現(xiàn)代企業(yè)所需要的秘書人員往往是“智能型”秘書，能說會(huì)道、文書寫作、會(huì)務(wù)組織、接待安排等技能，樣樣都精通。企業(yè)需要的員工最好是不需要再培養(yǎng)和加工的人才，畢業(yè)的學(xué)生都能直接上崗，上崗前就應(yīng)該具備必需的技能，上崗后能很快地適應(yīng)工作。
如何有效縮短學(xué)生從“學(xué)校”到“社會(huì)”的轉(zhuǎn)型期呢？作為高職秘書專業(yè)的實(shí)訓(xùn)教學(xué)工作在其中就發(fā)揮了相當(dāng)重要的作用。
1.高職秘書實(shí)訓(xùn)教學(xué)的重要性
（1）有利于高職人才培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
教育部《關(guān)于加強(qiáng)高職高專教育人才培養(yǎng)工作的意見》明確提出了高職高專人才培養(yǎng)定位：“高職高專教育是我國(guó)高等教育的重要組成部分，培養(yǎng)擁護(hù)黨的基本路線，適應(yīng)生產(chǎn)、建設(shè)、管理、服務(wù)第一線需要的德、智、體、美等方面全面發(fā)展的高等技術(shù)應(yīng)用性專門人才。學(xué)生應(yīng)在具有必備的理論基礎(chǔ)知識(shí)和專門知識(shí)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)掌握從事本專業(yè)領(lǐng)域?qū)嶋H工作的基本能力和基本技能，具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。”這個(gè)定位突出了技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)。所以，五年制高職秘書實(shí)務(wù)課程實(shí)訓(xùn)教學(xué)必須遵循這個(gè)定位，注重強(qiáng)化秘書職業(yè)技能。
（2）有利于實(shí)現(xiàn)產(chǎn)學(xué)結(jié)合。
秘書實(shí)訓(xùn)教學(xué)在校內(nèi)模擬訓(xùn)練的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步利用校內(nèi)外各相關(guān)部門或企業(yè)真實(shí)工作現(xiàn)場(chǎng)構(gòu)建生產(chǎn)性教學(xué)實(shí)踐環(huán)境，進(jìn)行頂崗實(shí)訓(xùn)，讓學(xué)生直接參與企業(yè)會(huì)務(wù)組織、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)策劃、會(huì)場(chǎng)布置和接待等真實(shí)的秘書工作活動(dòng)，在實(shí)踐與鞏固課堂所學(xué)知識(shí)的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)學(xué)結(jié)合。秘書實(shí)訓(xùn)教學(xué)是以能提高學(xué)生秘書職業(yè)能力為主線，強(qiáng)化技能訓(xùn)練為教學(xué)的基本特色，目的就是以實(shí)際操為原則，突出實(shí)務(wù)性特點(diǎn)，著重培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力。
（3）有利于促進(jìn)教學(xué)方法的改革。
秘書實(shí)訓(xùn)教學(xué)均圍繞秘書工作實(shí)務(wù)的基本要求來實(shí)施。所以教學(xué)中就按照“秘書要做什么”、“遵照工作原則應(yīng)當(dāng)怎么做”、“為什么要這么做”、“怎樣做會(huì)更好”的思路來實(shí)施教學(xué)，教學(xué)方法也要靈活多樣，讓學(xué)生自己去發(fā)現(xiàn)、去歸納、去掌握，變被動(dòng)為主動(dòng)，變“要我學(xué)”為“我要學(xué)”，以利于形成任務(wù)驅(qū)動(dòng)下的學(xué)生自主學(xué)習(xí)法。況且，校內(nèi)實(shí)訓(xùn)教學(xué)中，每個(gè)學(xué)生在一定的工作情景中要模擬秘書的角色，進(jìn)行秘書工作，所以情景模擬法教學(xué)方法的運(yùn)用也相當(dāng)重要。
（4）有利于加大推進(jìn)“秘書證”考核的力度。
秘書的實(shí)訓(xùn)教學(xué)環(huán)節(jié)有效地融合了秘書職業(yè)技能考核的技能部分，通過正常的理論和實(shí)踐教學(xué)，自然達(dá)到秘書的職業(yè)技能鑒定標(biāo)準(zhǔn)，教師在教學(xué)中針對(duì)技能考核點(diǎn)，組織實(shí)踐教學(xué)，這樣在經(jīng)過考核與鑒定后，就能獲得相應(yīng)的秘書職業(yè)資格證書，而且學(xué)生的“實(shí)踐”和“應(yīng)用”能力也得到了很大的提高。
2.高職秘書實(shí)訓(xùn)教學(xué)的主要內(nèi)容及任務(wù)
在實(shí)訓(xùn)教學(xué)過程中，要僅僅圍繞秘書職業(yè)崗位和社會(huì)所需人才的職業(yè)能力去構(gòu)建具體的教學(xué)內(nèi)容，具體到一定的任務(wù)，每項(xiàng)實(shí)訓(xùn)任務(wù)都要細(xì)化，主要要解決兩個(gè)問題即“學(xué)生能做什么”和“學(xué)生做的怎么樣”，下面主要從學(xué)生能達(dá)到的能力目標(biāo)，去組織實(shí)訓(xùn)教學(xué)內(nèi)容。主要是體現(xiàn)以下幾個(gè)方面：
（1）會(huì)議實(shí)訓(xùn)。
能撰寫會(huì)議方案、會(huì)議議程、會(huì)議安排表、會(huì)議接待計(jì)劃、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議總結(jié)等文稿；能布置符合會(huì)議主題的會(huì)場(chǎng)；能做好會(huì)間的服務(wù)工作如茶水、引導(dǎo)等工作；能組織安排好不同類型的會(huì)議如慶典活動(dòng)、新聞發(fā)布會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)；能做好會(huì)前和會(huì)后的住宿、車輛調(diào)度、返程等相關(guān)工作。
（2）文書實(shí)訓(xùn)。
能規(guī)范的寫作基本的公文如通知、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、函等等；能正確處理有關(guān)的文件；能按照辦文或閱文的流程做好相關(guān)的工作；能正確處理各種郵件；能做好相關(guān)的登記工作。
（3）事務(wù)實(shí)訓(xùn)。
能正確使用辦公設(shè)備；能合理布置辦公環(huán)境及做好辦公布局；能識(shí)別并處理辦公場(chǎng)所和常用設(shè)備的各種隱患；能正確發(fā)放和管理辦公用品；能做好辦公室值班表及有關(guān)登記工作；能規(guī)范地接打電話、語言運(yùn)用得體；能做好領(lǐng)導(dǎo)的旅行安排；能做好印信管理與使用工作及辦公室后勤事務(wù)等。
（4）接待實(shí)訓(xùn)。
能接待不同類型的來訪者；能正確使用接待語言；能正確安排宴請(qǐng)工作；能按赴宴人的身份正確布置宴席位置；能掌握宴請(qǐng)的基本禮儀；能針對(duì)特殊的來信來訪做好接待工作等。
3.高職秘書實(shí)訓(xùn)教學(xué)模式的構(gòu)建
實(shí)訓(xùn)模式主要采用校內(nèi)實(shí)訓(xùn)與校外實(shí)訓(xùn)相結(jié)合的方式進(jìn)行，分模擬實(shí)訓(xùn)、校內(nèi)頂崗實(shí)訓(xùn)和校外頂崗實(shí)訓(xùn)三個(gè)階段循序漸進(jìn)地實(shí)施，在整個(gè)實(shí)訓(xùn)過程中，讓學(xué)生直接參與會(huì)務(wù)安排、接待工作、宴請(qǐng)安排以及具體的辦公事務(wù)的處理等工作活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)真正“頂崗”，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的有效統(tǒng)一，強(qiáng)化秘書職業(yè)技能。
（1）模擬公司實(shí)訓(xùn)。
教學(xué)中，充分利用學(xué)校的實(shí)訓(xùn)基地，設(shè)立模擬公司，將教學(xué)活動(dòng)與內(nèi)容，全盤置于該公司的框架下運(yùn)作，以秘書實(shí)際工作任務(wù)為載體，以崗位職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為設(shè)計(jì)依據(jù)，仿真模擬角色與場(chǎng)景進(jìn)行教學(xué)。先設(shè)置一個(gè)完整的公司機(jī)構(gòu)作為秘書實(shí)訓(xùn)的背景或舞臺(tái)，各部門管理有序，活動(dòng)規(guī)范，有一定業(yè)務(wù)實(shí)力，能為秘書工作的開展提供活動(dòng)空間，然后設(shè)定一名秘書主人公，按公司領(lǐng)導(dǎo)要求做好一系列秘書參謀、助手工作，最后以工作任務(wù)作為切入點(diǎn)，讓其在模擬工作中把握好秘書的角色，掌握牢秘書的技能要點(diǎn)。
（2）校內(nèi)頂崗實(shí)訓(xùn)。
組織學(xué)生到校內(nèi)各部門、各辦公室頂崗實(shí)訓(xùn)，處理日常工作事務(wù)，以及安排組織有關(guān)的大型會(huì)議，同時(shí)為各系部中心工作提供輔助服務(wù)。學(xué)生采用輪崗制，在不同的部門，掛職鍛煉。另外，各秘書班在校期間，必須為學(xué)校操辦一次中大型的會(huì)議，以班級(jí)為單位，分小組進(jìn)行（5-6人一組）頂崗實(shí)訓(xùn)，每一組同學(xué)各司其責(zé)去做好自己的本職工作，團(tuán)結(jié)合作，互相配合，共同去籌辦好學(xué)校的會(huì)議。這種模式比較靈活，有利于學(xué)生更好地去認(rèn)識(shí)基層單位特別是文秘工作的范圍、性質(zhì)、任務(wù)和環(huán)境，進(jìn)一步掌握必要的現(xiàn)場(chǎng)管理和服務(wù)工作等方面的知識(shí)，但時(shí)間安排上機(jī)動(dòng)性較大。
（3）校外頂崗實(shí)訓(xùn)。
利用校外企業(yè)或機(jī)關(guān)單位頂崗實(shí)訓(xùn)，開展真實(shí)的實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)，使學(xué)生真切地接觸實(shí)際性的秘書工作，使所學(xué)知識(shí)得到鞏固與提高。這種實(shí)訓(xùn)模式主要是在畢業(yè)前一兩個(gè)月將學(xué)生安排到企業(yè)進(jìn)行頂崗實(shí)訓(xùn)，有一部分學(xué)生在實(shí)訓(xùn)完成后，基本上就在這個(gè)單位就業(yè)。所以，它最大好處就在于學(xué)生的技能培養(yǎng)與就業(yè)是相連的，這為解決學(xué)生就業(yè)提供了好的途徑。但是這種實(shí)訓(xùn)模式管理難度較大，因?yàn)閷W(xué)生頂崗實(shí)訓(xùn)的崗位有限，要讓一個(gè)班的學(xué)生頂崗實(shí)訓(xùn)，必須要與十幾家的企業(yè)或機(jī)關(guān)建立穩(wěn)定聯(lián)系，所以，學(xué)校采取了集中與分散相結(jié)合的方式，根據(jù)學(xué)生及家長(zhǎng)與社會(huì)聯(lián)系情況，一部分由學(xué)校統(tǒng)一安排到實(shí)訓(xùn)單位，一部分由學(xué)生及家長(zhǎng)自行聯(lián)系落實(shí)到實(shí)訓(xùn)單位。總之，進(jìn)行校外實(shí)訓(xùn)，是真正意義上拓寬了學(xué)生對(duì)秘書職業(yè)的宏觀視野，又增進(jìn)了學(xué)生解決實(shí)務(wù)的能力，更有利于學(xué)生的就業(yè)。
4.高職秘書實(shí)訓(xùn)教學(xué)開展的保障
（1）充足的實(shí)訓(xùn)經(jīng)費(fèi)。
充足的實(shí)訓(xùn)經(jīng)費(fèi)的支持，是秘書實(shí)訓(xùn)教學(xué)有效開展的首要保證。在校內(nèi)的實(shí)訓(xùn)教學(xué)過程中需要大量的耗材和設(shè)備，由于學(xué)生的技能不熟、經(jīng)驗(yàn)不足，所以有些耗材需求量很大，除了學(xué)校給予的一定支持外，往往還是有所不足。另外學(xué)生如到企業(yè)去頂崗實(shí)訓(xùn)，有些單位包吃包住，可有些還需要支付額外的交通費(fèi)或補(bǔ)貼一定的餐費(fèi)，這在一定程度上都增加了學(xué)生的負(fù)擔(dān)。所以，在組織實(shí)訓(xùn)教學(xué)過程中，經(jīng)費(fèi)是推進(jìn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)開展的重要保證。
（2）雄厚的實(shí)訓(xùn)師資。
其實(shí)，要保證實(shí)訓(xùn)教學(xué)取得實(shí)效，師資隊(duì)伍很關(guān)鍵。因?yàn)樵诮虒W(xué)中，學(xué)生往往是在專業(yè)老師的指導(dǎo)下，被分散到很多機(jī)構(gòu)和部門去開展工作，加上秘書工作很多是智力性的工作，學(xué)生在參加秘書實(shí)訓(xùn)的過程中會(huì)遇到很多難題，這就要求指導(dǎo)教師不僅在量上要保證，而且在質(zhì)上也要有保證。因此，選用實(shí)訓(xùn)教學(xué)模式時(shí)要考慮到現(xiàn)有師資隊(duì)伍的數(shù)量與質(zhì)量.
（3）更多的實(shí)訓(xùn)崗位。
能爭(zhēng)取多少企事業(yè)單位的崗位開展實(shí)訓(xùn)工作，直接影響著秘書實(shí)訓(xùn)教學(xué)的實(shí)際效果，也影響著高職秘書專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。其實(shí)，終極秘書實(shí)訓(xùn)就是要多爭(zhēng)取企事業(yè)單位的秘書崗位資源。崗位資源越多越好，這樣，學(xué)生參加社會(huì)一線的鍛煉機(jī)會(huì)也就越多，以利于學(xué)生更多地掌握秘書技能。如果社會(huì)崗位資源相對(duì)缺乏，就肯定不利于校外頂崗實(shí)訓(xùn)的有效開展。
總之，高職秘書實(shí)訓(xùn)教學(xué)體系應(yīng)遵循循序漸進(jìn)的規(guī)律，讓學(xué)生逐步適應(yīng)、掌握秘書崗位所必備的職業(yè)技能，完成就業(yè)前的職業(yè)技能綜合訓(xùn)練，努力培養(yǎng)學(xué)生愛崗敬業(yè)、誠(chéng)實(shí)守信、團(tuán)結(jié)協(xié)作、踏實(shí)細(xì)致的職業(yè)精神。這樣，最終培養(yǎng)出的文秘畢業(yè)生在人才市場(chǎng)上才極具競(jìng)爭(zhēng)力。
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