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年會是企業(yè)激勵(lì)員工、展示業(yè)績、聯(lián)系客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動、豐厚的獎(jiǎng)品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗(yàn)。

年會的組織大致分為七個(gè)環(huán)節(jié)：

（1）確定活動立項(xiàng)

（2）制定預(yù)算

（3）選定會務(wù)代理

（4）確定方案

（5）確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)

（6）結(jié)算

（7）總結(jié)

年會的組織有五個(gè)要素：

（1）預(yù)算

（2）人數(shù)

（3）參會人員組成

（4）會議主要議題

（5）會議時(shí)間

這五個(gè)要素牽涉到在整個(gè)年會組織過程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動安排等一系列決策。

在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費(fèi)、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預(yù)算。

選定會務(wù)代理是組織年會便捷可靠的方法：

第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢可以辦更多的事。一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會分為:門市價(jià)、前臺折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務(wù)公司報(bào)價(jià)高

第二，可以節(jié)省時(shí)間、簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，它們可以按照要求很快找到合適的地點(diǎn)和報(bào)出初步的預(yù)算。

第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會議的順利進(jìn)行。年會的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季。如果您的會務(wù)活動人數(shù)眾多(比如用房數(shù)在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時(shí)候就需要會務(wù)代理公司動用人脈和酒店各部門(前臺、禮賓部、客房部等)進(jìn)行協(xié)調(diào),以解決入住問題。另外，在會場搭建時(shí)的提前進(jìn)場時(shí)間也需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進(jìn)行協(xié)調(diào),如果沒有會務(wù)公司的協(xié)作,組織者會增加很大的難度。

在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當(dāng)中。主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。

接下來是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：

a邀請的貴賓及確認(rèn)其成行；

b舞臺設(shè)計(jì)、場地搭建、燈光音響布置的完成；

c文書工作、會議資料的準(zhǔn)備；

d房間分配表；

e用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡）；

f交通安排；

g各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；

h支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表；

j表演者的邀請及確認(rèn)；

k禮品、胸花、指示牌、胸卡；

l會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。

在檢查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。

在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動進(jìn)行過程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個(gè)消費(fèi)場所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時(shí)間及里程、洗衣及長途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計(jì)人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。

總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對會務(wù)代理的服務(wù)評價(jià)、不足和建議。

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