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各類國(guó)際會(huì)議的承辦方式及爭(zhēng)取條件在其國(guó)際組織的章程中皆有明列，要爭(zhēng)取會(huì)議主辦之前，得先了解章程的規(guī)定及如何爭(zhēng)取，才能事半功倍，爭(zhēng)取成功。

要爭(zhēng)取主辦一個(gè)國(guó)際會(huì)議，首先要了解該會(huì)議的組織章程在承辦的方式是采用哪一種，方能對(duì)癥下藥，爭(zhēng)取成功。

一、會(huì)員國(guó)輪流主辦

這種國(guó)際會(huì)議的爭(zhēng)取基本上最單純，只要加入國(guó)際組織成為正式會(huì)員國(guó)，就有機(jī)會(huì)主辦，其輪流方式有以入會(huì)先后次序或國(guó)名英文字母順序等方式輪辦，也有以會(huì)員國(guó)主動(dòng)提出優(yōu)惠條件，經(jīng)會(huì)員國(guó)或這個(gè)組織的監(jiān)理會(huì)同意即可。例如亞洲秘書(shū)協(xié)會(huì)組織就是以入會(huì)先后次序輪流主辦。

二、地區(qū)性輪流主辦

有些重要國(guó)際組織會(huì)員分布在全球各國(guó)，每年或兩年在全球各地區(qū)召開(kāi)國(guó)際會(huì)議，為了讓分布在全球各地區(qū)的會(huì)員國(guó)都有機(jī)會(huì)主辦，因此指定輪流在某些地區(qū)召開(kāi)，然而某一地區(qū)可能有好幾個(gè)會(huì)員國(guó)。例如亞洲地區(qū)，可能由亞洲地區(qū)有意爭(zhēng)取主辦的會(huì)員國(guó)提出申請(qǐng)企劃書(shū)或僅以書(shū)面方式表示有意承辦，再由這個(gè)組織的監(jiān)理事或特別成立的"評(píng)估小組"來(lái)表決，由獲選的會(huì)員國(guó)主辦。一般來(lái)說(shuō)組織的知名度、會(huì)議的效益及權(quán)威性越高，會(huì)員國(guó)之間的競(jìng)爭(zhēng)也就越激烈。

三、競(jìng)標(biāo)方式

這種方式對(duì)有意爭(zhēng)取主辦權(quán)的會(huì)員國(guó)來(lái)說(shuō)最具挑戰(zhàn)性，然而這些會(huì)員國(guó)競(jìng)爭(zhēng)激烈的國(guó)際會(huì)議必定是全球知名的國(guó)際組織，其國(guó)際會(huì)議也引起全球的矚目，并具有其權(quán)威性，其競(jìng)標(biāo)的過(guò)程經(jīng)常要花費(fèi)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間去苦心經(jīng)營(yíng)。通常主辦單位會(huì)先將辦理會(huì)議的先決條件列在招標(biāo)書(shū)中。

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在會(huì)議實(shí)施過(guò)程中應(yīng)注意那些事項(xiàng)

首先，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：1、邀請(qǐng)的貴賓及確認(rèn)其成行；2、舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場(chǎng)地搭建、燈光音響布置的完成；3、文書(shū)工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備；4、房間分配表；5、用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡）；6、交通安排；7、各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；8、支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表；9、表演者的邀請(qǐng)及確認(rèn)；10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；11、會(huì)務(wù)照片及錄像資料的制作和贈(zèng)送。在檢查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會(huì)的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動(dòng)是否夠豐富、夠突出。在客戶年會(huì)上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個(gè)消費(fèi)場(chǎng)所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車(chē)的時(shí)間及里程、洗衣及長(zhǎng)途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會(huì)議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計(jì)人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動(dòng)是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對(duì)會(huì)務(wù)代理的服務(wù)評(píng)價(jià)、不足和建議。

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