現代秘書活動的緊張性、快節奏、高壓力等特點，都對秘書的心理品質提出了越來越高的要求。為此，秘書在自我發展、自我完善的過程中，要努力提高自己的智力水平，力求塑造自己的良好性格，同時還要學會自我心理調節，保持愉快健康的心理狀態，以適應新時代秘書工作對秘書人員的新要求。
心理，實際上是人腦的機能，它包括智力和非智力因素兩個部分。智力，即人們通常所說的“聰明”程度，是人們在認識客觀事物過程中所形成的穩定的心理特點的有機綜合，它反過來又保證了人們進行有效的認識活動。非智力因素又稱為“動力”，是人們對思想和言行帶有指向、激勵或控制作用的動機、興趣、情感、意志、氣質、性格等個性心理品質。
1.秘書人員的冷漠心理
冷漠心理就是對周圍一切事物，大到國家大事，小到本機關事務都漠不關心、漠然視之的一種消極心理。這種人身上自由主義嚴重，事不關己，高高掛起，明知不對，少說為佳，甚至“當一天和尚撞一天鐘，沒有事業心，沒有責任感。有此心理的秘書還往往對自我角色的認識存在一定偏差，產生清高心理。這些人員往往有一種一人之上，萬人之下的優越感，自命不凡。對群眾的態度則表現為冷淡和藐視，在與群眾的工作中盛氣凌人目無他人。認為其他人的言談舉止、行為習慣粗俗淺薄，自我驕傲，不愿意與他人接近。
2.秘書人員的卑怯心理
卑怯是妄自菲薄，缺乏自信的一種自我意識。其實質是陷于盲目性而不能正確估計自己的一種心理狀態。有卑怯心理的秘書人員常常覺得自己一無是處，不敢大方的與他人、特別是地位高的人平等交往。他們雖然也有與人交往的強烈愿望，但在實際工作中則缺乏自信和勇氣，不敢進入社交場合，唯恐受到別人的恥笑，即使參加社交活動也會無法自制的出現臉紅、心跳、張皇失措的現象。秘書人員如果對領導的性格、工作作風、生活方式不能充分了解和領會，在輔助領導的工作中，常常會心理緊張，害怕出現差錯，長此以往就會感到悲觀和失望，對自己更加沒有自信，卑怯的心理也會越來越嚴重。
3.秘書人員的焦慮心理
焦慮是個體對環境即將出現的變故或需要做出的努力，在主觀上引起緊張和不愉快的期待情緒。秘書人員尤其是青年秘書往往由于工作壓力過重，遇到障礙，或自己的成績與動機得不到及時滿足而產生焦急。其表現為：經常疑惑憂慮，恍然有如大禍將至；經常怨天尤人，無緣由地自憂自嘆；微不足道的小事都足以引起他的不安；遇到緊張的心理壓力時，便會慌張不知所措，喪失應付事變的能力。在生理上則出現胸悶、心悸、頭昏、呼吸困難等異常感覺。
（三）記憶力
記憶力，指的是人們把感知和認識的外界事物在頭腦中儲存和再現的能力。記憶是每一個健康人都具有的正常的心理活動，只是強弱不同。做任何工作都需要記憶力，秘書工作尤其如此。秘書輔助領導綜合信息、研究政策，制定決策和計劃以推行工作，沒有較強的記憶力根本不可能做到。盡管秘書可借助于筆記、資料、錄音，甚至是電腦來儲存信息，但是，以上這些不可能隨時帶在身邊備用。大量的信息、數據、經驗、現象等需要用大腦來記憶，才能隨時提供領導咨詢，起到拾遺補缺的作用。秘書的記憶力必須具備準確、快速、持久的良好品質（即記得準、快、牢）。
1、記憶的準確性。它要求秘書對重要文件、講話能整句、整段甚至整篇的一字不差的記憶、回憶；對重要數據精確記憶；對重要現象、情況能準確、全面地復述和描繪；對重要的圖書資料能記住他們的作者、出處、時間、出版單位，以便隨時查閱，而不能含混，說“大概”、“好象”、“差不多”。因為這些資料、數據等都有可能成為領導講話、決策的材料和依據。當然，重要的講話、寫進文件的資料，不能單憑記憶，而必須查對核實清楚才行。
2、記憶的快速性（敏捷性）。指的是秘書要能在短時間內把聽到的講話、看到的材料和迅速變化的情況即時記住，并能在短時間內或在需要使用時迅速回憶起來。這就是通常所講的“強記”功夫。這是秘書工作特性對秘書的要求。有些重要的文件資料不可能長期留在秘書手中，有些重要的領導講話和突發性的情況更是轉瞬即逝，需要秘書抓住時機，集中注意力，在閱讀或觀察的同時，快速的加強記憶。
3、記憶的持久性。指的是某些重要的、具有歷史價值的資料、情況需要秘書較長時間保留在記憶庫里。這就要求你經常的回憶、復習這些被記憶的材料，以加深印象。有時，重復、回憶以往的記憶，會有新的體會、新的發現，即所謂的“溫故而知新”。當然，需要長期甚至終身記憶的材料很少見，大部分材料都具有時間性，只是需要記憶的時間長短不一而已。秘書的記憶通常處于不斷的更新狀態。即一部分失去價值的材料，秘書要善于忘卻，同時要隨時補充需要記憶的材料。記憶的持久性是相對而言。
秘書要增強記憶，主要靠有意識的記憶，即對需要記憶的對象在初次接觸時就集中注意力觀察、體驗或閱讀、理解以加深印象，過后短時間內再重復、回憶以加強記憶。具體的技術性方法有：對人物形象可用特征記憶法、情景（背景）記憶法、比較記憶法；對姓名，可用諧音記憶法、默念記憶法；對文件資料可反復閱讀強化記憶法；對事物可用細節記憶法，時、地、人三因素結合記憶法，聯想記憶法；對書本知識可用復述記憶法、提綱記憶法、圖表記憶法、交叉穿插記憶法等。當然，秘書人員不能單憑腦力記憶，還應輔之以更可靠的文字記錄、機器記錄。秘書人員應隨時攜帶備忘錄（筆記本），養成重要材料隨手、隨時記錄的習慣。
（四）秘書的想象力。
想象力指的是人腦對已有的形象進行加工、制造從而塑造出假想的新型象的能力。
一般說來，秘書工作的對象總是客觀的、實際的、具體的，似乎不需要什么想象力。其實不然，秘書工作者要使自己的工作富于創造性、開拓性，做到超前服務，同樣需要施展想象力。如：秘書參與制訂一項地區發展遠景規劃，就需要把文字、圖表、數據以及畫在紙上的圖紙，通過豐富的想象描繪出一副美麗的、色彩斑斕的藍圖。只有加上豐富的想象，制訂出的規劃才能充滿激情和豪情，起到激勵人們為實現它而奮斗的決心和信心。又如起草一份文件，也需一點想象力，想象會議因為你的文稿而圓滿結束和報告發表后所起的積極推動作用，秘書才不至于對眼前的工作感到枯燥和乏味。
秘書的想象力應具備以下特征：
1、想象的現實性。秘書發揮想象力不像詩人或作家，可以神思飛揚、任意馳騁，而是要根于現實，在現實的基礎上進行高于現實、遠于現實的想象。即秘書的想象力是從現實出發，想象出可能達到的前景或美景，而不是遠離現實、超越現實的、主觀的、浪漫主義的想象。因為秘書寫作公文文稿畢竟不是進行小說、詩歌的創作，秘書制作規劃，也不同于畫家做畫，秘書想象的事物也畢竟不是理想中的事物，而是經過努力后不久可能實現的或必能實現的事物。
2、想象的科學性。秘書的想象力必須以科學為依據，以掌握的現代科技信息去想象、推斷未來。從這個角度看，秘書想象力的特征不同于藝術家，而更多的類似于科學家。秘書的想象力能從以知的事物，依據事物發展的自身規律，想象推斷出即將出現的新事物或事物發展的新階段、新面貌。
3、想象的豐富性。秘書的想象力不應是貧乏的、孤立的，而應是豐富的。從宏觀上說，世界的、國家的政治、經濟、文化、生活前景；從微觀上說，地區的、本單位的、辦公室的環境的改變，都可在現實的基礎上和科學的指導下進行預測和想象。可以說，缺乏想象力的秘書不可能是一個創造型、開拓型的秘書。
你的想象力如何？補充材料。
（五）思維力
思維力，是人對客觀世界的認識能力，它以觀察、注意、記憶、想象為基礎，又將之綜合和深化。思維力可以說是人的智力的最高表現，也是秘書智力活動的基本方法。人的思維外有深刻或膚淺、廣闊或狹隘、靈活或呆板、清晰或紊亂、獨立或因循、縝密或粗俗之分。作為秘書人員應注意培養和鍛煉自己的思維能力，使思維敏捷、縝密、合乎邏輯，使思維具有廣度、深度和批判性。
思維力應具備以下特征：
1、思維的敏捷性。即指人能在較短時間內對客觀事物進行認識，了解其表象和特征，了解其外部和內在的聯系，迅速地進行分析和綜合，做出判斷和推理。如秘書草擬文稿，需要才思敏捷，能迅速地把掌握的大量材料進行分類、甄別、選擇，形成符合領導意圖的觀點；然后能較快地進行構思，用簡潔凝練的語言文字加以表述。又如，秘書接待來客，應迅速地檢查來訪者的身份證件，問明來意然后及時地判斷，做出妥善地安排處理，或介紹到有關部門，或引見某一領導，或婉言謝絕。
思維的敏捷性是以敏銳的觀察、較強的記憶、豐富的經驗為基礎的。同時，思維的敏捷性還表現在善于抓住稍縱即逝的時機，以及一時間萌發出來的靈感。
2、思維的邏輯性。其表現在：秘書對客觀事物的認識一開始就要掌握準確的概念，并善于做出正確的判斷和科學的分析、推理，而不能概念不清、判斷不當或推理混亂。比如：個別性的前提不能得出一般性的結論；或然性的前提或偶然性的前提不能得出必然性的結論。推理應盡量少用簡單的類比，而應多用綜合性的歸納，適當地運用演繹推理。
3、思維的多向性。即思維時要多角度、多方面而不能局限于一個角度、一個方向。客觀事物本身是復雜的、相互聯系的、相互制約的，由矛盾的多方面組成和決定其發展變化的。秘書呀襖善于多角度、多方面地認識思考才能抓住事物的本質和規律。如：我國今后的發展，總體看是經濟發展問題，但經濟要高速發展又涉及到政治體制改革、計劃生育與人口、科技發展、教育改革、生態環境保護等一系列問題。秘書只有認識到這些方方面面的聯系，才能幫助領導制訂出全面科學的經濟發展規劃來。
多向性思維還包括側向思維和反向思維。側向思維即人們通常所說的“左思右想”，能運用相關的材料與主題相聯系、比較而得出新的結論，或者說是“旁敲側擊”、“觸類旁通”。反向思維指的是：有時，思維需要擺脫傳統的思維方向，循著相反的路線才能走出困境，即逆向思維，反其道而行之。如通常由原因推出結果，也可以由結果推斷出原因。又如，討論問題時，領導者考慮成功的因素多一些，秘書就應該提出失敗的可能多一些。秘書的思維是領導思維的補充，而不能一味地跟著領導的思維方向走。
此外，秘書的思維還應具備批判性。批判性指的是秘書對任何對象都要問一個“為什么”，在根據實事求是的科學思維之后，敢于對一切陳舊的觀念、一切不合理的現象、規章制度等提出批判、否定的意見。秘書行為上的奉公守法絕不應該導致思維上的因循守舊（有世界發展的新舊交替、新陳代謝所決定）。秘書的思維一定要跟上時代的發展，能從保守的框框中解放出來。
多向性思維是批判性思維乃至秘書進行創造性思維的基礎，是要成為一個創造型、開拓型優秀秘書必要條件。它要求秘書人員有強烈的求知欲，掌握豐富的知識，并掌握唯物辯證法的認識武器，勇于實踐、勤于思考，并在不斷的實踐中培養提高思維能力，真正成為領導的智囊。
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