在事務公文中，篇幅較長、結構難以把握、很難寫出特色的，要數總結了。因此，衡量寫作水平的高低，往往從所撰總結的質量如何來看，就可一清二楚了。那么，總結寫作與修改的要點又何在呢？筆者認為，可從扣政策、抓特點、找典型、清材料、理思路、刪冗文六個方面來把握。
一、扣政策
我們寫工作總結，往往要對前一段工作進行全面、審慎的回顧，即對前一段工作在貫徹執行黨和國家的方針政策、依法行政和實施領導的情況進行審視。所謂扣政策，具體地講，一是有無違法、違背中央指示精神、違背客觀規律、侵犯群眾利益的行政行為被作為經驗在總結；二是理論上的提法是否符合黨報黨刊中的輿論導向和跟新提法；三是引用的政策法規是否得當。如果政策使用不當，或有錯誤，那么，總結出來的經驗也是不正確的；如果推廣，則是有害無益的，甚至會造成惡劣影響。例如，××省疾病控制中心為原免疫規劃所所長×××發文求情，這單位發文及一系列為貪官求情的工作，即使幾經周折、勞神費力，也不宜寫進工作總結之中。
二、抓特色
所謂"特色”，是指事物所表現的獨特色彩和風格。就一份總結而言，一是指內容上的獨特風格。有的秘書寫總結，喜歡套用老模式，平鋪直敘，記“流水賬”，連重點也不突出，就更談不上有什么特色了。 單位或部門的工作總結，要突出“你無我有，你有我優，你優我神”的工作成績，寫作的重心應當是反映當地工作中有獨特性和創造性的東西。要寫出自己“這一個”的特色，要唱好“地方戲”和“拿手戲”。而對于那些照抄照轉一般化的工作情況，年年可套、家家可用的“常規性武器”，各級各地乃至全國都適用的“普通話”，就沒有必要寫人總結之中。那樣的材料即使報上去也不會有多大用處。在當今“快餐化”的時代，生活、工作節奏已不斷加快，閱文者總是希望在最短的時間內閱讀盡量多的文字，獲取盡可能多的信息。因此，只有突出文章的特色，盡量縮短文章的篇幅，才能達到閱文者的要求。二是指在形式上要突出特色。工作總結的標題要突出全面工作總的特色，文章各個部分要緊扣主旨突出各個方面的特色，每一段的開頭也要概括本段要旨。目前流行一種將具體事實與數據用黑體標出作為小標題。
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