會議組織工作頭緒繁雜、環節較多，每個環節之間相互關聯、相互影響，一個環節出了問題就要影響下一個環節甚至整個會議。因此，應該重視會議工作的總體協調與安排，必須建立一套有效的指揮調度系統。
會議協調是指會議組織者受上級領導者的委托，通過各種方式和手段妥善地協調、處理各種關系、矛盾和糾紛，其目的是保證會議的順利召開、進行和圓滿結束。會議協調也是會議組織管理的重要手段，其實質是統一認識，調整關系，解決矛盾，協調行動。
秘書部門要做好會務工作總體協調，必須建立一套有效的指揮調度系統，并且明確崗位責任。必要時，應列出詳細的任務分工表，人手一份，以備檢查和落實，及時協調解決問題。如文稿起草、會務組織、會場布置、文藝演出、來賓接待、生活服務、安全保衛、交通疏導、醫療急救、電力保障等。
會議協調的方法與途徑多種多樣，要靈活運用，主動地做好協調與安排工作，會議協調的要求如下。
(1)加強會議組織工作部門的建設，提高會議組織人員的素質和工作效率，樹立良好的形象，取得各方面的信任。
(2)注重調查研究，廣泛收集各方面的信息。
(3)爭取領導同志的理解、信任和支持。
(4)充分發揮各相關工作部門的作用。
(5)顧全大局，求同存異，協調一致。
(6)建立良好的人際關系。
(7)善于將原則性與靈活性結合起來。
(8)遇到問題，應耐心細致，沉著冷靜，穩重行事。
(9)注意留有余地。
(10)協調之后注意及時抓落實。
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