隨便把文件 攤開在桌上就離開座位的秘書，以及看到客人來時慌慌張張把文件收起來的秘書，都不是謹慎的秘書。
一個謹慎的秘書應當做到：
1、要離開座位之前，應把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屜之后才離開。辦公時，看到客人來找自己，要眾容自如的把文件收起來，不過想要做好以上這種干凈利落的動作，平常就要養成桌上東西好好整理起來的習慣。平常桌上只放工作需要的文件即可，要長時間離開座位或下班前，都要記得文件收到抽屜里。不要客人一來，只顧收文件而把其他的重要文件露了出來，做任何事都要沉著，不要慌亂。
2、必須能在一方面注意周圍的動靜，一方面也能安心的辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對周圍的動靜一點都不關心，則往往客人已經站到自己面前，也還毫不察覺。
像這種等客人讓在自己面前，開口問“對不起，請問這里是不是總務科？”的時候，才知有客人來，慌亂中，“啪”的一聲把攤開的文件合起來，大家都會很不自然。所以一定要在客人還沒有來到自己桌前時就感覺到，而能鎮定地把文件先收起來。
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