（一）批復的概念和特點1.批復的概念
批復是“答復下級機關的請示事項”時使用的文種。
批復是用于答復下級機關請示事項的公文.它是機關應用寫作活動中的一種常用公務文書。
2.批復的特點
（1）行文具有被動性
批復的寫作以下級的請示為前提，它是專門用于答復下級機關請示事項的公文，先有上報的請示，后有下發的批復，一來一往，被動行文，這一點與其他公文有所不同。
（2）內容具有針對性
批復要針對請示事項表明是否同意或是否可行的態度，批復事項必須針對請示內容來答復，而不能另找與請示內容不相關的話題。因此批復的內容必須明確、簡潔，以利下級
機關貫徹執行。
（3）效用的權威性
批復表示的是上級機關的結論性意見，下級機關對上級機關的答復必須認真貫徹執行，不得違背，批復的效用在這方面類似命令、決定，帶有很強的權威性。
(4) 態度的明確性
批復的內容要具體明確,不能有模棱兩可的語言,使得請示單位不知道如何處理.
（二）批復的分類與寫法1.批復的分類
根據批復的內容和性質不同，可以分為審批事項批復、審批法規批復和闡述政策的批復等三種。
還有肯定性批復、否定性批復和解答性批復三種。
2.批復的寫法
批復一般由標題 主送機關 正文 落款構成。
（1）標題
標題的寫法最常見的是完全式的標題，即由發文機關、事由和文種構成。在事由中一般將下級機關及請示的事由和問題寫進去；
還有一種完全式的標題是 發文機關 + 表態詞 + 請示事項 + 文種，這種較為簡明、全面和常用。
也有的批復只寫事和文種。
(2)主送機關
主送機關一般只有一個,是報送請示的下級機關.其位置同一般行政公文,寫于標題之下,正文之前,左起頂格. 批復不能越級行文, 當所請示的機關不能答復下級機關的問題而需要向更上一級機關轉報請示時, 更上一級機關所作批復的主機關不應是原請示機關, 而是轉報機關. 如果批復的內容同時涉及其它的機關和單位,則要采用抄送的形式送達.
（3）正文
正文包括批復引語、批復意見和批復要求三部分。
批復引語要點出批復對象，一般稱收到某文，或某文收悉。要寫明是對于何時、何號、關于何事的請示的答復，時間和文號可省略。
批復意見是針對請示中提出的問題所作的答復和指示，意思要明確，語氣要適當，什么同意，什么不同意，為什么某些條款不同意，注意事項等都要寫清楚。
批復要求（其實可以單獨算做結尾），是從上級機關的角度提出的一些補充性意見，或是表明希望、提出號召。如果同意，可寫要求；不同意，亦可提供其他解決辦法。
(4) 落款
這部分寫在批復正文右下方, 署成文日期并加蓋公章, 成文日期用漢字, 標全年 月 日, 零寫為〇.
批復既是上級機關指示性、政策性較強的公文，又是對下級單位請求指示、批準的答復性公文，因此，撰寫批復要慎重及時，根據現行政策法令及辦事準則，及時給予答復。撰寫時，不管同意與否，批復意見必須十分清楚明白，態度明朗。不能含糊其辭，模棱兩可，以免下級無所適從。
同時批復必須有針對性的一文一批復，請示要求解決什么問題，批復就答復什么問題。
需要指出的是，在全面推進依法行政的今天，“批復”這種帶有較為明顯的計劃經濟“人治”色彩的公文種類，各級行政機關應當慎用。從既有的批復定義和使用實際看，批復是“答復下級機關請示事項”時使用的文種。依法行政講究職權法定，每個行政機關都有自己獨立的法定職責，需要經過“請示”而為的事項越來越少，上級行政機關面對請示，要看是否有必要“批復”。對于應當由下級機關“依法獨立行使職權”并獨立承擔責任的事項，雖有請示也不應批復（即使需要指導也應采用其他方式）。這一是便于明晰職權，分清責任，推進依法行政的需要，二是避免文牘主義，提高行政效率的需要，三是便于管理相對人尋求救濟需要。
舉例如下：
（摘自《應用寫作》XX年第3期，作者：趙光）
批復是答復下級機關請示事項的公文。有這樣一份公文：
批復
人文學院黨委：
二oo三年×月×日你院的請示中所提出的增補人文學院黨委委員的事項我們已經收到。經校黨委七名常委在×月×日的常委會上反復討論決定，并舉手表決，最終一致通過。現將決定告之你們，我們原則上同意你們上報的兩名同志為你院黨委委員。
此決定。
中共××大學委員會
二○○三年×月×日
該文啰唆，表述不嚴密，不符合公文的要求，具體評析如下：
一、標題不規范
批復的標題一般采用“關于＋主要內容一文書種類”的形式，因此該公文標題過于簡單，表意不清。
二、表述不嚴密
在批復時，對有關事項的名稱一般要單獨、完整地表述。如“撤銷×××的值班任務，改由×××野戰醫院擔任；×××野戰醫院的值班任務不變”等語句，都是對批復內容準確而鄭重的表述形式。因此，在對批復事項的表述中既要避免有些文種經常使用的指代形式，如“你部的請示中所提出的事項……”，更不可使用文學作品中常用的承前省、蒙后省等表述方法。在該文中，“你院黨委委員”“兩同志”等都必須寫明具體名稱。
三、批復的意見要明確
批復意見在“批復”中是核心內容，所以要特別注重其表達方式是否全面、準確地反映了首長、機關的意圖。從批復的內容上表達批復意見主要有以下幾種類型：
1.同意請求批準的事項；
2.不同意請求批準的事項；
3.部分同意請求批準的事項等。
在表達批復意見時應簡要、明確地表明上級領導的意見，如“同意……”或“不同意……”，態度要十分鮮明，對于同意的事項通常應補充一些簡短而必要的要求性語句。在不同意下級請示事項的批復中，則需用肯切的語詞，簡要講明道理。對下級的請求意見，部分同意或部分不同意的批復，則更需要明確具體地講清同意事項和不同意事項，并分別講清原因理由，提出相應要求，同時還應把需要修改、補充、調整、說明的內容講清。對尚不十分明確的問題，要盡量給予態度鮮明的答復，不能含糊其辭、模棱兩可。本文中“原則上同意”，則表現了上級機關的含糊態度。
四、語言啰唆不簡潔
公文寫作要求簡明，這里有兩層含義：一是指公文的文字量要力求少，篇幅要盡可能短。二是語言文字要精練，不累贅，不重復，對那些可有可無的字、詞、句，應當刪去。要用最少的文字，準確嚴密地表達最豐富的內容。做到篇無累段，段無累句，句無累字。即每一段、每一句、每個字都有它存在的價值。本文“經校黨委七名常委在×月×日的常委會上反復討論決定，并舉手表決，最終一致通過”一句中多有累贅之詞。
五、結束語使用錯誤
批復的結束語只用“此復”或“特此批復”。有些批復以“此復”作結語，更多的批復不專設結語，僅以“要求”、“希望”代之。
該文中使用“此決定”不符合批復的格式要求。修改稿如下：
關于增補人文學院黨委委員的批復
人文學院黨委：
你院《關于增補×××，×戊×兩同志為黨委委員的請示》悉。經校黨委常委會研究，同意增補×××，×××兩同志為人文學院黨委委員。
此復。
中共××大學委員會
二○○三年×月×日
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