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案卷題名，即案卷標(biāo)題，用以概括揭示卷內(nèi)公文的主要內(nèi)容與成分的詞組。其作用是：有助于文書部門快速的處理公文；作為公文檢索的重要標(biāo)識(shí)；也是案卷編目和編制各種檢索工具的主要依據(jù)。

擬寫案卷題名要求文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確，基本結(jié)構(gòu)力求完整。其基本結(jié)構(gòu)包括公文的責(zé)任者（作者）、內(nèi)容（問(wèn)題）、名稱（文種）三部分。必要時(shí)，應(yīng)適當(dāng)標(biāo)明公文的時(shí)間、地區(qū)、通訊者；同時(shí)應(yīng)恰當(dāng)?shù)氖褂谩肮摹薄ⅰ安牧稀薄ⅰ鞍妇怼薄ⅰ皝?lái)往文書”等表示文種統(tǒng)稱的名詞。案卷題名基本格式是：

（地區(qū)）責(zé)任者（通訊者）——（時(shí)間）——（地區(qū)）內(nèi)容——名稱

責(zé)任者

必須用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不得簡(jiǎn)稱為“本部”“本局”等；l個(gè)或2個(gè)責(zé)任者應(yīng)直接列出，2個(gè)以上責(zé)任者可適當(dāng)概括，羅列2～3個(gè)常用責(zé)任者，其后加上“等”字；或者使用統(tǒng)稱；如責(zé)任者是領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，應(yīng)標(biāo)明其職務(wù)、機(jī)關(guān)。責(zé)任者一般位于題名的開首。

內(nèi)容

是卷內(nèi)文件內(nèi)容的集中概括，是案卷題名的主體部分。對(duì)卷內(nèi)文件內(nèi)容的概括要全面、恰當(dāng)、確切清楚，使人能夠一目了然地判斷出卷內(nèi)文件內(nèi)容中是否有自己要找的文件。內(nèi)容結(jié)構(gòu)的表達(dá)，往往借助于“有關(guān)”、“關(guān)于”、“對(duì)”和助詞“的”構(gòu)成一個(gè)偏正詞組“關(guān)于（對(duì)）……的……”來(lái)表述，但不是所有案卷題名都必須用這種結(jié)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容情況而定。

名稱

文件名稱反映了文件的性質(zhì)和查考價(jià)值，也應(yīng)在案卷題名中予以揭示。一般案卷題名應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)主要文種2至3個(gè)，其后加上“等”字，文件名稱之間可按重要程度排列，并兼顧不同性質(zhì)的文種。必要時(shí)，部分案卷題名的名稱部分可按規(guī)定使用“文件”、“材料”、“來(lái)往文書”、“案卷”等專用術(shù)語(yǔ) 表示，但應(yīng)注意使用的條件。“文件”適用于會(huì)議活動(dòng)中形成 的一系列文件；“材料”適用于正式文件以外的一些輔助性、 原始性、參考性材料；“來(lái)往文書”只適用于機(jī)關(guān)之間商洽某項(xiàng)工作形成的問(wèn)文和復(fù)文，這類案卷往往都是按通訊者特征立卷；“案卷”適用于圍繞某一案件、事件或某人的某方面問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查處理過(guò)程中形成的所有文件材料。

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