1.表達規范、正確
秘書電話語言表達要體現出良好的職業規范，秘書人員的工作語言應是普通話，要始終保持接聽電話時的職業語調與規范用語，這是秘書的首要基本功。另外，因為電話交談不像口語交談，可以用除聲音之外的體態語來輔助表達，所以用語要規范。同時，電話交談有時因為距離問題或線路干擾而使聲音模糊、失真，這一切都要求在接聽電話之前，必須首先注意表達規范正確。
2.禮貌熱情，語氣清晰和婉
俗話說，言為心聲，聲音能反映人的真情實感。秘書電話交談，更應該運用富有人情味聲音，力求使對方既收到語言，又收到情感信息。有人將電話比喻成不速之客，常會不顧對方是否歡迎而突然闖入。對于秘書，心情在某一時刻可能很不好，此時更要求秘書人員在接聽電話時態度要熱情，語氣要和婉，不可生硬，不能讓對方感覺不舒服。
3.簡潔
企業電話用語，不同于人們的日常生活中的電話用語，電話溝通的時效性很強，秘書人員必須有很強的時間觀念，長話短說，扣緊主題，不說與主題無關的事。同時，簡潔并不意味著一定要少說話，在表達信息的過程中，一定要全面準確，而不是一知半解。
4.保密
電話保密是企業信息保密中的一項重要內容，秘書人員在接聽電話時一定要注意保密，一般不要在普通電話里談秘密事項，同時也不能將和電話內容有關的事項告訴無關的人員。如果對方在電話中問及有關機密的事，秘書人員可根據情況，或婉言拒絕，或請示領導。
5.注意時間
這主要是針對打電話時，要考慮對方此時接電話是否方便，要注意各地、各國的時差和工作時間的差別。一般的公務電話最好避開對方臨近下班的時間。因為這時打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復。公務電話應盡量打到對方單位，如確有必要給對方打時，應避開對方與其家人吃飯、休息時間。
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