舉行會議必須要印刷一些宣傳品及會議資料，用來告知會議的訊息以及會議期間提供與會者開會所需的相關資料之用，甚至也可以在會后留存建檔參考使用。
一、印刷項目
1．會前：
（1）大會專用信封、信紙。
（2）宣傳品--海報、會議通知、報名表。
2.會期間：
（1）大會節目手冊。
（2）其他：名牌、與會證書、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券。
（3）論文摘要集／與會者名冊。
依照會議規模及大會預算，以上有些項目可調整增減，例如：如果沒有很多經費可以不用印制信封信紙；但如果籌備時間很長而經費足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會議通知，用以提醒參加人員并加強宣傳。
二、會前使用的印刷品
會前的準備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統一大會形象，二來可以同時開展做宣傳。
1.信封、信紙
先請一家合作良好的印刷設計公司設計符合大會主題的cis（含大會logo、字體、色系等），依照這個大會識別系統（cis）去延伸設計其他相關印刷品，如此不但所有大會的印刷品有一致的整體感，甚至大會會場布置物，如指示海報、眉目板等也可使用這個cis，加強與會人員印象。接著，就可以設計大會信封／信紙，當然現在大多使用電腦發信或e-mail聯絡相關事宜，但是有些正式函件或報告仍然使用大會信紙，而且寄發會議通知也必須使用信封。最好設計兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會議通知之用。
2.宣傳品
需要印刷的宣傳品包括：a．海報。b.會議通知（宣傳小冊）。
三、印刷設計與制作
1.封面（海報、會議通知）
a.會議名稱、1ogo。b．日期和地點。c．主辦單位--由誰主辦。d．摘要--簡單介紹內容或主題。e．大會標語。
2.內容（會議通知）
詳述會議內容，特別強調重要的演講人及講題，并對講員和講題詳細介紹，以鼓勵大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個會議是有價值的，引起回響，大致內容如下：
a．時間、日期和地點。b．會議名稱。c．主辦單位及協辦單位，或指導單位。d．大會籌備委員會名單及秘書處。e．主題。f．會議主人邀請函。g．誰應該參加和為什么。h．暫定會議日程表。i．演講人名字、職稱。j．會場簡介。k．報名費用（包括內容）。l．報名表。m．住宿資料。n．眷屬活動和相關旅游資料。o．特別活動。p．教育學分。
三、印刷設計與制作
3.設計大會宣傳小冊（會議通知）
設計一份實用又精美的會議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。
內容
a.將重要訊息放在封面。b．宣傳（廣告）時要有一致性，以這個主題為主。c．封面利用單一圖樣。d．摘要--簡單介紹內容或主題。e．在照片下要說明。f．避免陳詞濫調。g．加強重點。h．以照片來代替圖案。i．不要耍花招。j．使大會宣傳小冊看起來有價值感。k．在質量上要好。l．誠實以告。m．用信封郵寄大會宣傳小冊。n．提供報名方法。o．確定參加者對象及目標。p.利用封面引起興趣并著手行動。q.讓有意愿與會的人參與。r.人性化，引發興趣。s.利用別人推薦來增加可信度。
列出優點
a.將活動名稱寫正確，如果可能，讓主題可以-看就獲益。b.利用副標題加強效果，這個建議很重要，特別是當你每年年會或活動名稱都相同時。c.例舉參加會議的優點。d.建議參加會議的人簡述工作范圍和個人經驗，讓別人知道哪些人參加會議獲益最大。e.在大會宣傳小冊中，25％~30％描述大會內容，如果會議在最近舉行，不要害怕重復使用字句。f.包括演講者資料，盡可能讓閱讀的人了解演講者。g.利用過去與會者的推薦，讓人感覺可從會議中獲益。h.利用現在式第二人稱，用肯定句，不要寫不確定的字眼。
會議資料托運：
a.會議主辦方需要提前2天運到前昆明b.可以由我們昆明南疆會議公司收貨，并由我們轉運到酒店，所發生的運費由會務組承擔c.會務組發貨后，需將發貨單傳真給我們，確認收貨人的電話和身份證d.特殊情況請詳盡告之>e.會務組到酒店后，查收托運資料
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