本文講解了文檔管理工作的新變化：1.文檔信息的虛擬性決定文檔管理轉向虛態化；2.文檔信息對設備系統的依賴影響信息可讀性；3.文檔信息的網絡生存環境使其面臨安全風險；4.文檔信息真實性的認定和維護變得異常艱難；5.網絡的開放自由容易引發電子文檔管理失控；6.信息用戶的快捷需求促使信息服務模式轉化。 1.文檔信息的虛擬性決定文檔管理轉向虛態化。與傳統文檔相比，電子文檔具有先進性，也具有神秘性，具有高深莫測的虛擬性，可以說是文檔存在方式與發展的高級形態[1]。傳統文檔管理以“實態”文檔為主要管理對象，而如今的文檔管理以“虛態”文檔為主要管理對象，前者針對的是現實中的物理世界，而后者針對的是具有虛擬意義的邏輯世界。文檔管理從實態管理向虛態管理轉變，是一場文檔管理的革命，是對傳統文檔管理的揚棄和超越。
2.文檔信息對設備系統的依賴影響信息可讀性。傳統文檔的信息內容以文字或符號記錄于紙張等載體上，可直接識讀，而電子文檔的信息以二進制數字代碼的形式記錄于磁盤、磁帶、光盤等載體上，其數字化信息形態決定了文檔信息在存儲過程中需要編碼，在檢索和閱讀過程中需要解碼，而這一切均需借助于一定的軟硬件系統，否則電子文檔既無法產生，也無法閱讀。隨著信息技術飛速發展，電子文件各自所用的編碼方式和迅速變化的計算機系統運行環境之間的矛盾會越來越尖銳，外表看來保存完好的電子載體，信息也會不可讀。
3.文檔信息的網絡生存環境使其面臨安全風險。由于文檔在計算機中生成，并通過網絡進行傳輸、處理，因而容易受到來自計算機及網絡的多重威脅。一方面，互聯網上的非法訪問難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手防不勝防；另一方面，內部人員通過USB閃存驅動器、WIFI調整解調器、智能電話、藍牙適配器、數碼音樂播放器、紅外線傳輸、電子郵件、FTP等各種方式將文檔信息管理系統中的數據未經授權二次擴散和傳播出去。在內外夾擊的“惡劣”網絡環境中，文檔信息難以“獨善其身”，文檔管理必然“險象環生”。
4.文檔信息真實性的認定和維護變得異常艱難。檔案的本質屬性是原始記錄性，紙質文檔的載體和記錄其上的外部特征如字跡、簽字、印章等密不可分，一同構成文件原件身份的“證明人”。而電子文檔信息內容和信息載體具有可分離性，計算機內存貯的電子文檔無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區別，被增刪、修改后可不留痕跡，可以在不同的計算機和載體之間傳遞和復制，此時文檔的載體僅僅成為某一特定時刻文件內容的“承載物”，無法固定用以鑒別文件原始性的外部信息，從而直接影響到電子文檔的真實性、可靠性。
5.網絡的開放自由容易引發電子文檔管理失控。隨著網絡應用的深入，文件形式和來源也漸趨多樣化，由于沒有制度的約束與控制，重要公文未歸檔就從服務器中被刪除的事件時有發生，如果我們仍局限于將文檔管理的起點定位于文件的登記、分發，那么電子文件將有可能在文檔管理范圍之外運轉，最終造成檔案的不完整、歷史記錄的缺失。
6.信息用戶的快捷需求促使信息服務模式轉化。受網絡信息技術的影響，人們渴求快捷有效地利用文檔信息資源。過去文檔檢索體系建立在各種手工編目基礎上，網絡環境下，不能再像過去那樣以卷為單位逐卷查找有關信息，要求把大量的現有文本信息輸入到計算機上，建立數據庫，以便利用全文檢索系統或超文本檢索系統自動進行高速索引處理。
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