（一）公文格式的規(guī)范化
公文既然是人類處理生產(chǎn)勞動和社會活動的工具，人們周圍所發(fā)生的一切事情都要通過公文這個工具來進行管理和處理。由于公文工作是一項普遍性和基礎性的工作，因此不能削弱，只能改革和加強。這樣公文的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。
所謂公文規(guī)范化，指的是根據(jù)公文的約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標準。規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標準，使人們的工作行動合乎這些規(guī)格標準。
所謂制度，就是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動準則。公文處理的制度化，對公文處理的全部活動都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范的正確順利的實施。使公文處理依法進行。
《辦法》就屬于國家行政機關(guān)公文處理的法規(guī)性文件，也就是國家行政機關(guān)公文處理中需要共同遵守的制度。
經(jīng)國務院辦公廳提出的1999年由國家技術(shù)監(jiān)督局批準發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準（GB/T9704—1999），把我國的國家行政公文格式納人了國家標準體系，使我國國家行政機關(guān)公文規(guī)范化、標準化。
（二）公文格式的法定性
公文寫作，在不同的歷史時期、不同的社會，它的寫作要求是不一樣的。回顧幾千年來中國歷史，我國的公文一直是為少數(shù)封建統(tǒng)治階級和官僚資產(chǎn)階級服務，一直是他們剝削和壓迫廣大人民群眾，維護其統(tǒng)治地位的工具。歷史無論朝代怎么變更，公文的這種性質(zhì)始終沒有變動。解放以后，我們黨和國家領導的幾十年公文改革，徹底地改變了公文的這個性質(zhì)，把公文變成了無產(chǎn)階級和人民大眾同帝國主義封建主義、官僚資本主義進行斗爭的武器，變成了管理自己國家，為廣大人民群眾服務，推動社會主義發(fā)展、推動經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的工具。
正因如此，我國新型公文表現(xiàn)出三大特點：
1．堅持無產(chǎn)階級公文的原則性和嚴肅性，使我們的公文 在廣大人民群眾中享有崇高的威望和法定效果。
2．運轉(zhuǎn)訊速、工作效率高。由于公文有了黨和國家的正 確指導，有了嚴格的健全的紀律和制度，因此上情下達，下情上傳，橫向溝通上體現(xiàn)出迅速、準確、無誤。
3．廉潔奉公、全心全意為人民服務
這三大特點就體現(xiàn)出我國公文格式所具有的階級性和法定性。
（三）公文格式的層次性
在現(xiàn)代社會中每一個國家都使用公文這種工具來實施管理。但每個國家的內(nèi)部又分有好多政府部門來進行管理。這樣就形成一個國家的全部公文構(gòu)成國家公文體系，它反映著國家機關(guān)的體系即國家機構(gòu)的狀況；每個國家的內(nèi)部機關(guān)的公文成為國家公文的一個子系統(tǒng)，所有國家機關(guān)內(nèi)部的公文子系統(tǒng)綜合匯總構(gòu)成國家行政機關(guān)公文體系。這一構(gòu)成情況就反映出公文的層次性。
我國現(xiàn)階段國家公文體系就包括：中國共產(chǎn)黨機關(guān)文件、政府機關(guān)文件（即國家行政機關(guān)公文）、司法機關(guān)文件、外交部門文件、軍事機關(guān)文件和行政法規(guī)等公文子系統(tǒng)。這種公文系統(tǒng)，它反映了我國政治體制（制度）的本質(zhì)特性，也反映出具有中國特色的社會主義國家公文的層次性。
（四）公文的美觀和莊重性
公文格式的美觀和莊重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同層級，不同用途的公文經(jīng)約定俗成后制成不同表述形式。
公文格式的美觀和莊重包括三方面內(nèi)容，一方面是公文要素的設置和在公文中的排列位置要體現(xiàn)美觀和莊重；另一方面是公文傳遞所采用的介質(zhì)紙的質(zhì)量和印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量的好壞也影響到公文的美觀與莊重；第三方面是辦文人員在辦公過程中認真負責的態(tài)度．也影響到公文的美觀與莊重。
《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準（GB／TP704—1999）中規(guī)定的公文用紙技術(shù)要求、用紙的大小，印刷排版和裝訂要求直到公文中各要素排列位置。這一切就是體現(xiàn)出國家行政機關(guān)公文的美觀和莊嚴性。
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