機要文件是黨和國家機密的載體，是高校領導及時了解和掌握黨中央、省（市）委及上級業務主管部門方針政策、工作部署、信息動態等的重要渠道。高等院校作為國家行政事業單位的重要組成部分，是產生、存儲和使用國家秘密較為集中的地方，做好高校機要文件管理工作，對確保機要文件有效運轉，提高學校工作效率具有十分重要的意義。那么，在機要保密工作面臨的形勢發生深刻變化的新時期，如何加強高校機要文件的管理工作呢？
一、加強思想從識，提高保密意識和責任意識
機要文件管理工作是一項細致而縝密的工作，不能有哪怕一絲的馬虎。2010年修訂發布的《中華人民共和國保守國家秘密法》，對涉密文件等涉密載體的管理規定更加嚴格，如改“結果論”為“行為論”，好機要文件管理工作，將精益求精的工作態度和工作作風落實于高校機要工作上，樹立忠誠、敬業、服務與奉獻的精神。
二、建立健全機要文件管理制度，實行規范化管理
機要文件管理工作是一項政治性、保密性、技術性很強的工作，各高校應結合本校實際，進一步建立完善機要文件管理的各項規章制度。通過建章立制，做到傳閱規范、存放規范、借閱規范等，把工作落實到文件保管運行所涉及的重點部位、重點人員和重點環節上，使各項工作職責分明，操作有序，安全保密。具體來說要建立健全以下制度：
（1）簽收和登記制度。高校的機要文件主要是通過兩個渠道收進的，一是郵政機要通信局傳遞的機要文件，二是從機要局領取的機要文件。簽收機要文件時，一要注意檢查封口是否破損，密封是否完好，有無啟封、拆取內裝文件的痕跡；二要核對簽文薄與實際信件件數、信封號碼是否相符。檢查核對準確無誤后方可簽字，在專用機要文件登記簿上登記，并且注明密級和收到時間。
（2）借閱、復印制度。各單位指定專人領取，登記簽字。未經同意，不得轉借和私自擴大傳閱范圍，更不能擅自復印、摘抄；特殊情況必須復印的，要經上級保密部門同意，單位主管領導批準，復制的文件要登記并嚴格控制發放范圍和份數，并視同正式文件予以管理。
（3）閱文制度。嚴格按照上級規定范圍傳閱，機要文件的傳閱必須是單循環傳閱，即文件負責人直接呈送領導閱，然后返回文件負責人，領導之間不能橫向傳閱。
（4）監督和檢查制度。機要文件的管理應該做好三項工作：一是檢查，二是抽查，三是監督。這三點對做好機要文件的管理作用重大，也是做好保密工作的重要舉措。加大監督、檢查力度，能有效地防止失密、泄密事件的發生。
（5）清理、銷毀以及歸檔制度。為確保機要文件的安全，必須對機要文件定期檢查、清點和整理，每年收到的文件在第二年要清退，按要求如數退回原發部門；對不屬于清退范圍的文件資料，根據學校檔案管理要求存檔；該銷毀的文件則要送指定地點處理，切忌隨意處理。
三、改進機要工作方法，提高文件送閱效率
為了使上級文件精神及時得到貫徹落實，需要積極探索文件處理規律，提高文件送閱效率。要按照“嚴格程序，靈活處理”的原則，做到以下四點：一是合理分類。將供領導閱讀的文件和供各部門執行的文件，分內容、分部門、分業務、分級別按時間先后順序傳閱、督辦、返回。二是堅持急件急辦。即按照機要文件的輕重緩急程度合理安排傳閱者的先后順序，重要文件呈送主要領導先閱，文件內容與誰工作關系密切誰先閱、誰在家誰先閱，以使主管領導盡快了解上級文件精神，及時做好工作安排。對一些急件或絕密件、機密件，應隨到隨傳，保證做到人不離件、件不離人，隨時掌握文件的走向和流程。三是可適當靈滲處理。在文件份數少、傳閱領導多、閱辦部門多的情況下，可采取先辦理、后傳閱，先主辦、后協辦的方式處理，以提高文件的利用率和工作效率，及時發揮機要文件的效用。四是加強提醒和督促。對于那些需要及時落實的事情，如果怕領導工作忙忘記，機要秘書有責任提醒和督促。在傳文過程中，如有的領導出差或在外開會，往往一個文件還沒有傳閱完，另一個要傳閱的文件又來了，反復交叉，積少成多，在這種情況下，機要人員更要注意做好文件的傳閱工作，將傳完的文件收回并及時分類存放好，以便隨時提供參考、利用。
四、加強網絡保密措施，實現機要文件管理現代化
嚴格機要文件的現代化管理手段，實行微機處理和檢索，是機要文件現代化管理工作的重要議題。在確保文件安全的基礎上，實行微機處理和檢索，可大大提高工作效率，為日常工作提供便利條件。因此，必須加強計算機網上保密措施和相應硬件設備建設，以實現機要文件管理的現代化。隨著科學技術的迅猛發展和國際互聯網的廣泛應用，特別是高校和外界科技交流與合作渠道的日益增多，高校機要文件管理工作出現了許多新情況、新問題。為此，我們必須認清形勢，加強和改進高校機要文件管理工作，這對于保持高校穩定，鞏固和發展高校的大好形勢，保證高校各項工作順利開展，促進教育事業的發展有著重要意義。另外，機要人員還要熟練掌握現代辦公技術以及密碼通訊網絡安全防護知識，以適應新時期機要文件管理的要求。
新形勢下，機要文件管理工作比以前更復雜、更深入、更細致。高校機要人員必須認清形勢，更新觀念，加強和改進高校機要文件管理工作，以適應新時期、新形勢下機要文件管理的要求，使機要文件管理工作在高校又好又快發展中發揮積極作用。
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