職業(yè)教師，以及曾任駐外使館商務(wù)參贊的國際商務(wù)專家；我可說是與會(huì)的“外行”，特別感到有新的體會(huì)與收獲。
我國秘書學(xué)科與對(duì)秘書工作的研究，近三十年來發(fā)展迅速，成果輝煌，但主流是對(duì)黨政機(jī)關(guān)秘書的研究；其次是對(duì)民間秘書的研究也有所進(jìn)展，最近幾年對(duì)于秘書職業(yè)技能實(shí)務(wù)的探索,從深圳到北京也有很好的探索。然而，對(duì)國際商務(wù)秘書的研究，則是一個(gè)空白。在全球化的時(shí)代，國際商貿(mào)不僅數(shù)額龐大，對(duì)于中國來說，已經(jīng)是國家富強(qiáng)、和平崛起的支柱。試設(shè)想假如沒有從國際商貿(mào)而賺來的１萬多億的外匯美元，我國今天在國際上能有那樣大的發(fā)言權(quán)嗎？可見探討國際商務(wù)秘書問題的迫切性與重要性。再從另一角度看，也說明了秘書學(xué)科的分支廣闊，不能大家都停留在機(jī)關(guān)秘書領(lǐng)域里去研究，商務(wù)秘書是秘書隊(duì)伍中的一個(gè)重要的獨(dú)特的分支。
會(huì)議探討了一些基本問題：
國際商務(wù)秘書的概念：是指從事國際間的商務(wù)貿(mào)易往來的機(jī)構(gòu)中的專業(yè)秘書人員，具有跨文化傳播的特征，重在輔助上司外貿(mào)經(jīng)營(yíng)。而不同于“涉外秘書”的概念。它們是上司的經(jīng)營(yíng)助手，而不同于管理行政事務(wù)的助手。
因此，國際商務(wù)秘書的素質(zhì)要求，必須通曉有關(guān)國家的商業(yè)文化，善于收集、分析國際商貿(mào)信息，把握最佳互利互惠的商貿(mào)機(jī)運(yùn)。當(dāng)然，必要的交際語言、禮儀形象是其素質(zhì)的一部分。
國際商貿(mào)秘書信息工作的內(nèi)容，包括：政策信息（本國與外國）、市場(chǎng)信息（也是多國多方的）、內(nèi)部（含員工）信息、物資信息（庫存）等。
國際商務(wù)秘書還具有培養(yǎng)海外客戶、溝通客戶感情的任務(wù)，這也與一般公關(guān)不同的，它必然涉及國外的不同文化、宗教、習(xí)俗，而不僅是利益問題。比如你不懂基督教，就很難與西方國家的商人建立持久的感情；而你完全不懂伊斯蘭文化，也就不可能做好與中東、北非的商貿(mào)分析。
國際貿(mào)易的分工、國際金融和市場(chǎng)營(yíng)銷原理、進(jìn)出口有關(guān)國家和部門的法規(guī)、稅收、保險(xiǎn)、風(fēng)險(xiǎn)防范等等，都必須十分精通，稍一疏忽，就可能造成重大經(jīng)濟(jì)損失。可見商務(wù)秘書要求之高與專，需要專門培養(yǎng)。至于國際市場(chǎng)供需動(dòng)態(tài)分析、有關(guān)的文書撰寫，如業(yè)務(wù)信函、契約文書、也是種類繁多，各國國情各異的。近年來電子商務(wù)興起，它的設(shè)計(jì)、操作，都需要專門訓(xùn)練培養(yǎng)。
會(huì)上還研究涉及一些對(duì)機(jī)關(guān)和民間秘書都有啟發(fā)的觀點(diǎn)。比如，認(rèn)為一切領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)都是有成本的，秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)中應(yīng)當(dāng)注意降低領(lǐng)導(dǎo)成本。再如一切活動(dòng)都離不開時(shí)間因素，時(shí)間是無法挽回的財(cái)富，秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排、掌握時(shí)間，是最重要的輔助內(nèi)容，不管當(dāng)助手，做參謀，都應(yīng)當(dāng)做好時(shí)間的助手與參謀。對(duì)于過去秘書“三辦”（辦文辦會(huì)辦事）的提法，有學(xué)者認(rèn)為改為“管理事務(wù)”、“辦理文書”、“籌辦會(huì)務(wù)”，語言比較更準(zhǔn)確、規(guī)范。
會(huì)議還研究了國際商務(wù)文員的問題。文員是上個(gè)世紀(jì)９０年代以來，從海外流傳來的詞語。１９９３年我?guī)F(tuán)在香港專門了解過文員（那時(shí)英國人還在）的含義，文員介乎白領(lǐng)和藍(lán)領(lǐng)之間，有各種各樣的文員，諸如報(bào)關(guān)文員、接待文員等，也有的就是店員。文員在國際商務(wù)活動(dòng)中是必不可少的工作人員，其任務(wù)重在實(shí)務(wù)操作，如接待一般客商，管理資料檔案，應(yīng)用電腦操作等。國際商務(wù)中的商務(wù)單證員、跟單員等都屬于文員，而不一定是秘書。文員屬于較秘書低一個(gè)層次的工作人員，也可算作廣義秘書的范疇。
以上這些初步認(rèn)識(shí)，還可能改正。會(huì)議認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)國際商務(wù)秘書和文員的重要、迫切性，決定在商務(wù)部和國際商務(wù)學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下，編輯商務(wù)秘書與商務(wù)文員兩種教材，適應(yīng)時(shí)代的急需。
北京的盧教授介紹了她培訓(xùn)職業(yè)學(xué)生操作的經(jīng)驗(yàn)，在國際禮儀訓(xùn)練中要求男女同學(xué)練習(xí)擁抱禮節(jié)，她的班上女多男少，一個(gè)男生嚇的開溜了，剩下一個(gè)男生和二十幾位女生一一擁抱。這種方式已大不同于老師口講筆寫的老教學(xué)方式，相信這個(gè)小男生會(huì)一輩子記得擁抱禮節(jié)的。
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